Conciliación bancaria por mes y banco, y el lote que se contabiliza solo

El 10 de agosto el precio de Claude Sonnet 5 pasó a permanente: 2$ por millón de tokens de entrada y 10$ de salida. Ese mismo día arrancamos la semana con el módulo de Contabilidad: conciliación por mes y banco, cierre de mes y contabilización en lote desatendida. Te contamos qué hay ya en pantalla y qué motivos rechazan un apunte.

2$ y 10$ dejan de ser una promoción

El 10 de agosto el precio de Claude Sonnet 5 pasó a permanente: 2$ por millón de tokens de entrada y 10$ por millón de salida. No es un titular de escaparate. Es la diferencia entre poder usar un modelo grande en tareas repetitivas y tener que racionarlo para casos puntuales.

La contabilidad de una constructora pequeña es exactamente eso: repetición. Cientos de movimientos bancarios al mes que hay que emparejar con facturas emitidas, facturas recibidas, nóminas, comisiones y devoluciones. Cada movimiento es un texto corto y sucio: "TRANSF. REFORMAS PEREZ SL", "ADEUDO SEPA 4412", "LIQUID. TPV 08/26". Emparejar eso con tu maestro de clientes y proveedores es lo que hace bien un modelo de lenguaje y lo que hace mal una expresión regular.

Con el precio anterior, pasar cada línea del extracto por el modelo era discutible. Con el precio permanente, se discute menos. Y esa es la razón por la que la semana del 10 al 14 de agosto la dedicamos entera a Contabilidad.

Conciliación por mes y banco, no por montón

El error clásico es abrir una pantalla con todos los movimientos de todos los bancos desde el principio de los tiempos. Nadie concilia así. Se concilia un mes y un banco, porque así es como te llega el extracto y así es como cuadras el saldo.

La pantalla de conciliación ahora te obliga a elegir dos cosas antes de trabajar: periodo y cuenta bancaria. A partir de ahí ves:

• Saldo inicial del extracto y saldo final del extracto.
• Saldo contable de la cuenta 572 correspondiente.
• La diferencia entre ambos, que es el número que de verdad importa.
• Los movimientos pendientes de conciliar, ordenados por fecha.
• Los movimientos ya conciliados, plegados, por si hay que deshacer alguno.

Cuando la diferencia llega a cero, el mes está cuadrado. No hay más ceremonia. Y si no llega a cero, ves en qué movimientos concretos se queda atascada.

El lote que se contabiliza solo

La parte nueva de verdad es la contabilización en lote desatendida. Seleccionas un conjunto de movimientos conciliados y lanzas el proceso. No te quedas mirando la pantalla. El proceso genera los asientos, aplica las cuentas del PGC que correspondan y te devuelve un resumen al terminar.

"Desatendida" no significa "a ciegas". Significa que no hace falta que confirmes uno por uno. Al final tienes tres cifras: cuántos apuntes se han contabilizado, cuántos se han rechazado y el importe total del lote. Y los rechazados no desaparecen: se quedan en una lista aparte, con su motivo.

Es la misma filosofía que aplicamos en el resto del ERP. Ya la contamos cuando lanzamos el cobro móvil sobre proforma: el sistema hace el trabajo mecánico y te devuelve solo las excepciones. Lo que no puede resolver, te lo enseña con nombre y apellidos.

La lista de motivos: por qué un apunte se cae del lote

Un proceso desatendido sin explicación de errores es un proceso inútil. Si te dice "7 rechazados" y punto, vas a tener que revisar los 7 a mano y no habrás ganado nada. Por eso cada rechazo lleva un motivo cerrado, no un texto libre. Los que están en el sistema:

• Sin cuenta contable asignada: el tercero existe pero no tiene cuenta del PGC en su ficha.
• Tercero no identificado: el concepto del banco no cuadra con ningún cliente ni proveedor.
• Importe descuadrado: el movimiento no coincide con el total de la factura vinculada.
• Periodo cerrado: la fecha del movimiento cae en un mes ya cerrado.
• Documento ya contabilizado: existe un asiento previo para esa misma factura.
• Falta serie o número de documento: no hay referencia con la que trazar el apunte.

Con el motivo delante, el arreglo es rápido. "Sin cuenta contable asignada" se resuelve en la ficha del proveedor y afecta a todos sus movimientos futuros. "Tercero no identificado" suele ser un alias bancario que no habías dado de alta. Arreglas la causa una vez y el mes siguiente el lote sale más limpio.

Cierre de mes: el candado

El cierre de mes es lo que da sentido a todo lo anterior. Mientras un mes está abierto, cualquiera puede meter un asiento con fecha de ese mes y descuadrar lo que ya habías conciliado. Cuando lo cierras, se acabó.

El cierre comprueba antes de dejarte pasar: que la conciliación de cada banco esté a cero de diferencia y que no queden apuntes rechazados sin revisar. Si algo falla, te lo dice y no cierra. Y una vez cerrado, el motivo "periodo cerrado" empieza a hacer su trabajo rechazando lo que llegue tarde.

Para el jefe de obra que lee esto y no lleva la contabilidad: esto te afecta. Si presentas una factura de proveedor de julio a mediados de septiembre, va a rebotar. No es burocracia inventada, es que el mes ya está cerrado y reabrirlo tiene coste.

Qué hacer ahora

Si ya usas presupuestaIA, entra en Contabilidad y haz esto en este orden:

• Revisa que tus cuentas bancarias estén dadas de alta con su cuenta 572 correspondiente. Sin eso, la conciliación por banco no tiene contra qué comparar.
• Concilia julio antes que agosto. El sistema trabaja por meses y arrastrar un mes sucio contamina el siguiente.
• Lanza el primer lote pequeño, de 20 o 30 movimientos, y lee la lista de motivos. Ahí es donde vas a descubrir qué fichas de terceros tienes incompletas.
• Arregla las fichas, no los apuntes uno a uno. Es la diferencia entre trabajar una tarde y trabajar todos los meses.
• Cierra el mes cuando la diferencia sea cero.

La conciliación es el trabajo más aburrido de una empresa de instalación y el que más caro sale cuando se hace mal. Que el precio de un modelo baje a 2$ y 10$ de forma permanente no arregla tu contabilidad por sí solo. Pero permite que el emparejamiento de conceptos bancarios deje de ser un trabajo manual. El resto —las cuentas, el cierre, los motivos— es fontanería nuestra. Si quieres ver cómo encaja esto con el resto del ERP, te lo contamos en la arquitectura de tres apps.