Certificar a contratas por unidades o por porcentaje: la pantalla que faltaba

Hasta ahora, certificar a una contrata era un Excel por obra y un PDF hecho a mano. Desde el 14 de julio hay pantalla propia en Producción: certificas por porcentaje o por unidades, ves todas las obras a la vez y sacas la relación valorada en PDF.

El agujero que teníamos

Esto no es una pieza de moda ni una integración con nadie. Es producto puro, de los que salen porque el hueco molesta todos los meses.

Si subcontratas, el problema lo conoces: la obra avanza, la contrata pasa su parte, y alguien tiene que decidir qué se le reconoce. En el ERP tenías el contrato de subcontratación, tenías el avance de obra y tenías la factura de proveedor. Lo que no tenías era el paso intermedio: la certificación a la contrata. Ese paso se hacía fuera, en una hoja de cálculo con las partidas copiadas a mano, y el PDF se maquetaba en Word.

Con dos obras se aguanta. Con siete y cuatro contratas por obra, no. Y el día que la contrata discute una medición, no hay rastro de cómo se calculó la certificación anterior.

Qué se ha lanzado

Una pantalla propia dentro de Producción, y es cross-obra. Eso es la parte importante: no entras a una obra y desde ahí certificas. Entras a la pantalla de certificaciones a contratas y ves el trabajo pendiente de todas las obras activas a la vez. Es la vista del jefe de producción, no la del encargado de una sola obra.

Dentro, dos formas de certificar:

• Por porcentaje. Indicas el grado de ejecución acumulado de la partida contratada y el sistema calcula el importe a origen y el importe del periodo. Sirve para partidas a tanto alzado o donde la medición fina no aporta nada.
• Por unidades. Metes las unidades ejecutadas en el periodo y se valoran al precio del contrato. Sirve para lo medible: metros de tubo, puntos de luz, metros cuadrados de tabique.

Y la salida: relación valorada en PDF. Ese documento es el que firmas con la contrata y el que sostiene la factura que te va a llegar después.

Por qué las dos modalidades y no una

Porque el sector funciona así. Un contrato de albañilería suele ir por porcentaje de capítulo. Un contrato de instalación eléctrica va por unidades, porque las unidades están en el proyecto y son discutibles una a una. Forzar todo a un solo método significa que la mitad de las contratas se certifican mal, o se certifican fuera del sistema, que viene a ser lo mismo.

El detalle práctico: puedes tener las dos cosas en la misma obra, en contratos distintos. No hay que elegir una filosofía para la empresa entera.

Lo que cambia en el día a día

Tres cosas concretas.

Una. El cierre de mes con contratas deja de ser una tarde de copiar y pegar. La pantalla ya sabe qué hay contratado, a qué precio y cuánto se certificó antes. Tú metes el avance del periodo.

Dos. La discusión con la contrata pasa a tener soporte. La relación valorada en PDF dice partida, unidad, precio, cantidad certificada y acumulado. Si el mes que viene alguien reclama, se compara contra el documento firmado y punto.

Tres. La comparación con lo que has certificado tú al promotor deja de ser una intuición. Si le has certificado el 40% de un capítulo y a la contrata le reconoces el 55%, eso se ve. Y conviene verlo antes de firmar, no en el cierre del ejercicio.

Cómo encaja con el resto del ERP

Producción no vive sola. La certificación a contrata se apoya en el contrato de subcontratación y en las partidas de la obra, y aguas abajo alimenta la factura de proveedor que entra en contabilidad. La lógica es la misma que ya seguimos en Distribución con presupuesto → pedido → albarán: cada documento nace del anterior y nadie teclea dos veces el mismo dato.

Y sigue la separación de roles que explicamos en la arquitectura de tres apps. Certificar a contratas es una tarea de Empresa: la decide producción con la información del campo, no el operario desde el móvil.

Qué no hace todavía

Seamos honestos, que aquí lee gente que va a usarlo el lunes.

• La pantalla certifica sobre lo contratado. Si el contrato de subcontratación no está bien cargado, con sus partidas y sus precios, la certificación no se saca de la nada. El trabajo previo sigue siendo trabajo previo.
• Las retenciones de garantía y las condiciones particulares de cada contrata se siguen tratando en el contrato, no dentro de la pantalla de certificación.
• La relación valorada es el documento de certificación. La factura de la contrata sigue siendo un documento aparte, que llega por su lado y se conforma contra lo certificado.

Nada de esto es un bloqueo. Es el orden en que hemos construido la pieza: primero la certificación, que era el hueco, y después las capas que la rodean.

Qué hacer ahora

Si ya tienes obras vivas en el ERP, el camino es corto:

• Revisa que tus contratos de subcontratación estén cargados con partidas y precios. Sin eso no hay certificación.
• Decide, por contrato, si vas a certificar por porcentaje o por unidades. Escríbelo en el contrato para que no dependa de quién esté ese mes.
• Haz la primera certificación del periodo en curso y saca el PDF. Compáralo con el Excel que usabas. Si cuadra, el Excel se jubila.
• Cuando tengas dos o tres obras dentro, usa la vista cross-obra en el cierre de mes en lugar de ir obra por obra. Ahí está el ahorro de verdad.

Está en la aplicación, dentro de Producción. Si certificas a contratas cada mes, esta es la pantalla que te faltaba.