Contratos de mantenimiento: campañas, renovaciones y el parte que se cierra solo

El 15 de junio Anthropic separó el uso programático del de suscripción y pasó a medir el crédito en dólares. Cuando algo se mide y se renueva por su cuenta, deja de depender de que alguien se acuerde. Eso es exactamente lo que hemos hecho con los contratos de mantenimiento.

Medir y renovar sin que nadie se acuerde

El 15 de junio Anthropic separó el uso programático del de suscripción, con crédito medido en dólares. Es un cambio de fontanería, no de escaparate: lo que antes era un plan difuso pasa a ser un contador y un ciclo. Sabes qué consumes, sabes cuándo se renueva.

El paralelismo con el mantenimiento es directo. Un contrato de mantenimiento es un ciclo con un contador: tantas visitas al año, tantas horas incluidas, una fecha de vencimiento. Y en la mayoría de las empresas instaladoras ese ciclo vive en la cabeza de una persona y en una hoja de cálculo. Cuando esa persona está de vacaciones en agosto, la renovación de septiembre se pierde.

En junio hemos cerrado tres piezas del módulo de Mantenimiento: campañas de renovación, periodicidad automática y cierre del parte desde el móvil. Van juntas por un motivo: sin las tres, ninguna sirve del todo.

Periodicidad automática: el contrato genera su propio trabajo

Al dar de alta un contrato defines la periodicidad de las visitas. Trimestral, semestral, anual, o el calendario que necesite la instalación. A partir de ahí el sistema genera los partes previstos con su fecha, su instalación asociada y su técnico si ya está asignado.

Esto cambia el punto de partida de la semana. No arrancas con una lista vacía que hay que rellenar de memoria: arrancas con los partes que tocan y decides a quién se los das. Lo que antes era "¿a quién le tocaba la revisión del climatizador de la nave de Alcobendas?" pasa a ser una fila en pantalla con fecha.

• El contrato define periodicidad y número de visitas incluidas.
• Los partes previstos se generan solos con fecha e instalación.
• Cada parte queda enlazado al contrato del que nace.
• Lo que se hace fuera de contrato se marca como tal para poder facturarlo aparte.

Ese último punto es donde muchas instaladoras pierden dinero sin darse cuenta. El técnico va a una revisión trimestral, ve una válvula gastada y la cambia. Si el material y la hora no salen del parte marcados como extra, esa reparación se la regalas al cliente. Con el parte enlazado al contrato, lo incluido y lo no incluido se separan en el propio parte.

Campañas de renovación: los vencimientos dejan de ser una sorpresa

La segunda pieza son las campañas. Una campaña agrupa los contratos que vencen en un periodo y los trata como un bloque de trabajo comercial, no como avisos sueltos.

Filtras los contratos que caducan, revisas el importe anual de cada uno, aplicas la actualización que corresponda y lanzas la campaña. Cada contrato de la campaña tiene un estado: pendiente de contactar, propuesta enviada, renovado, no renovado. Cuando abres la campaña ves cuánta cartera has asegurado y cuánta se te está yendo.

Esto es cartera recurrente. En una instaladora de clima con cien contratos de mantenimiento, la diferencia entre renovar el 85% y renovar el 70% se nota en la cuenta de resultados del año entero. Y la mayoría de las bajas no son por precio: son porque nadie llamó a tiempo.

La campaña conecta con el resto del sistema. Un contrato renovado genera su periodicidad nueva; un contrato no renovado deja de generar partes previstos. No hay que ir a limpiar la agenda a mano.

El parte que se cierra desde el móvil

La tercera pieza es la que ve el técnico. El parte se cierra desde el móvil, en la instalación, antes de subirse a la furgoneta.

El técnico abre el parte del día, registra las tareas realizadas, imputa horas y material, deja las observaciones y recoge la firma del cliente. Al cerrar, el parte queda completo en el sistema: nada de fotos de albaranes en papel llegando por WhatsApp el viernes por la tarde.

Por qué insistimos tanto en esto: en mantenimiento, el margen se pierde en el desfase entre el trabajo y el registro. Una visita hecha el martes que se registra el lunes siguiente pierde detalle. Las horas se redondean a la baja, el material que se sacó del almacén de la furgoneta no aparece, y la reparación fuera de contrato se olvida. El parte cerrado en obra conserva el detalle porque se rellena cuando el trabajo está fresco.

Esta lógica es la misma que explicamos en la arquitectura de 3 apps: el trabajador tiene su vista, corta y operativa; la empresa tiene la suya, con la trazabilidad completa; el cliente ve lo que le corresponde ver.

Del parte a la factura, sin volver a teclear

Un parte cerrado con horas, material y firma ya contiene todo lo necesario para facturar. Lo incluido en cuota va a la facturación periódica del contrato. Lo extra va a una línea facturable aparte.

La factura sale por el circuito normal de Veri*Factu y aterriza en contabilidad con su asiento según PGC. No hay un segundo tecleo, y por tanto no hay una segunda oportunidad de equivocarse. Es la misma continuidad que buscamos cuando montamos el cobro móvil sobre proforma: el dato se captura una vez, donde ocurre.

Seamos honestos con lo que hay y lo que no. Lo que está cerrado en junio es lo de arriba: campañas de renovación, periodicidad automática y cierre del parte desde el móvil. La afinación de la facturación de contratos con prorrateos raros —altas a mitad de trimestre, cambios de tarifa a mitad de año— sigue siendo un punto en el que iremos ajustando con casos reales. Si tienes uno de esos casos, nos interesa verlo.

Qué hacer ahora

Si llevas contratos de mantenimiento, el orden que recomendamos es este:

• Mete primero los contratos que vencen en los próximos seis meses, no todos de golpe. Con veinte contratos ya ves si el flujo te encaja.
• Define la periodicidad real de cada uno, la que cumples, no la que pone el papel de hace cinco años.
• Lanza una campaña de renovación con los que caducan este trimestre y mide cuántos cierras.
• Pon a un solo técnico a cerrar partes desde el móvil durante dos semanas. Compara sus horas imputadas con las del resto.

Esa última comparación suele ser la que convence. No hace falta discutirla: sale en los números.

Tienes el módulo en tu panel, dentro de Mantenimiento.