Numeración de partidas, dirección de obra y documentación adjunta al presupuesto

En agosto tocamos tres cosas del módulo de Presupuestos: el número de partida pasa a columna propia, la dirección de obra completa sale en el PDF y puedes colgar documentación de apoyo al presupuesto. Son cambios pequeños de escribir y grandes de usar, porque los tres resuelven discusiones que acaban en teléfono.

El problema no era el precio, era señalar la línea

Un presupuesto de reforma con 68 partidas es un documento que se lee en voz alta por teléfono. El cliente llama, el jefe de obra abre el PDF y empieza el baile: "la de los mecanismos", "la del falso techo del pasillo", "esa de 1.240 euros". Cuando hay dos partidas de falso techo y tres importes parecidos, se pierden cinco minutos por llamada. Multiplícalo por las llamadas de un mes.

La solución lleva décadas en los pliegos de obra: numerar. No es una idea nueva, es que nosotros no la teníamos en columna. El número de partida estaba implícito en el orden, pero no impreso, y lo implícito no sirve para discutir.

Ahora cada línea del presupuesto lleva su número en una columna a la izquierda, tanto en la pantalla de edición como en el PDF que recibe el cliente. La numeración respeta capítulos: si trabajas por capítulos, la partida 3.4 es la cuarta del capítulo tercero y se lee así. Si mueves una línea, se renumera al guardar.

Qué gana el que mide en obra

El número no es sólo para la llamada. Es la referencia que arrastras después.

• Las certificaciones parciales se explican por número: "certificamos de la 1.1 a la 2.6". Nadie tiene que copiar descripciones largas.
• Las modificaciones se anotan contra un número. "Anula la 4.2, sustituye por 4.2 bis" es una frase que entiende el cliente y que queda por escrito.
• El albarán y el pedido a proveedor heredan la referencia. Si usas Distribución, el recorrido presupuesto → pedido → albarán es más fácil de auditar cuando cada tramo lleva el mismo número de partida detrás.
• El encargado en obra deja de fotografiar el PDF y señalar con el dedo. Dice el número.

Es ese tipo de mejora que no aparece en ninguna demo comercial y que notas a la tercera semana.

Dirección de obra completa en el PDF

Segundo cambio. Hasta ahora el PDF salía con los datos fiscales del cliente y, según cómo lo hubieras rellenado, una referencia corta de la obra. Suficiente para una reforma en el mismo edificio del cliente. Insuficiente para casi todo lo demás.

Un instalador de clima que trabaja para una administración de fincas tiene el mismo cliente fiscal y quince direcciones distintas. Un electricista con contrato marco, igual. El PDF que llega al correo tiene que decir dónde se hace el trabajo, no sólo a quién se factura.

Ahora el PDF imprime la dirección de obra completa: vía, número, escalera, piso, puerta, código postal, población y provincia. Y aparece separada de la dirección fiscal, no mezclada. Si coinciden, se indica; si no coinciden, se ven las dos y se acabó la ambigüedad.

Esto tiene efecto aguas abajo. El operario que abre la orden en su app ve la misma dirección que el cliente vio en el presupuesto. No hay una versión buena y otra copiada a mano. Es coherente con cómo montamos la arquitectura de tres apps: un dato se escribe una vez y cada rol lo ve donde le toca.

Adjuntos de apoyo: el presupuesto deja de ir solo

Tercer cambio, y el que más nos habían pedido. Un presupuesto rara vez se defiende con la tabla de precios. Se defiende con lo que va al lado.

Ahora puedes adjuntar documentación al presupuesto y que viaje con él:

• Fichas técnicas del material propuesto. La unidad exterior que has presupuestado, con su ficha, para que el cliente no compare peras con manzanas.
• Fotos del estado previo. Las que tomó el técnico en la visita. Sirven para justificar partidas de demolición o de saneado que por escrito parecen infladas.
• Croquis y planos de la instalación planteada.
• Certificados y hojas de características que respalden la solución cuando hay normativa de por medio.
• Condiciones particulares que no caben en el pie del PDF.

Los adjuntos quedan colgados del presupuesto, no perdidos en un correo. Si el presupuesto se revisa y sale la versión 2, sabes qué documentación acompañaba a cada versión. Si el cliente acepta seis semanas después, todo sigue en su sitio.

Lo que no hace, para que no te lleves un chasco

Vamos con lo honesto. Estas tres piezas hacen lo que dicen y nada más:

• El número de partida se renumera al guardar. Si tenías un presupuesto enviado y luego insertas una línea en medio, los números cambian respecto al que vio el cliente. Inserta al final o crea versión nueva.
• Los adjuntos son documentación de apoyo, no son firma electrónica ni tienen valor contractual por sí mismos. Lo contractual sigue siendo el presupuesto aceptado.
• La dirección de obra completa sale si está rellena. Si en la ficha de la obra sólo pusiste "Chalet Los Pinos", el PDF dirá eso. El campo no adivina.
• No hemos tocado el cálculo ni los precios. Esto es presentación y trazabilidad, no motor de cálculo.

Qué hacer ahora

Tres pasos, en este orden, y no te llevan la mañana.

Uno. Abre tus tres presupuestos abiertos de mayor importe y comprueba la dirección de obra. Si está a medias, complétala. Es el campo que más rápido se degrada porque nadie lo mira hasta que hace falta.

Dos. Coge el próximo presupuesto que vayas a enviar y cuélgale dos adjuntos: la ficha técnica del equipo principal y una foto del estado previo. Mide cuántas preguntas te devuelve el cliente comparado con el anterior.

Tres. Si trabajas por capítulos, revisa que el orden de tus partidas sea el orden real de ejecución. Ahora que los números se imprimen, el orden se convierte en un lenguaje. Aprovéchalo.

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