Obras y producción: todo lo que hemos publicado

Cuadro de mandos: por dónde va cada obra

Una pantalla nueva enseña las obras abiertas con el dinero contratado, certificado, facturado y cobrado, tres gráficos —el embudo, lo parado y los estados— y el detalle obra por obra: contrato, acta de replanteo, apertura del centro de trabajo, compras, partes, certificaciones, facturas, cobros y recepción, cada paso con su dato —también los mensajes cruzados con el cliente— y su enlace a la pantalla donde se resuelve.

Una obra rara vez se para por lo técnico: se para por el acta que no se firmó, la certificación que nadie emitió o la factura que no se cobró. Verlo todo junto, con su importe al lado, es lo que permite empujar lo que toca hoy.

Circuito de la obra: de la aceptación al cobro

Dentro de cada obra, una pestaña recorre el circuito completo —presupuesto aceptado, contrato, contratas, compras, producción, certificaciones, facturación y cobro— y avisa de lo que queda pendiente en cada eslabón, con su importe.

Las fotos de una incidencia

Adjuntar imágenes a una incidencia no llegaba a guardarlas, y creándola desde la obra no había ni dónde adjuntarlas. Ahora se suben desde los dos sitios y se ven al abrir la incidencia.

El panel semanal de cada trabajador

Desde el escritorio se le prepara a un trabajador la lista de lo que tiene que hacer —visitas de obra, incidencias, avisos, obras y tareas—, ordenada a mano o por prioridad; en su móvil le sale en «Mi semana», con un enlace a cada cosa y un botón para darla por hecha.

El encargado recibe trabajo por cinco sitios distintos y cada uno tiene su pantalla. Repasar los cinco cada lunes no lo hace nadie: acaba en una libreta o en mensajes sueltos. Una sola lista, preparada por quien reparte el trabajo, es lo que de verdad se mira.

Las contratas, dentro de la obra y agrupadas por subcontrata

La ficha de la obra tiene pestaña «Contratas» para asignar quién ejecuta cada capítulo o partida y a qué precio, y una vista por subcontrata con el PDF de sus partidas —con o sin precios— y el envío por correo.

Mandar a cada subcontrata lo que le toca se hacía copiando partidas a mano en un correo. Con las partidas agrupadas por quien las ejecuta, el documento sale solo y todos hablan del mismo alcance.

Incidencias: el piso, a quién avisar y una vista de columnas

Cada incidencia puede guardar el número de piso o referencia, el correo del propietario o de la administración y su teléfono, obligatorios si la empresa lo decide. Y la lista tiene vista «Pipeline»: una columna por estado, arrastrando para cambiarlo.

Quien va a resolver una incidencia necesita saber a qué piso va y con quién habla; eso acababa escrito dentro de la descripción, cuando estaba. Y ver de un vistazo qué está abierto, en revisión o aprobado es más rápido en columnas que en una tabla.

Elegir la obra sin equivocarse

El buscador de obra de las facturas se usa ahora también al crear una incidencia: busca por nombre, referencia, cliente o dirección, y al elegirla enseña su ficha para confirmar que es la correcta.

En empresas que llaman a cada obra por su calle hay decenas de nombres parecidos. Equivocarse de obra es imputar un gasto o una incidencia a otro cliente.

La certificación se imprime en su orden

El PDF de la certificación agrupaba capítulos y partidas en un orden distinto al de la pantalla.

Una certificación que el cliente lee desordenada obliga a explicarla por teléfono, y es el documento con el que se cobra.

Certificaciones: enviarlas por correo como una factura

La certificación se envía por correo con su PDF —o el dossier con la factura, si ya está emitida— y deja su historial de envíos en la propia certificación.

La certificación es lo que el cliente aprueba antes de pagar. Mandarla desde fuera del programa deja sin rastro quién la recibió y cuándo.

La visita de obra, dentro de la oportunidad

La oportunidad guarda la dirección de la obra, el día de la visita, quién va y los planos que manda el cliente; a quien va le sale en el móvil para hacer las fotos y apuntar allí mismo.

La secuencia es siempre la misma: llega la petición de presupuesto, se va a ver la obra y con lo que se ve se hace el presupuesto. Lo del medio no vivía en ninguna parte: ni cuándo era la visita, ni quién iba, ni las fotos, que se quedaban en el móvil de quien fue. Ahora se asigna a una persona —trabajador, técnico o encargado, tenga la app que tenga— y en su móvil aparece la dirección con enlace al mapa, el teléfono del contacto para llamar de camino y los planos. Al terminar pulsa «visita hecha», y las fotos y las notas aparecen en la oportunidad firmadas con su nombre y la hora.

Cada obra dice con quién se habla

La obra tiene persona de contacto, elegida entre los contactos de su cliente, y se ve junto al nombre del cliente en la cabecera.

Quien trabaja para administradores de fincas no llama «al cliente»: llama a quien lleva esa finca. Los contactos ya se guardaban, incluso por obra, pero la obra no decía cuál de ellos era el suyo y había que adivinarlo entre la lista.

El IVA de la certificación sale del cliente y de la obra

Al certificar, el tipo de IVA se propone según lo que tenga puesto el cliente o la obra, y se dice de dónde sale.

Una comunidad en rehabilitación no lleva el mismo IVA que una obra nueva, y poner el tipo a mano en cada certificación es una equivocación esperando a ocurrir. Se sigue pudiendo cambiar: lo que cambia es que ahora viene bien por defecto.

Los contactos de la obra, dentro de la obra

La ficha de la obra tiene pestaña de contactos: los generales del cliente y los que sólo pintan en esa obra, con su teléfono y su correo a un clic.

El administrador de la finca, el presidente de la comunidad o el aparejador son contactos del cliente que sólo valen para una de sus obras. Antes había que salir de la obra, abrir el cliente y adivinar cuál era.

Mueve las obras con el ratón y mira el mes por días

En la carga de obras se arrastra una obra para cambiarle las fechas, se estira desde un borde para alargarla y se pulsa un mes para abrirlo día a día.

Cuando entra una obra nueva la pregunta es qué se puede correr para que quepa, y eso se contesta probando. Mientras arrastras, la carga de cada mes y el aviso de plantilla se recalculan con las fechas nuevas, así que ves en el momento si mover una obra quita el exceso de septiembre o lo pasa a octubre. Se guarda al soltar, con un botón de deshacer en vez de un «¿seguro?» que acaba contestándose sin leer. Abrir un mes lo pinta con sus días y los fines de semana sombreados, sin perder de vista los meses de al lado.

Cobros a cuenta dentro de la obra

Una pestaña en la ficha de la obra para apuntar las entregas a cuenta del cliente, con fecha, importe y notas, y marcarlas como cobradas.

En una reforma el cliente va pagando mientras avanza la obra, y esas entregas acababan en una libreta o en la memoria de alguien. Ahora están junto a las facturas de la obra, con lo previsto, lo cobrado y lo pendiente arriba, y avisa de las que ya han pasado de fecha sin cobrarse. La fecha acordada no se pisa al marcarla cobrada: queda aparte cuándo se cobró de verdad, que es lo que dice si el cliente paga cuando dijo.

La carga de obras sólo avisa cuando de verdad te pasas de plantilla

El aviso y el número de cada mes se calculan con la gente que hay trabajando cada día, no con la altura del dibujo.

Una obra larga que empezaba en la semana más cargada hacía que el diagrama marcase exceso de plantilla meses después, cuando no lo había. Un aviso que salta de más enseña a no hacerle caso, y el día que es cierto tampoco se mira. Ahora avisa sólo en los meses en los que se juntan más personas de las que tienes, y lo que queda por debajo de la raya se pinta como lo que es: puestos que no tienes.

Carga de obras: cuánta gente tienes comprometida cada mes

Cada obra es un bloque tan ancho como lo que dura y tan alto como la gente que se lleva, apilados sobre tu plantilla.

Un Gantt dice cuándo, pero no si te cabe: todas las filas miden lo mismo. Aquí la altura son personas, así que se ve de un vistazo el mes en el que te has comprometido a más obra de la que puedes hacer, que es la pregunta de verdad cuando te ofrecen la siguiente. Basta con apuntar en cada obra cuántos operarios prevés y sus fechas; las que aún no las tienen salen arriba con un acceso directo a su ficha, en vez de dejar la pantalla en blanco.

La certificación llega con su PDF

El correo de «Enviar al cliente» adjunta de verdad la certificación, y sale con la imagen de tu empresa en vez de con la de la plataforma.

El mensaje decía «adjuntamos la certificación» y llegaba sin adjunto y sin enlace de descarga, así que quien lo recibía tenía que pedirlo por teléfono. Ahora va el documento firmado desde el almacén privado, sin dejar copias públicas de la certificación ni de su factura. Además usaba la plantilla de los avisos internos: al promotor le llegaba algo con pinta de mensaje de la plataforma en lugar de un documento de su constructora, y por la noche se retenía hasta el día siguiente. Ahora lleva el logotipo y los datos de quien la emite, con el número de cuenta cuando ya hay factura.

Los descuentos se certifican en negativo

Una partida negativa certificada al cien por cien ya sale con su importe, y no a cero.

Un descuento pactado con el cliente es una partida en negativo. Al certificarla, la pantalla la recortaba a cero y el subtotal del capítulo la ignoraba, de modo que el cliente acababa pagando el descuento que se le había prometido. Ahora el signo lo marca la partida: en una positiva el importe no baja de cero y en una negativa no sube por encima. El desglose del aviso agrupa además igual que el PDF, para que cuadren a la vista.

Expediente: el proyecto que todavía no es obra

Un estado más de la ficha, para los meses de básico, licencia y proyecto de ejecución en los que aún no hay nada construido.

Toda la documentación colgaba de una obra, así que había que inventarse una obra para poder guardar un proyecto básico — que es justo lo que hace que alguien piense que el programa no es para él. Un proyecto que no se llega a construir se queda en expediente y ya está. No son dos fichas: son la misma en dos momentos, y separarlas obligaría a decidir para siempre en cuál vive cada documento.

Facturar una certificación la deja emitida

Y cuando se cobra su factura, la certificación pasa a cobrada sola.

Facturar dejaba el estado quieto, así que una certificación ya facturada seguía ofreciendo «Facturar» e invitando a duplicarla. El resto del recorrido era inalcanzable.

Documentos en la ficha de la obra

Una pestaña para subir planos, licencias o actas, con los adjuntos de sus presupuestos a la vista.

Los documentos de los presupuestos se enseñan con su enlace, no se copian: dos copias del mismo archivo son dos verdades y nadie sabe cuál mirar.

Certificaciones que no se abrían

Volvían «no encontrada» desde el día anterior.

Corregido el mismo día. Y de paso, ahora avisamos solos cuando una consulta rompe, en vez de esperar a que lo escriba un cliente.

El desplegable de personal salía vacío

En el planning no se podía asignar a nadie.

Certificaciones legibles al imprimir

Con el código de cada capítulo, una cabecera por presupuesto y numeración de páginas de verdad.

Una certificación puede recoger varios presupuestos y las partidas salían seguidas, sin nada que dijera dónde acababa uno. Y los títulos de capítulo eran ilegibles al imprimir con fondos: blancos sobre oscuro, pero el estilo forzaba todo el texto a negro.

Contratos con su presupuesto dentro

El contrato enlaza un presupuesto: sus importes rellenan el texto, los porcentajes se calculan solos y el desglose se imprime como anexo.

El importe se tecleaba a mano, así que un cambio en el presupuesto no llegaba al contrato y nadie se enteraba hasta tener las cifras descuadradas delante del cliente. Ahora «el 30 % a la firma» se escribe una vez y sale en euros.

La impresión de contratos, rehecha

Párrafos justificados, cláusulas que no quedan huérfanas al pie, numeración de páginas y las dos firmas enfrentadas.

Y una variable sin rellenar se imprime como el hueco que es, para completar a mano, en vez de enseñar sus llaves delante del cliente.

El material presupuestado se lleva al parte

Se trae entero o a trozos, con el saldo de lo presupuestado, lo ya puesto y lo que queda.

Instalar es ir gastando lo que se vendió. Lo que se pasa de la medición entra marcado como exceso, que es la desviación por la que se pierde dinero en una instalación.

Importar presupuestos al planning desde PDF o Excel

Ya no hace falta que venga en BC3.

El BC3 es el formato estándar del sector, pero buena parte de lo que llega de un arquitecto o de una propiedad viene en PDF o en una hoja de cálculo montada a mano. Ahora entran igual y se convierten en las tareas del planning, en vez de quedarse fuera esperando a que alguien las pase a mano.

Encargado por obra, y la incidencia le salta en el móvil

Aviso emergente en su app en cuanto alguien abre una incidencia en su obra.

Cada obra tiene un responsable, y ahora se entera en el momento, en su móvil. Sin llamada, sin grupo de WhatsApp donde se pierde entre fotos y sin que la incidencia se quede tres días parada esperando a que alguien entre a mirar el listado.

La certificación se imprime en % o en unidades, según se certificó

El impreso sale como se certificó, sin rehacerlo por fuera.

Hay propiedades que quieren ver el porcentaje ejecutado de cada partida y otras que exigen las unidades. Antes había que exportar y maquetarlo en Excel para adaptarlo a lo que pedía cada una.

Certificaciones más legibles y descargables en Excel

Nombre de capítulo, pendiente, % del período y totales; código de partida también en el PDF.

El código de partida es lo que permite a la dirección facultativa cotejar la certificación contra el presupuesto sin adivinar. Y la descarga en Excel está porque, se haga como se haga el PDF, siempre acaban pidiéndola así.

Vincular un presupuesto a la obra buscando por cualquier campo

Por número, por cliente, por dirección o por importe.

Cuando hay cientos de presupuestos, acordarse del número exacto no es un plan realista. Se busca por lo que uno recuerda, que suele ser la calle o el nombre del cliente.

Certificar por encima de lo presupuestado

Porque en obra pasa, y hasta ahora el sistema lo impedía.

Se ejecuta más de lo previsto en una partida y se compensa en otra: es el día a día de cualquier obra. Bloquearlo no evitaba el exceso, solo obligaba a inventarse una partida nueva para poder certificarlo, y a que los números dejaran de parecerse al presupuesto original.

Las facturas de venta de la obra, en la propia obra

Con filtro de pendientes de cobro y marcado en lote.

Para responder a 'cuánto llevamos facturado y cuánto cobrado de aquí' sin salir de la obra ni cruzar dos listados por el nombre del cliente.

Buscar obras por dirección

Además de por número y por cliente.

En obra nadie se refiere a un trabajo por su número: se refiere a él por la calle. La búsqueda debería hablar el mismo idioma que la gente.

Gestión de incidencias entre obras

Todas las incidencias abiertas en una pantalla, con archivos adjuntos.

Una incidencia por obra se lleva de cabeza; veinte obras a la vez, no. Y los adjuntos importan: la foto del problema explica en un segundo lo que en texto no se entiende, y evita el viaje de ir a verlo.

PDF de relación valorada al certificar contratas

Con las columnas de total venta y total coste siempre a la vista.

Ver venta y coste en la misma pantalla mientras se certifica es lo que permite darse cuenta a tiempo de que una subcontrata se está comiendo el margen, en vez de descubrirlo al cerrar la obra.

Los partes, en una pantalla con búsqueda y filtros

Por cliente, obra y rango de fechas, con columna de estado de facturación y edición en modal.

Antes había que entrar en la obra para ver sus partes, así que la pregunta 'qué partes quedan por facturar' no tenía respuesta rápida. Ahora está todo en una lista con su estado.

La mano de obra entra en el coste de la obra

Tarifa por hora de cada operario, y Resultados computa el coste de personal.

Un coste de obra sin mano de obra es media verdad, y normalmente la mitad optimista. Con las horas fichadas y la tarifa de cada uno, el margen que sale es el que hay.

Producción como módulo independiente

Con pantalla de Entradas como hub de datos por obra y menú propio.

Seguimiento de obra sin tener que llevar aquí los presupuestos ni la facturación. Es el módulo que interesa a la constructora que ya tiene su programa de presupuestos y solo quiere controlar la ejecución.

Pantalla de Dirección: los informes de cartera

Rentabilidad, alertas, certificación y avance de toda la cartera, con drill-down y exportación a Excel y PDF.

Nueve cuadros que miran todas las obras a la vez: desvío por fase, hitos, caja, recursos y mano de obra. Desde cada cifra se baja al detalle que la produce, que es lo que convierte un informe bonito en uno que se usa.

Nuevo módulo: Planning de obra

Importador de BC3, Excel o PDF con IA, Gantt de cartera, ruta crítica, recursos y diario de obra.

La planificación de obra suele vivir en un Project o en un Excel que solo entiende quien lo hizo, y que deja de actualizarse a la tercera semana. Aquí nace del presupuesto que ya existe y se actualiza con los partes que manda la gente de obra.

Coste real imputado por fase

En la tabla de costes por fase, junto a lo previsto.

Comparar previsto contra real a nivel de fase es lo que permite corregir la obra en marcha, en vez de hacer la autopsia cuando ya está entregada.

Cinco cuadros de mando gerenciales

Obras, preventivo, correctivo, tesorería y rentabilidad general.

Cinco preguntas distintas que se hace quien dirige la empresa, cada una con su pantalla: cómo van las obras, si el mantenimiento cumple, cuánto correctivo se está comiendo el margen, qué caja hay y si el conjunto gana dinero.