La contabilidad de una empresa de obras no empieza en el asiento: empieza en la factura que alguien emitió. Aquí está cada mejora publicada para que eso encaje solo: asientos desde el ERP, libros de IVA, modelos trimestrales, conciliación del banco, cierre del ejercicio y la proyección de lo que toca pagar frente a lo que hay.
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El asesor fiscal calcula el IVA y las retenciones del trimestre en curso, la seguridad social y los sueldos pendientes, y lo compara con el saldo de los bancos y con los cobros previstos a noventa días.
Saber cuánto sale del banco el día 20 —y si llega— es la pregunta que se hace un gerente cada mes; hasta ahora había que sacarla de tres pantallas distintas.
En empresas que amortizan por cuotas, el cierre del ejercicio contaba la amortización ya dotada y volvía a dotarla.
Un cierre que dota de más deja el resultado del año mal en la cuenta que más se mira.
Renumerar los asientos de un ejercicio fallaba cuando entre ellos había asientos nacidos de facturas.
Renumerar es lo que se hace antes de presentar los libros: si falla, no hay libros.
El informe mensual se cortaba el día 30 y dejaba fuera el último día del mes.
Un informe que no llega a fin de mes no cuadra con el banco, y es lo primero que se compara.
Tras el cambio de permisos del menú, quien tenía acceso sólo a la contabilidad de una sociedad dejó de ver el módulo.
El acceso a Contabilidad no se da como los demás permisos, sino sociedad por sociedad, y el filtro nuevo del menú no lo sabía. Corregido el mismo día.
Se elige y se enseña el código completo —cuenta y auxiliar, 5700000001—, se busca por código entero o por nombre, y el balance por tercero separa de verdad cada cliente y proveedor.
Así se contabiliza en cualquier programa de España y así se lee un asiento impreso. Enseñar sólo la parte del auxiliar hacía que dos subcuentas que acaban igual —la caja y un cliente, las dos en 0000001— se confundieran al teclear, y el mayor mostraba «570» sin decir cuál. Ahora el código completo manda en las tres pantallas. Y el balance por tercero suma apunte a apunte de cada uno: un cliente que a veces actúa como proveedor tiene sus dos subcuentas, y buscando su NIF salen las dos juntas.
Los ejercicios anteriores se importan desde un fichero con una fila por apunte y la subcuenta completa, y se comprueban antes de grabar nada.
Cambiar de programa a mitad de camino suele obligar a elegir entre empezar de cero o arrastrar dos contabilidades en paralelo. Ahora los ejercicios que ya llevabas se traen enteros: cada asiento tiene que cuadrar, cada subcuenta tiene que existir y cada fecha tiene que caer en su ejercicio, y si algo no encaja se dice fila por fila antes de grabar. Se conserva tu numeración cuando se puede, se entienden fechas y importes como salen de cualquier programa español, y los ejercicios cerrados entran contabilizados, no como borradores a repasar.
Una pantalla para decir qué persona se ocupa de cada sociedad y con qué permisos.
Cuando hay varias sociedades y varias manos, hace falta poder decir quién entra a qué sin dar acceso a todo.
Tus sociedades como una sola: facturación, resultado, tesorería y activo del grupo, sin contar dos veces lo que se venden entre ellas.
Quien tiene varias sociedades acaba sumándolas en una hoja aparte cada trimestre, y ahí es donde se cuelan las ventas internas contadas dos veces. La rejilla de operaciones entre sociedades avisa cuando las dos partes no declaran lo mismo. Vale también para sociedades que no lleves aquí.
Para el caso habitual: el apunte ya estaba contabilizado y solo falta casarlo con el extracto.
La conciliación automática casa lo que reconoce, y siempre queda un resto: la transferencia que agrupa tres facturas, el pago con recargo, el asiento que se hizo antes de que llegara el extracto. Ahora se señalan los dos y se casan a mano en un clic, sin deshacer el asiento ni duplicarlo.
Motor de escenarios, cierre estimado del ejercicio y punto de equilibrio, en cuatro pantallas.
Responde a la pregunta que ninguna contabilidad contesta: cómo va a acabar el año si sigo así. Parte de lo que ya está facturado y comprometido, deja mover las variables —la obra que entra, una contratación, una subida de precios— y enseña el cierre estimado y a partir de qué facturación se empieza a ganar dinero. Hay un simulador abierto en la web para probarlo sin registrarse.
Impuesto de Sociedades y pago fraccionado calculados, calendario fiscal, 111 unificado, checklist de cierre e informe mensual.
La idea es llegar a la reunión con la asesoría sabiendo ya la cifra, en lugar de enterarte de lo que hay que pagar cuando ya no queda margen para hacer nada al respecto. El calendario avisa de lo que viene, el checklist de cierre dice qué falta y el informe mensual resume el mes en una página.
Si tu asesoría lleva los libros, se importa el resultado y los cuadros de mando siguen funcionando igual.
Casi ninguna empresa pequeña va a mover su contabilidad de la gestoría con la que lleva quince años, y obligarla a hacerlo para poder ver un cuadro de mandos es pedir demasiado. Ahora se importa el resultado contable y la proyección, el asesor fiscal y los cuadros funcionan igual, sin tocar nada de lo que ya hay montado fuera.
Se lanza, contabiliza todo lo que puede y devuelve la lista de motivos de lo que ha dejado fuera.
En vez de revisar doscientas facturas una por una, se revisan las nueve que han fallado y se sabe por qué ha fallado cada una. Con plantillas de asiento reutilizables, conciliación bancaria por mes y banco, y cierre de mes.
Para empezar a contabilizar sin haber montado antes todo el plan de cuentas.
Se parametrizan una vez, se empieza a trabajar y se va afinando después con la empresa ya funcionando. Montar el plan de cuentas entero antes de poder contabilizar la primera factura es la razón por la que muchas implantaciones se quedan a medias.
El módulo se pone en marcha con lo que ya hay dentro del ERP, no con un alta desde cero.
Clientes, proveedores y facturas ya están: no tiene sentido volver a teclearlos. Además la IA propone la cuenta contable de cada cliente y calcula sus días de pago reales a partir del histórico, que casi nunca son los que dice el contrato.
En vez de esperar a que alguien los encuentre cuadrando el cierre.
Un asiento descuadrado no da la cara hasta que hay que cuadrar, normalmente con prisa y tres meses tarde, cuando ya nadie se acuerda de qué pasó ese día. Ahora salta en cuanto aparece.
Para ver el movimiento de un cliente o un proveedor concreto.
Responde a la pregunta de siempre —qué me debe este cliente y desde cuándo— sin exportar el libro entero a Excel y filtrar allí.
Se elige el cliente y se filtra sobre lo suyo.
Antes había que buscar por texto libre y arrastrar todas las coincidencias parciales de medio fichero. Con nombres de empresa que se parecen entre sí, eso no es buscar: es cribar.
El ejercicio lo manda la fecha del documento, no lo que hubiera seleccionado antes.
Se acabó el clásico 'lo he contabilizado en el ejercicio que no era' descubierto en enero, con las facturas de diciembre en el año equivocado. Con filtro de pendientes y contabilización en lote.
Embudo de cobros y pagos previstos, incluyendo lo que se repite cada mes.
Los gastos recurrentes son los que nunca están en la previsión hecha a mano y los que siempre llegan igual.
Con rango de fechas, filtros avanzados, punteo con selección múltiple e impresos clásicos por subcuenta.
Los libros oficiales tal y como los espera un contable de toda la vida, no una versión reinterpretada. Es el listón que decide si una asesoría acepta trabajar con el programa o pide que le manden un Excel.
Ficha completa del activo, buscador de cuenta del PGC y contabilización individual de la amortización.
Las amortizaciones son de esas cosas que se hacen una vez al año, mal y con prisa. Con el plan de cuotas hecho, salen solas.
Plan contable, asientos sobre cuentas auxiliares, cobros y pagos separados, procesos anuales, informes y diez maestros.
La contabilidad de verdad dentro del mismo sitio donde se factura y se compra, en vez de mandar carpetas a la asesoría y recibir tres meses después un balance que ya no sirve para decidir nada.
Sin actualizaciones que instalar ni versiones que comprar. Lo que lees aquí lo tienes al entrar mañana.