El recorrido del operario, de punta a punta

Un operario no vive en el ERP. Entra, hace tres cosas y se va. Circuitos ordena ese recorrido completo: parte de trabajo, materiales, firma, factura y cobro, sin que nadie tenga que reescribir nada en la oficina.

El problema no es el parte. Es lo que pasa después

Casi todos los ERP del sector resuelven bien el parte de trabajo. Un formulario, cuatro campos, una firma con el dedo. Hasta ahí, fácil. El problema empieza justo después: ese parte tiene que convertirse en horas imputadas a una obra, en material descontado de almacén, en una línea de facturación y, con suerte, en dinero en la cuenta. Y en la mayoría de las empresas ese trayecto lo hace una persona a mano, delante de un Excel, el viernes por la tarde.

Ahí se pierde el margen. No en el precio de la hora, sino en las horas que nunca se imputaron, el material que se cargó en la furgoneta y no se facturó, y la factura que salió tres semanas tarde porque faltaba el albarán firmado.

Circuitos es el módulo que cierra ese recorrido. No añade pantallas nuevas al operario: encadena las que ya existen para que cada paso alimente al siguiente.

Qué es un circuito, en cristiano

Un circuito es la secuencia de estados por la que pasa un trabajo desde que se asigna hasta que se cobra. Cada estado tiene un responsable, unos campos obligatorios y una salida. Si falta algo, el circuito no avanza y se ve dónde está parado.

• Asignado: el encargado manda el trabajo a un operario con dirección, cliente y descripción.
• En curso: el operario ficha entrada, anota lo que hace y añade materiales.
• Ejecutado: fotos, observaciones y firma del cliente en el móvil.
• Valorado: horas y materiales se convierten en importes con las tarifas del cliente.
• Facturado: se emite la factura, con su serie y su envío a Veri*Factu.
• Cobrado: el pago se registra y el circuito se cierra.

Lo importante no es la lista. Es que cada transición arrastra los datos de la anterior. El operario no escribe el nombre del cliente: ya viene. La oficina no teclea las horas: ya están. Y quien factura no busca el albarán firmado: está colgado del mismo circuito.

La parte del operario: tres toques y fuera

La app del trabajador es una de las tres piezas de las que ya hablamos en la arquitectura de 3 apps detrás de presupuestaIA. En Circuitos, esa app enseña una única lista: los trabajos de hoy. Nada de menús con doce módulos.

El operario abre el trabajo, pulsa Iniciar y el reloj corre. Al terminar, añade materiales de un catálogo filtrado por lo que lleva en la furgoneta, hace dos fotos y pasa el móvil al cliente para la firma. Se acabó. No decide precios, no elige series de factura, no toca contabilidad.

Esa contención es deliberada. Cuando le pides a un instalador que rellene once campos en un portal, o los rellena mal o no los rellena. Circuitos le pide lo que sólo él puede aportar: qué ha hecho, cuánto ha tardado, qué ha gastado y que el cliente lo confirme.

Del parte valorado al cobro

Cuando el parte llega firmado, la valoración es automática: horas por la tarifa del convenio o del contrato del cliente, materiales por la tarifa de venta, desplazamientos si la obra los tiene pactados. El resultado es una propuesta, no una factura. Alguien de oficina la revisa y decide.

De ahí salen dos caminos. Si es una obra con certificaciones, la línea se acumula a la certificación del mes. Si es un aviso suelto o un mantenimiento, se emite factura directa. En ambos casos la factura sale por el circuito de Veri*Factu, con su registro y su encadenamiento, y el asiento contable en PGC se genera sin intervención.

Para los trabajos pequeños, el cobro puede cerrarse en la propia visita: es lo que contamos en cobro móvil sobre proforma. El operario genera la proforma con el parte ya valorado y el cliente paga ahí mismo. El circuito salta de Ejecutado a Cobrado en la misma acera.

Dónde se atasca de verdad

Vamos a ser honestos con lo que Circuitos no arregla solo.

• Tarifas mal cargadas. Si el cliente tiene un precio pactado que sólo está en la cabeza del jefe, la valoración automática saldrá torcida. Hay que meterlo antes.
• Materiales sin referencia. Un operario que escribe "tubo" en lugar de elegir del catálogo rompe el descuento de stock. El catálogo tiene que estar limpio.
• Firmas que no llegan. Si el cliente no está en la obra, el parte se queda en Ejecutado sin firma. Circuitos lo marca, pero no lo resuelve: alguien tiene que perseguirlo.
• Cobertura. En sótanos y naves no hay línea. La app guarda en local y sincroniza al salir, pero el parte no aparece en oficina hasta que el móvil ve red.

Enseñamos estos límites porque el valor del módulo está precisamente en que los hace visibles. Antes de Circuitos, un parte sin firmar no estaba "parado": estaba desaparecido. Ahora tiene un estado y un responsable.

Qué hacer ahora

Si ya usas presupuestaIA, empieza por un solo tipo de trabajo. No intentes meter la obra entera el primer día. Coge los avisos de mantenimiento, que son cortos y repetitivos, y ponlos en circuito durante dos semanas. Mira cuántos se quedan atascados en Ejecutado y por qué.

Antes de arrancar, dedica una tarde a tres cosas: revisar el catálogo de materiales que verán los operarios, cargar las tarifas de los cinco clientes que más facturan y decidir quién revisa los partes valorados cada mañana. Sin ese responsable, el circuito se llena y nadie lo vacía.

Después, mira el tablero de circuitos una vez al día durante un mes. Lo que aprendas ahí —dónde se para, quién lo para, cuántos días tarda un parte en convertirse en factura— vale más que cualquier informe. Entra en tu panel y activa Circuitos desde el módulo de partes.