Capítulos en la factura, IVA deducido del NIF y el asiento contable enlazado

En agosto hemos tocado tres cosas de Facturación que parecen pequeñas y ahorran mucho tiempo: las líneas ya se agrupan por capítulos, el IVA se propone según el NIF del cliente y cada factura enseña el número de asiento contable con el que quedó registrada. Sin gancho de proveedor de IA: es trabajo de producto.

El problema: la factura no se parecía al presupuesto

Presupuestas por capítulos. Movimiento de tierras, saneamiento, climatización, cuadro general. Así lo aprueba el cliente y así lo mides en obra. Y luego llegabas a la factura y todo se aplanaba: veinte líneas seguidas, sin cabeceras, sin subtotales por capítulo. El cliente cogía el PDF, no encontraba el capítulo que quería revisar y llamaba. Y esa llamada cuesta media hora.

El segundo problema era más silencioso. Cada línea de factura llevaba su IVA y el que la escribía lo ponía a mano. La mayoría de las veces 21%. Pero no siempre: hay reforma de vivienda con tipo reducido, hay operaciones con inversión del sujeto pasivo, hay clientes fuera de España. El resultado eran facturas con el tipo mal puesto que se detectaban en el cierre del trimestre, cuando ya habías cobrado.

El tercero era de contabilidad. Emitías la factura, se generaba el asiento y no había forma cómoda de saber cuál. Tenías que ir al libro diario, buscar por fecha e importe y cruzar los dedos.

Capítulos en las líneas de factura

Ahora cada línea de factura puede pertenecer a un capítulo. Cuando facturas a partir de un presupuesto, el capítulo viaja con la línea: no lo tienes que volver a teclear. Si escribes la factura desde cero, eliges el capítulo en la propia línea o creas uno nuevo.

Lo que cambia en la práctica:

• El PDF sale con cabecera de capítulo y subtotal por capítulo, no como un listado plano.
• Puedes reordenar capítulos y las líneas se mueven con ellos.
• En certificaciones parciales, el cliente ve qué capítulo va al 100% y cuál está a medias.
• Los conceptos genéricos —desplazamientos, medios auxiliares— pueden quedarse fuera de capítulo si te interesa que no ensucien un subtotal.

No es un cambio estético. Cuando un jefe de obra discute una certificación, discute un capítulo. Si el documento no está organizado igual que la discusión, la discusión se alarga.

El IVA por defecto lo decide el NIF del cliente

El tipo de IVA ya no nace en blanco ni fijo al 21%. Se propone a partir del NIF del cliente que tienes en la ficha. Un NIF español de particular no se comporta igual que un NIF intracomunitario, y eso ahora lo sabe el sistema antes de que empieces a escribir líneas.

Insistimos en la palabra propone. Es un valor por defecto, no una imposición. Puedes cambiar el tipo línea a línea, porque en una misma factura de reforma conviven partidas con tipos distintos y nadie mejor que tú para decidirlo. Lo que evita es el error tonto: la factura que sale al 21% cuando debía ir al 10%, o el recargo que se cuela donde no toca.

Consejo poco glamuroso: dedica una tarde a repasar los NIF de tus clientes habituales. El valor por defecto es tan bueno como el dato que tienes guardado. Si el NIF está incompleto o mal escrito, el sistema no puede adivinar nada y volverás al 21% manual de siempre.

El número de asiento, visible desde la factura

Cada factura registrada muestra ahora el número de asiento contable con el que entró en el diario. Lo ves en la propia factura, sin salir a buscarlo. Si el asesor te pregunta por la F-2026-0287, le das el asiento en cinco segundos.

Esto sirve para tres cosas concretas:

• Cuadrar el libro de facturas emitidas con el diario sin cruzar dos listados a mano.
• Localizar rápido una factura que se contabilizó dos veces o que no se contabilizó.
• Dar trazabilidad cuando alguien —Hacienda, tu asesor, el auditor de una subvención— pide el recorrido completo de un documento.

Va en la línea de lo que ya contamos en el cierre de junio con facturación robusta: el módulo de Facturación no puede ser una isla. Si emite, tiene que dejar rastro contable y ese rastro tiene que estar a un clic.

Qué no hemos resuelto todavía

Somos claros con esto. Los capítulos en factura funcionan bien cuando vienen de un presupuesto estructurado. Si tu presupuesto era una lista plana, la factura seguirá siendo plana hasta que asignes capítulos a mano. No hay magia retroactiva sobre documentos antiguos.

El IVA por defecto cubre los casos habituales según el NIF. No sustituye a un criterio fiscal. Situaciones límite —obras mixtas, ejecuciones de obra con aportación de materiales por encima de ciertos umbrales, régimenes especiales— siguen necesitando que alguien las mire. El sistema te propone; la responsabilidad de la factura es tuya y de tu asesor.

Y el asiento enlazado hoy es lectura. Ves el número y saltas a él. Editar el asiento desde la factura no está: se hace en contabilidad, como debe ser.

Qué hacer ahora

Tres pasos, media hora en total:

• Entra en tu panel y emite una factura de prueba desde un presupuesto que tenga capítulos. Mira el PDF y comprueba los subtotales.
• Repasa la ficha de tus diez clientes que más facturan y verifica que el NIF esté completo y correcto. Es el dato del que cuelga la propuesta de IVA.
• Coge tres facturas del último mes, apunta su número de asiento y cuadra esos tres contra el diario. Si cuadran, ya tienes el método para el cierre del trimestre.

Si trabajas con encargados que emiten desde obra, echa un ojo también a el cobro móvil sobre proforma: los capítulos y el IVA por defecto también aplican ahí, y evitan que el operario tenga que decidir tipos en el portal del cliente.