La plataforma: todo lo que hemos publicado

Tareas: buscar, adjuntar y descartar

Buscador en la lista y en el tablero, con casilla para ver también las completadas; documentos adjuntos en las tareas escritas a mano; y junto a «Aplazar», un «Descartar» para lo que no toca. Cada filtro —Mías, Sin asignar, Todas, De la empresa— explica debajo qué enseña.

Una bandeja de tareas sin buscador deja de servir a las cincuenta tareas, y «¿esto lo llegamos a hacer?» es la mitad de las preguntas que se le hacen.

Cada tarea automática abre su registro

«Enviar presupuesto», «cobrar factura vencida», «parte por supervisar»: al abrirlas se entra en ese presupuesto, esa factura o ese parte, y no en el listado donde estaban.

El menú dice dónde estás y los accesos rápidos se ordenan

El apartado en el que estás sale arriba con su icono y su color, y los accesos rápidos se colocan en el orden que quiera cada uno arrastrándolos.

Con veinte pantallas abiertas al día, saber en qué apartado estás no debería costar un vistazo a la letra pequeña.

Las pestañas abiertas desde ayer se ponen al día solas

Si se publica una versión nueva mientras tienes la aplicación abierta, se actualiza al cambiar de pantalla, nunca en mitad de un formulario.

Quien deja la pestaña abierta toda la semana seguía con la versión del lunes, y con lo que se hubiera corregido desde entonces.

Seleccionar texto ya no cierra el formulario

Arrastrar para seleccionar dentro de una ventana y soltar el ratón fuera cerraba el formulario con lo escrito dentro. Ya sólo se cierra al pulsar el fondo a propósito.

El navegador contaba ese gesto como un clic en el fondo, y el fondo cerraba. Pasaba en todas las ventanas del programa, y lo peor es que se llevaba por delante lo que estabas escribiendo justo cuando estabas trabajando en ello. Se ha corregido de una vez en las sesenta pantallas que lo tenían.

Los adjuntos vuelven a descargarse

Pulsar el adjunto de un hilo, un documento de obra o un manual no hacía nada. Ahora baja o se abre, según lo que sea.

Los ficheros viven en un almacén privado, así que antes de abrirlos hay que pedir un permiso temporal al servidor. Cuando ese permiso llegaba, el navegador ya no consideraba que la ventana viniese de tu clic y la bloqueaba sin decir nada: ni descarga, ni error, ni aviso. Va corregido en los doce sitios del programa donde se descarga algo.

Cada uno elige qué correos quiere recibir

Los avisos por correo se encienden y se apagan en dos niveles: para toda la empresa en Configuración y para cada persona en Mi perfil.

Un correo por cada cosa que pasa acaba consiguiendo lo contrario de informar: la bandeja se llena, se dejan de leer y el aviso importante se pierde entre los demás. Ahora la empresa puede apagar un aviso para todos y, aunque esté encendido, cada persona puede quitárselo sin tocar el de sus compañeros. El primero que se puede elegir es el de mensajes de chat y de soporte. Lo que no se ha apagado a propósito se sigue recibiendo, así que nadie se queda sin enterarse por no haber pasado por la pantalla.

Cada persona ve del menú exactamente lo que se le ha dado

Cada apartado del menú pide su permiso, un módulo sólo aparece si hay algo dentro que esa persona pueda abrir, y la pantalla de permisos enseña todos los concedidos.

Dar acceso a la gestoría o a un encargado tenía truco: se marcaban unos permisos y el menú seguía enseñando áreas enteras que no se habían tocado. Ahora quien sólo tiene las facturas de proveedor ve eso y nada más, y escribir la dirección a mano en el navegador tampoco abre lo que no se le ha dado. La lista de permisos enseña también los que venían concedidos de la invitación, para poder quitarlos. Y las tareas sin asignar llegan sólo a quien le incumben: al encargado de obra ya no le aparece el cierre del trimestre.

Los correos de la empresa salen desde su cuenta y con su nombre

Cada persona envía desde su cuenta si la tiene y, si no, desde la de la empresa; los avisos automáticos, siempre desde la de la empresa. Y ya se puede dar de alta una segunda dirección de envío.

Una empresa que da de alta dos cuentas y asigna cada una a su dueño se encontraba con que los avisos automáticos no tenían desde dónde salir. Ahora la regla es una y se entiende, y el nombre visible sólo viaja cuando la cuenta es de quien escribe: nadie firma un correo con el nombre de un compañero.

Un segundo administrador

Ya se puede nombrar a otra persona administradora de la cuenta.

Tener un solo administrador es un problema el día que se va de vacaciones o deja la empresa: nadie más puede dar de alta a un compañero ni cambiar la configuración.

Contrata desde dentro lo que aún no tienes

El catálogo completo dentro del programa, con tres formas de pagarlo: un mes suelto, el año a plazos o el año de una vez.

Hasta ahora había que escribir para añadir un módulo. Ahora se ve qué hace cada uno, cuánto cuesta y se contrata en el momento; si ya tienes una cuota en marcha, se suma a la que ya pagas en lugar de abrir un cobro aparte.

De quién es cada tarea

Cada tarea tiene dueño, y hay una vista para verlas todas juntas, filtrar por persona y ordenarlas.

Una lista común donde todo es de todos acaba siendo de nadie. Con dueño se sabe a quién preguntar, y quien manda ve de un vistazo cómo está repartido el trabajo.

Tus tareas del día, en el Dashboard

Un bloque nuevo con lo que te toca hoy y lo que llevas vencido, tuyo y solo tuyo, con enlace directo a cada cosa.

La bandeja de Tareas Personales ya reunía lo pendiente de todo el programa —cobros, presupuestos sin respuesta, carnets que caducan, visitas—, pero había que ir a buscarla. Ahora lo que apremia se ve al entrar, sin abrir nada. Es un bloque más del cuadro de mandos: se mueve, se ensancha y se quita desde Personalizar. Para que a cada persona le llegue lo suyo hay que decir en Reglas quién se ocupa de cada tipo de aviso; sin ese reparto las tareas nacen sin dueño y el bloque sale vacío.

Tus tareas, en Google Calendar

Una dirección personal que se pega en Google Calendar, en Outlook o en el iPhone y deja tus tareas a la vista en el calendario de siempre.

Se añade una vez desde el ordenador y a partir de ahí aparece también en el móvil y se actualiza sola. Va en un sentido: el calendario refleja lo que hay aquí, y lo que se escriba directamente en Google no vuelve. Las tareas del CRM llevan su hora concertada, así que una llamada a las nueve y media ocupa ese hueco de la agenda; los vencimientos entran como día completo y no pintan la jornada como ocupada. La dirección es personal, no pide contraseña a quien la tenga y por eso se puede renovar en un clic si se comparte por error. Va dentro de Tareas Personales.

Copia en tu buzón de lo que envías

Cada cuenta de envío puede recibir una copia oculta de lo que manda, para tenerlo también en su correo de siempre.

Quien manda presupuestos y facturas desde el programa quiere verlos después en sus Enviados, fuera del ERP. Se activa por cuenta y no por empresa, así que cada persona decide sobre su propio buzón. La copia no se manda si esa dirección ya iba como destinatario o en copia, para no recibir dos veces el mismo correo.

Representantes de clientes

El administrador de fincas o el gestor que representa a un cliente pasa a tener ficha propia, con su correo, su teléfono y su comisión.

Antes era un campo de texto libre y pasaba lo previsible: la misma persona escrita de tres maneras, sin forma de filtrar por ella ni de escribirle. Ahora en la ficha del cliente se elige el representante y se dice a quién van los correos, al cliente, al representante o a los dos, y presupuestos y facturas salen solos a quien toque. Los duplicados se pueden fusionar: los clientes pasan de un nombre al otro y el que queda vacío se desactiva sin borrarse, para que no desaparezca de lo ya impreso.

Cada persona envía desde su propia cuenta

Una empresa puede tener varias cuentas de correo y cada usuario manda desde la suya, sin elegir nada en cada envío.

La cuenta general y la de cada persona dejan de compartir remitente. Se asigna una vez y todo lo que esa persona envía sale de ahí, con lo que no hay una docena de pantallas donde equivocarse de cuenta por despiste. En la pestaña de enviados se ve quién mandó qué.

Los botones llevan icono

Cada botón lleva un dibujo del color de su propio texto, y la misma acción lleva siempre el mismo en toda la aplicación.

En una barra con seis acciones, el icono es lo que separa «Enviar ahora» de «Programar» sin tener que leer las dos. Guardar es siempre el mismo guardar, borrar siempre el mismo borrar: se aprende una vez y sirve en todas las pantallas. Van cerca de mil quinientos botones y siguen los demás; los que aún no lo llevan no cambian de sitio ni de comportamiento.

La ficha de cliente ya no corta los nombres largos

La razón social ocupa la fila entera y la dirección dos columnas, en vez de repartir el ancho a partes iguales entre campos que no miden lo mismo.

«Instalaciones Térmicas Alicantinas S.L.» no cabía en un tercio del formulario y se veía cortada a media palabra, que da la sensación de que no se ha guardado entera. El código postal, en cambio, son cinco cifras y ocupaba lo mismo. De paso el formulario se estrecha bien en tableta y en móvil: antes mantenía tres columnas y las aplastaba.

Accesos rápidos: fija en el menú lo que usas a diario

Una estrella en cualquier entrada del menú la fija arriba del todo, y esa lista no cambia al cambiar de módulo.

El menú está organizado por módulos, que es como se contrata, pero no es como se trabaja: quien lleva la administración salta todo el día entre facturas, cobros y partes, y el menú los tiene en tres sitios. Se guardan en tu ficha, así que los encuentras también desde otro ordenador, y son tuyos: lo que usa el jefe de obra no es lo que usa administración.

El menú se ordena por lo que se usa

Mantenimiento sube detrás de Gestión de obra, Producción entra en obra, Proyección pasa a Inicio y Custodia deja de ocupar el segundo icono.

El carril estaba ordenado por cuándo se vendió cada módulo. Quien mantiene instalaciones lo abría cada mañana y lo tenía por debajo de Nóminas.

Quien paga se da de alta solo

El pago crea la cuenta y da acceso en el momento, sin esperar a que alguien lo active a mano.

Antes un pago desde la web se quedaba en cola y el cliente leía «recibirás las credenciales en menos de 24 horas». Pagar y no recibir nada hasta que un humano se entera es la peor primera impresión posible.

Circuitos IA: el recorrido de tu trabajo, de punta a punta

Una pantalla que enseña en orden qué va después de cada cosa, con una puerta en cada parada.

Un ERP completo tiene más de ciento cincuenta entradas de menú. Quien lleva dos años dentro sabe cuál es la suya; quien entró el lunes no sabe qué toca después de cerrar un parte, y no va a preguntarlo tres veces. Los circuitos contestan esa pregunta: se leen de izquierda a derecha y se trabaja pinchando. No es un cuadro de mandos —eso dice cómo va la empresa y lo mira quien manda—; esto dice qué toca ahora y lo mira quien lo hace. Cada empresa ve los circuitos de su oficio: quien hace obra no ve los de mantenimiento de clima, y al revés.

Cada oficio tiene sus circuitos, y son los suyos

Del aviso al cobro, del contrato a la revisión, del presupuesto al beneficio por fase, del pedido al pago.

Diecisiete recorridos repartidos por actividad: construcción, reformas, electricidad, climatización, fontanería, seguridad, limpieza, arquitectura, solar y a medida. Incluyen lo del oficio —la documentación RITE y de gases fluorados, la de seguridad privada, la legalización de obra— y lo que no es del oficio pero también es tuyo: compras, subcontratas, previsión fiscal, punto de equilibrio y gestión del conocimiento. Los pasos se ven aunque no tengas datos todavía, así que una empresa que empieza ve su circuito entero y cada parada le invita a empezar.

Un sitio fijo por donde entrar cada mañana

Guía, el primer apartado del menú, con el cuadro de mandos y los circuitos juntos.

Las dos maneras de empezar el día —cómo va la empresa y qué toca hacer ahora— viven juntas y fuera de los módulos. Tenía que ser así: el recorrido de un aviso pasa por mantenimiento, por facturación y por contabilidad, de modo que colgarlo de uno de ellos obligaría a saber en cuál está antes de poder buscarlo, que es justo lo que viene a resolver. Está siempre, sin contratar nada.

Volver ya no te devuelve al principio

Dieciocho pantallas deshacen la navegación real en vez de llevarte siempre a su listado.

Entrar en un registro dejaba de existir el sitio desde el que habías llegado: abrías un asiento desde una factura y el botón de volver te dejaba en el listado de asientos, buscando otra vez por dónde ibas. Ahora el retorno recuerda el camino, y solo cae al listado cuando de verdad no hay de dónde volver, como al abrir un enlace desde un correo.

Los listados recuerdan cómo los dejaste

Filtros, orden y pestaña activa viajan en la dirección: al volver, la lista está como la tenías.

Filtrabas facturas por cliente y mes, entrabas en una, volvías, y la lista aparecía otra vez entera y sin ordenar. Ahora sobreviven los filtros de siete listados —el de facturas emitidas tiene diez—, la ordenación de las 72 pantallas que se pueden ordenar por columna, y la pestaña en la que estabas. Y como todo eso está en la dirección, se puede guardar en favoritos o mandar por chat: quien la abra verá exactamente la misma pantalla.

El cliente pasa a ser una pantalla de verdad

Ficha propia con seis pestañas: obras, presupuestos, facturas, partes, equipos y contratos.

El cliente solo existía como formulario dentro de una ventana emergente del listado, así que no era un sitio: no se podía abrir, ni enlazar, ni volver a él. Eso dejaba fuera recorridos que cualquiera da por hechos, como ver las obras de un cliente y entrar en una, o llegar desde una factura y regresar. Las pestañas respetan los módulos contratados y los permisos de cada uno.

Aviso antes de perder lo que estabas escribiendo

Al salir de una factura, un asiento, una plantilla o una ficha de proveedor a medias, ahora avisa.

En la factura nada se guarda solo —ni la cabecera ni las líneas—, así que escribir media y salir la perdía entera y sin decir nada; en un asiento a medias son varias líneas de apuntes que no se recuperan. El aviso salta tanto al pulsar Volver como al cerrar la pestaña. Donde no hace falta no se ha puesto: el detalle del presupuesto guarda cada celda al salir de ella, y avisar de cambios que no existen enseña a la gente a ignorar el aviso.

Los permisos se aplican también al escribir la dirección

Cada ruta comprueba el permiso, no solo el menú lateral.

Si a alguien de tu equipo no le has dado acceso a costes o a contabilidad, ahora tampoco entra escribiendo la dirección a mano. Importa en empresas donde el operario o el comercial usan la misma aplicación que la gerencia.

Cada uno elige qué columnas ve en cada lista

Trece rejillas con un botón «Columnas»: se quita lo que no se usa y queda guardado.

Facturas emitidas y recibidas, cobros, pagos, presupuestos, obras, clientes, certificaciones, banco de precios, partes de operario, fichajes, tickets de gasto y nóminas. Lo que oculta cada persona es suyo: el compañero de al lado sigue viendo sus columnas, y a ti te acompaña al ordenador de casa. Las columnas que identifican la fila no se pueden quitar, para que nadie se deje una lista en la que no se sabe qué es cada línea.

Las filas del cuadro ya llevan a su sitio

Se abren con teclado, y los enlaces que no llevaban a ninguna parte ya llevan.

Las certificaciones no tenían forma de abrirse desde el cuadro, la tarjeta de partes por aprobar apuntaba a una pantalla en blanco y el botón de aprobar no aprobaba: llevaba al resumen de la obra. Ahora cada cosa va donde dice que va, con la fila señalada al llegar.

El cuadro de mandos lo compone cada uno

Se ocultan bloques, se reordenan y cada uno elige si ocupa una, dos o tres columnas.

Las ocho tarjetas de indicadores entran también en el catálogo, así que se tratan como cualquier otro bloque. Y el administrador puede fijar el punto de partida de cada puesto: el jefe de obra entra con su cuadro y el administrativo con el suyo, sin que ninguno tenga que montárselo de cero. Encima de eso, cada uno ajusta lo que quiera.

Demos con entrada de un clic y datos por sector

Sin teclear credenciales, con tres perfiles de sector y reinicio automático cada hora.

Una demo con clientes llamados 'Cliente 1' y obras de 1.000 € no se parece a nada y no convence a nadie. Estas llevan datos con la forma del sector, y como se reinician solas cada hora se puede trastear a fondo sin miedo a romper nada.

Tareas: sección propia, cuatro vistas y reglas de asignación

Lista, tablero, calendario y agenda sobre las mismas tareas, con color por familia.

El jefe de obra, el administrativo y el gerente no miran lo mismo de la misma manera: uno quiere el tablero, otro el calendario y otro una lista que pueda ordenar. Son cuatro vistas de los mismos datos, con reglas para que cada tipo de tarea caiga sola en quien la hace.

Una bandeja personal que deduce lo pendiente de 29 procesos

No hay que apuntar la tarea: el ERP sabe qué está parado y desde cuándo.

Mira los 29 procesos que ya lleva —presupuestos, certificaciones, cobros, partes, contratos— y deduce qué se ha quedado atascado: el presupuesto enviado hace diez días sin respuesta, la certificación aprobada y sin facturar, la factura vencida la semana pasada. Lo que se olvida es justamente lo que cuesta dinero, y no se olvida por vago sino porque nadie lo tiene delante.

Cada empresa elige su color de acento

El ERP adopta el color de la marca, y no solo en los impresos.

También en la propia pantalla con la que se trabaja todos los días. Es un detalle pequeño que cambia la sensación de estar usando una herramienta ajena.

Tus colores corporativos en presupuestos, facturas y certificaciones

Los documentos salen con el color dominante de la empresa.

Lo que llega al cliente parece tuyo y no de un software genérico. En un sector donde se compite presentando tres presupuestos parecidos, el que se ve serio tiene ventaja antes de que nadie mire el precio.

El administrador puede corregir fichajes, con auditoría

Crear, corregir y eliminar, dejando siempre rastro de quién lo hizo.

El operario que se olvida de fichar la salida es la norma, no la excepción, y un registro horario con huecos no vale para nada. La auditoría de cada cambio es justo lo que pide una inspección: no que no se corrija nunca, sino que se sepa quién corrigió qué.

Líneas de negocio con marca propia

Cada línea sale con su logo y su cabecera en los tres formatos de impreso.

Muchas empresas trabajan con dos marcas: una para obra y otra para mantenimiento, o una comercial y otra industrial. Antes eso obligaba a llevar dos programas o a retocar los PDF a mano. Ahora sale de la misma base de datos, con la marca que toque en cada documento.

Tu logo en facturas, presupuestos y cabecera

En los documentos que se mandan y en la propia aplicación.

Primer paso de la personalización de marca que después se completó con el color corporativo y con las líneas de negocio.

Filtro de "solo obras abiertas" en mensajería

Las obras terminadas dejan de ensuciar la lista de canales.

A los dos años de uso, las obras cerradas son casi todas, y encontrar el canal de la que está en marcha se convierte en un ejercicio de paciencia.

Sección Implantación, con guía de primeros pasos

Una guía dentro del propio ERP para la primera semana.

Para que arrancar no dependa de que alguien te lo cuente por teléfono y de que te acuerdes de lo que te dijo. Es el momento en el que se decide si una implantación cuaja o se abandona.

Un usuario, varias empresas

Membresías entre usuario y empresa, con selector de empresa activa y color estable para cada una.

Muy común en grupos con dos o tres sociedades, y en el gestor que lleva varias: hasta ahora significaba una cuenta y una contraseña por empresa. Ahora se cambia de empresa desde el propio menú, y cada una tiene su color para que nadie facture en la que no era.

Copia de seguridad diaria fuera de la base de datos

Copia automática cada día a un almacenamiento externo, más copia manual bajo demanda y listado de las disponibles.

Es lo que casi nadie pregunta al contratar un ERP y lo único que importa el día que algo va mal. La copia vive fuera de la base de datos de producción, así que sobrevive a un problema en ella.

Manual de uso dentro del programa

Panel de 'Cómo usar' con novedades e ilustraciones, sin salir de la aplicación.

La ayuda que hay que buscar en otro sitio no la lee nadie.

Comisionista e idioma en la ficha del cliente

Quién trajo al cliente y con qué porcentaje, y en qué idioma se le escribe.

Dos datos pequeños con consecuencias: uno decide a quién hay que liquidar comisión y el otro en qué idioma sale el presupuesto sin que nadie tenga que acordarse.

Direcciones del cliente, guardadas y reutilizables

Pestaña de direcciones en la ficha, y selector en presupuestos, equipos, tickets y pedidos.

Una comunidad con seis portales, una empresa con cuatro centros: siempre es el mismo cliente y direcciones distintas. Se guardan una vez y se eligen de una lista, en lugar de reescribirlas y que cada documento lleve una variante.

Buscar ignorando acentos y por trozos de palabra

Multipalabra, por fragmentos y sin importar los acentos.

Da igual si el cliente se dio de alta como 'Construcciones Martinez' o 'Martínez'. Buscar mal escrito y encontrar igual es la diferencia entre usar el buscador o recorrer el listado a mano.

Los listados, por fin usables

Cabecera fija al hacer scroll, ordenar pulsando la columna, búsqueda multicampo y botón de limpiar filtros.

Cuatro cosas pequeñas que en una pantalla de mil filas son la diferencia entre trabajar y pelearse. La cabecera fija sobre todo: sin ella, a la fila cincuenta ya no sabes qué columna estás mirando.

Guía del producto con tutoriales paso a paso

Pestaña 'Cómo se hace' con el proceso de cada módulo, dentro de la aplicación.

Un ERP con quince módulos tiene el problema de que nadie sabe qué se puede hacer con él. La guía cuenta el proceso completo, no solo dónde está cada botón.

Buscador en casi todos los listados

Certificaciones, tickets, albaranes, pedidos, movimientos de stock, y buscando también en notas y observaciones.

Que la búsqueda mire dentro de las observaciones importa más de lo que parece: es donde la gente escribe de verdad lo que pasó.

Etiquetas para agrupar clientes, proveedores y artículos

Un campo libre por el que después se busca y se agrupa.

Cada empresa clasifica por criterios que ningún programa puede adivinar: por zona, por comercial, por tipo de instalación. La etiqueta libre es lo que permite que cada uno se organice a su manera.

API pública con detalle y paginación

Endpoints de detalle por recurso y paginación hasta 1.000 registros.

Para conectar el ERP con lo que ya tengas montado fuera: una web, un cuadro de mandos propio o el programa de otro departamento.

Pestaña de contactos en la ficha del cliente

Con nombre, puesto, email y teléfonos de cada persona.

Una empresa cliente no es un email: es el jefe de compras, el de obra y el administrativo que paga. Cada uno hace falta para una cosa distinta.

Ver la aplicación como la ve otro usuario

Botón 'Ver como técnico' que aplica de verdad sus permisos.

Configurar permisos a ciegas termina siempre igual: alguien no ve lo que necesita y se entera en el peor momento. Así se comprueba antes.

Importación masiva por CSV en catorce pantallas

Equipos, sistemas, instalaciones REBT, contratos, boletines, OCAs, F-Gas, subcontratas y más.

Arrancar un módulo tecleando quinientos equipos a mano no lo hace nadie: se abandona el módulo. Poder subir el Excel que ya se tenía es lo que hace que se empiece a usar.

Motor de importación y exportación con 22 tablas

Import/export genérico sobre 22 tablas, con asistente para la parte contable.

La migración desde el programa anterior es el momento en que se decide si un cambio de ERP sale bien o se abandona a las tres semanas.

Navegación multi-módulo con barra lateral de iconos

Un rail de módulos a la izquierda, cada uno con su propio menú.

Con siete módulos y subiendo, un único menú desplegable ya no se podía leer. Cada módulo pasa a tener su espacio y la empresa solo ve los que ha contratado.

Explicaciones de '¿cómo funciona?' donde hacen falta

En presupuestos, partidas maestras, banco de plantillas y generador con IA.

Cuatro pantallas potentes que nadie usaba porque no estaba claro para qué servían ni en qué se diferenciaban entre sí.

Los módulos se activan solos al pagar

El pago activa automáticamente el módulo contratado.

Se contrata y está disponible, sin esperar a que alguien lo dé de alta a mano al día siguiente.