El IVA por defecto del cliente, en cascada hasta la partida

Desde el 20 de julio, cada cliente puede tener su IVA por defecto y ese valor baja solo hasta la partida. Si el cliente no lo tiene definido, se mira la obra; si la obra tampoco, se usa el de la empresa. Menos tipos mal puestos y menos rectificativas.

Hay errores que no se ven en la obra, se ven tres semanas después en el banco. Uno de los clásicos: una factura de reforma emitida al 21% cuando tocaba el 10%. O al revés. El cliente lo detecta, te lo devuelve, y entras en el circuito de la rectificativa, el asiento y la llamada incómoda.

El 20 de julio metimos en el módulo Fiscal una pieza pequeña y aburrida que corta ese problema de raíz: IVA por defecto del cliente, con cascada cliente → obra → empresa. No es inteligencia artificial. Es una jerarquía de valores por defecto bien puesta. A veces eso vale más.

Qué problema resolvía y qué problema no

Hasta ahora el tipo de IVA se decidía tarde. Normalmente al montar la línea del presupuesto o, peor, al facturar. El que lo ponía era quien estuviera delante del teclado ese día. Si el administrativo sabía que esa comunidad de propietarios va al 10% por ser rehabilitación de vivienda, bien. Si no lo sabía, ponía el tipo general y a correr.

El conocimiento estaba en la cabeza de una persona, no en el sistema. Ese es el fallo. Los tipos reducidos en obra dependen del destinatario y del tipo de intervención, y eso es información del cliente y de la obra, no de la partida de albañilería.

Lo que no resuelve, para que quede claro: esto no decide por ti si una obra cumple los requisitos para el tipo reducido. Eso lo decides tú o tu asesor. Lo que hace el ERP es recordar tu decisión y aplicarla en todos los documentos siguientes sin que nadie tenga que acordarse.

Cómo funciona la cascada

Tres niveles, y se resuelven en este orden:

• Cliente. Si la ficha del cliente tiene IVA por defecto, gana. Es el nivel más específico porque es donde vive la casuística real: comunidades, particulares, empresas con inversión del sujeto pasivo.
• Obra. Si el cliente no lo tiene definido, se mira la obra. Útil cuando un mismo cliente tiene una obra nueva al 10% y un mantenimiento al 21%.
• Empresa. Si no hay nada arriba, se aplica el tipo configurado a nivel de empresa. Es el suelo, el valor que hasta ahora era el único que existía.

El valor resuelto se propaga hacia abajo: entra en el presupuesto, en el capítulo y en la partida. Y en cualquiera de esos puntos puedes sobrescribirlo a mano. La cascada es un punto de partida, no una jaula. Si en un presupuesto hay dos partidas que van a tipo distinto, las tocas y ya está.

Dónde se configura

En la ficha del cliente aparece el campo de IVA por defecto. Si lo dejas vacío, el cliente hereda. Vacío no significa cero: significa "pregunta al nivel de arriba". Es una distinción que conviene tener clara cuando alguien te diga que a un cliente "no le sale el IVA".

En la obra, el mismo campo. En la configuración de empresa, el de siempre. La lógica es la misma en los tres sitios y el documento final te enseña qué tipo se ha aplicado, para que no tengas que adivinar de dónde viene.

Lo importante operativamente: esto se rellena una vez por cliente. Los diez minutos que dediques a repasar tu cartera y marcar los que van a tipo reducido te ahorran el resto del año.

Por qué esto importa con Veri*Factu delante

Cuando la factura se emite y se remite con los requisitos de Veri*Factu, corregir deja de ser "abro el Excel y cambio el número". Una factura mal emitida se arregla con una rectificativa, con su serie, su motivo y su asiento en contabilidad. El coste de equivocarse ha subido.

Por eso las piezas que evitan el error antes de emitir valen más ahora que hace tres años. Un IVA por defecto bien puesto en la ficha del cliente es de las cosas más baratas que puedes hacer para reducir rectificativas. No sale en ninguna demo, pero se nota en el cierre del trimestre.

El mismo razonamiento que aplicamos al cerrar el bloque de facturación en junio, que contamos en este repaso: primero que sea correcto, luego que sea rápido.

La coherencia entre las tres apps

Un detalle que se nota cuando trabajas con la arquitectura de tres apps: cliente, trabajador y empresa ven el mismo número.

Si el cliente entra en su portal a ver el presupuesto, el IVA que ve es el que se le va a facturar. No hay una versión interna y otra de cara al cliente. Cuando el operario cierra un trabajo y se genera la proforma, arrastra el mismo tipo. Eso quita discusiones de las que no dejan rastro escrito y acaban en descuento comercial.

Qué hacer ahora

Es un cambio de configuración, no de proceso. Media hora bien invertida:

• Abre tu listado de clientes y ordena por facturación. Empieza por los diez primeros.
• Marca el IVA por defecto en los que tienes claros: comunidades de propietarios en rehabilitación, particulares con obra en vivienda, clientes con inversión del sujeto pasivo.
• Los dudosos, déjalos vacíos. Heredarán de la empresa, que es exactamente el comportamiento que tenías hasta hoy. No rompes nada.
• En las obras con tratamiento distinto al del cliente, pon el valor en la obra.
• Emite un presupuesto de prueba y comprueba que la partida llega con el tipo que esperas.

Si tu asesoría te ha dado una lista de clientes a tipo reducido, esa lista ya es el trabajo hecho: sólo hay que volcarla. Y si detectas un cliente en el que nunca tuviste claro qué tipo aplicar, mejor descubrirlo ahora que en la próxima factura.