Facturas de compra: del albarán del proveedor al coste real de la obra

En julio hemos soltado en el módulo de Compras la lectura de facturas de proveedor con IA y su enlace directo al coste de la obra. Suena a papeleo, pero es donde se pierde el margen: entre el albarán que firma el oficial en el tajo y la factura que llega treinta días después. Esto es cómo funciona y qué no hace todavía.

Pregunta incómoda: ¿cuánto llevas gastado en la obra que tienes abierta ahora mismo? Casi nadie lo sabe con precisión. Sabe lo presupuestado, sabe lo certificado y sabe lo que le ha llegado por el banco. El coste real de material, a día de hoy, suele ser una estimación con cara de dato.

El problema no es de voluntad. Es de volumen. Una reforma mediana genera decenas de albaranes de almacén, tres o cuatro proveedores de material, alquiler de maquinaria y suministros puntuales que compra el encargado con la tarjeta de empresa. Todo eso llega en papel arrugado, en PDF por correo o en una foto de WhatsApp. Y llega tarde.

Lo que hemos lanzado en Compras

La pieza de julio es concreta: lectura de facturas de proveedor con IA y enlace directo al coste de la obra. Subes el PDF de la factura y el sistema extrae la cabecera y las líneas. Proveedor, CIF, número de factura, fecha, base imponible, tipo de IVA, total. Y luego el detalle: descripción de cada línea, cantidad, precio unitario e importe.

A partir de ahí lo interesante. Cada línea se puede imputar a una obra. No la factura entera de golpe, que es lo que hacen casi todos los programas y lo que obliga a repartir a ojo cuando el proveedor te mete tres obras en el mismo albarán mensual. Línea a línea.

El resultado es que el coste de la obra deja de ser una cifra que alguien recalcula a fin de mes y pasa a ser un acumulado que se mueve solo, según entran las facturas.

Por qué el albarán es la pieza que faltaba

El albarán es el documento honesto. Refleja lo que se descargó en obra el día que se descargó. La factura es un resumen contable que llega semanas después y que a veces agrupa, a veces desglosa y a veces incluye portes o rappels que nadie esperaba.

Cuando lanzamos Distribución con el circuito presupuesto → pedido → albarán y stock real montamos la mitad de la cadena: la salida de material hacia la obra. Lo que faltaba era la entrada, la parte del proveedor. Ahora la factura de compra se puede contrastar con lo que realmente entró.

Los desajustes típicos que salen a la luz cuando cruzas los dos documentos:

• Precio unitario facturado distinto al precio pactado en el pedido.
• Cantidades facturadas superiores a las recibidas en albarán.
• Material devuelto que nunca se abonó.
• Portes que no estaban en la oferta.
• Líneas de otra obra coladas en la factura equivocada.

Ninguno de estos es dramático por separado. Sumados a lo largo de una obra de seis meses, se comen puntos de margen.

Qué hace la IA y qué no

La IA lee. Extrae los campos del PDF y propone la imputación. No decide sola. Cada línea imputada queda marcada como propuesta hasta que alguien la confirma, y ese alguien suele ser administración o el jefe de obra.

Somos honestos con las limitaciones. Un PDF nativo con tabla limpia se lee bien. Una foto torcida de un albarán manuscrito con el logotipo tapando la cabecera, menos. Los proveedores grandes de material eléctrico y clima tienen formatos estables y ahí la extracción es sólida. El almacén de barrio que emite en Word es otra historia.

Por eso la pantalla no oculta el original: tienes el PDF a la izquierda y los campos extraídos a la derecha, y corriges lo que haga falta sin salir. Corregir tres campos es más rápido que teclear veinte.

Es la misma lógica que aplicamos en el resto del producto y que explicamos al hablar de la arquitectura de tres apps: la máquina prepara, la persona valida, el dato queda trazado.

De la compra a la contabilidad, sin repicar

Una factura de compra validada no se queda en el módulo de Compras. Genera el asiento en el plan contable con las cuentas de compras y de IVA soportado, y deja el vencimiento en cartera de pagos. Si la obra tiene retención o el proveedor es autónomo con IRPF, se recoge en el propio registro.

Esto importa porque el mayor coste oculto de la administración de una constructora pequeña es teclear lo mismo dos veces: una para saber cuánto va la obra y otra para que cuadre la contabilidad. Cuando el origen es el mismo documento, ese trabajo desaparece.

Lo que se ve en la ficha de obra

El efecto final está en la obra, no en Compras. En la ficha aparece el presupuestado por capítulo frente al coste real acumulado de material, y la desviación. Con un detalle que a nosotros nos parece el más útil: puedes bajar desde la desviación de un capítulo hasta la línea de factura concreta que la ha provocado.

Es la diferencia entre "vamos mal en climatización" y "la unidad exterior entró a 2.940 € cuando la presupuestamos a 2.610 € y hay dos". Con la segunda frase puedes llamar al proveedor. Con la primera solo puedes preocuparte.

Para instaladores que trabajan con partidas de material eléctrico bajo REBT, donde el precio del cable y las protecciones se mueve, este seguimiento línea a línea es la única forma de no descubrir el agujero en la liquidación.

Lo que aún no está y qué hacer ahora

No cerramos el círculo entero. Ahora mismo la conciliación factura–albarán es asistida, no automática: el sistema te muestra los albaranes candidatos del proveedor en el periodo y tú confirmas. El aprendizaje por proveedor, para que recuerde cómo imputaste líneas parecidas la vez anterior, está en curso y no lo vamos a vender como hecho.

Si quieres empezar hoy, tres pasos:

• Sube las facturas de compra de tu obra más grande de los últimos dos meses y deja que se lean. Verás enseguida qué proveedores extraen limpio.
• Imputa por línea, no por factura completa. Cuesta cinco minutos más y es lo que da el dato bueno.
• Compara el acumulado resultante con lo que tenías apuntado en tu hoja de cálculo. La diferencia es lo que llevabas sin ver.

Entra en Compras y prueba con una sola obra. Si el número que sale no te sorprende, enhorabuena: llevabas mejor control que la media.