RITE desde cero: el onboarding de once pasos

El 29 de junio Anthropic anunció que Claude llega a todas las agencias del estado de California. La IA deja de ser un juguete y pasa a ser trámite público. En junio nosotros publicamos algo menos vistoso pero igual de burocrático: el arranque completo del módulo RITE, de la configuración inicial a los movimientos F-Gas.

Cuando la IA se convierte en papeleo

El 29 de junio Anthropic anunció que lleva Claude a todas las agencias del estado de California. No es una demo de laboratorio: es un despliegue en administración pública, con sus expedientes, sus formularios y sus responsables firmando. La noticia tiene poco de espectacular y mucho de revelador. La IA ya no compite por asombrar; compite por sobrevivir al trámite.

Eso nos suena. En climatización pasa exactamente lo mismo. Un instalador de RITE no necesita que le deslumbren: necesita que el contrato de mantenimiento salga con las revisiones en su fecha, que el registro de gases fluorados cuadre y que cuando venga una inspección haya un histórico que aguante. Por eso en junio publicamos el arranque del módulo RITE: configuración inicial, contratos, movimientos F-Gas y operativa completa. Sin fuegos artificiales. Once pasos.

Los once pasos, en orden

El onboarding está pensado para que una empresa de clima que nunca ha tocado el módulo lo tenga operativo sin llamar a soporte. El orden importa: cada paso alimenta al siguiente, y saltarse uno se nota tres pantallas después.

• 1. Datos de empresa habilitada. Razón social, CIF, número de registro de empresa instaladora y comunidad autónoma. De aquí salen las cabeceras de todos los certificados y actas.
• 2. Técnicos y carnés. Alta de cada técnico con su certificación de manipulación de gases fluorados y su fecha de caducidad. Si el carné vence, el técnico deja de poder firmar movimientos.
• 3. Catálogo de refrigerantes. R-410A, R-32, R-134a, R-407C y los que uses. Cada uno con su PCA, porque de ahí sale el cálculo en toneladas equivalentes de CO₂.
• 4. Alta de clientes y emplazamientos. Un cliente puede tener seis emplazamientos; cada emplazamiento tiene su sala de máquinas y su historial propio.
• 5. Inventario de equipos. Marca, modelo, número de serie, refrigerante, carga en kg, potencia térmica y fecha de puesta en servicio. Este es el paso largo y el que más se intenta esquivar. No lo esquives.
• 6. Clasificación por potencia. El equipo se clasifica según potencia útil nominal, y eso determina la periodicidad de las operaciones de mantenimiento y si toca inspección de eficiencia energética.
• 7. Plantillas de mantenimiento. Las operaciones con su frecuencia: mensual, trimestral, semestral, anual, bienal. Se crean una vez y se reutilizan en todos los contratos.
• 8. Contrato de mantenimiento. Cliente, emplazamiento, equipos incluidos, plantilla aplicada, importe anual y forma de facturación. Al guardar, el sistema genera el calendario de visitas.
• 9. Calendario y asignación. Las visitas caen en el planning con técnico asignado. El que va a la obra las ve en su app.
• 10. Movimientos F-Gas. Carga, recuperación, trasvase entre equipos y entrega a gestor autorizado. Cada movimiento lleva kg, refrigerante, equipo, técnico y fecha.
• 11. Cierre documental. Acta de mantenimiento, registro del equipo actualizado y factura enlazada al contrato.

Por qué el contrato es el corazón del módulo

En clima, el negocio recurrente no está en la instalación: está en el mantenimiento. Y el mantenimiento se gestiona fatal cuando vive en un Excel con pestañas por cliente. Lo que falla siempre es lo mismo: la visita trimestral que se pasa dos meses, el contrato que se renueva sin subir precio, y la factura anual que se emite en marzo porque nadie se acordó en enero.

El contrato en presupuestaIA resuelve las tres. Al crearlo defines la periodicidad y el sistema despliega las visitas del año entero. Cada visita tiene estado: pendiente, planificada, realizada, facturada. Si una visita se queda en pendiente pasada su fecha, se ve. No hay que buscarla.

La facturación sale del mismo sitio. Contrato anual de 1.840 € con pago trimestral significa cuatro facturas de 460 € que se emiten solas contra el calendario, y que salen por el mismo circuito Veri*Factu que el resto de tu facturación. No hay un módulo de clima por un lado y una contabilidad por otro.

F-Gas: el paso que nadie quiere hacer y todos acaban necesitando

El registro de gases fluorados es el punto donde más empresas van con el freno de mano. Se apunta en una libreta, se pasa a limpio cuando toca, y cuando toca ya nadie recuerda si aquella recarga de la enfriadora del hotel fueron 1,2 o 2,1 kg.

El módulo trata cada movimiento como un asiento: entra, sale, se traslada. El técnico registra la operación desde la visita, indicando tipo de movimiento, refrigerante, kilos y equipo de destino. El sistema arrastra el saldo del equipo y el consumo del técnico. Si haces una recuperación, los kilos salen del equipo y entran en el recipiente de recuperación. Si haces una entrega a gestor, salen del recipiente con su documento asociado.

El beneficio no es cumplir por cumplir. Es que en diciembre puedas contestar en dos minutos cuántos kilos de R-410A han pasado por tu empresa y a qué equipos han ido. Eso, con libreta, son tres tardes.

La operativa diaria: lo que ve el técnico

Todo lo anterior se hunde si el que está subido a la cubierta con 38 grados tiene que rellenar un formulario de cuarenta campos. Por eso la visita en el móvil es corta: operaciones de la plantilla en forma de checklist, lecturas, observaciones, fotos, movimiento F-Gas si lo ha habido y firma del cliente. El resto lo rellena el sistema, porque ya lo sabe del contrato y del inventario.

Esa separación entre lo que ve el técnico y lo que ve la oficina es la misma idea que explicamos en la arquitectura de 3 apps: cliente, trabajador y empresa ven datos distintos del mismo expediente. El cliente entra a su portal y ve el acta firmada y la factura. El técnico ve su ruta. La oficina ve el margen del contrato.

Y cuando el mantenimiento deriva en una sustitución de equipo, el salto a presupuesto y a pedido no obliga a reescribir nada: el material sale del catálogo y sigue el circuito de presupuesto → pedido → albarán con stock real.

Qué hacer ahora

Si tienes contratos de mantenimiento vivos, empieza por uno solo. Coge el cliente con más equipos y haz los once pasos con él. Vas a tardar una tarde, sobre todo en el paso 5, el inventario. A partir del segundo cliente el catálogo de refrigerantes y las plantillas ya están hechos y el alta baja a veinte minutos.

No intentes migrar el año entero de golpe. Da de alta los contratos según te vayan tocando las renovaciones y en doce meses tendrás la cartera completa dentro, sin parar la producción.

Lo de California dice algo sencillo: la tecnología útil es la que se mete en el procedimiento, no la que lo sustituye. El módulo RITE va de eso. No te va a hacer el mantenimiento. Te va a quitar la parte que odias de haberlo hecho. Entra en tu panel y empieza por el paso 1.