Compras y proveedores: todo lo que hemos publicado

Del descompuesto a la compra: el material de toda la obra, agrupado

Una pestaña nueva reúne lo que hay que comprar —materiales, mano de obra, maquinaria— sumado por artículo, con su unidad y la cantidad de toda la obra. Se marca lo que se va a pedir y sale la petición de oferta a varios proveedores a la vez, cada uno con su PDF.

El descompuesto dice qué hace falta, pero repartido en cientos de líneas dentro de las partidas. Para comprar hace falta justo lo contrario: una lista por material que se pueda mandar a tres proveedores el mismo día.

La oferta que contesta el proveedor, leída de su PDF

Se sube el PDF que manda el proveedor y la IA empareja sus precios con cada línea pedida, aunque cambie el orden o use sus propias referencias; los precios se repasan antes de guardarlos. Después, una pantalla compara las ofertas —aunque se hayan pedido por separado— y señala el mejor precio de cada línea y la oferta más barata del total.

Comparar tres ofertas en papel es media mañana con una hoja de cálculo, y es donde se pierde el margen de la obra.

Pedido en firme, y también a los industriales

Desde la misma lista se puede hacer un pedido en firme sin pasar por la ronda de ofertas, y pedir precio a un industrial o a una subcontrata igual que a un proveedor de material: en su ficha queda lo que se le ha pedido junto a lo que tiene contratado.

Lo que se pide a un industrial —la instalación, no el material— se quedaba fuera de las compras, y acabaría apareciendo en la obra sin que nadie lo hubiera pedido por escrito.

«Compras y ofertas», en el menú

Todo lo pedido de todas las obras en una sola pantalla, con sus pestañas de ofertas y de pedidos, sin tener que entrar obra por obra.

En compras salen los proveedores de verdad

La lista de a quién pedir precio ya no mezcla los fabricantes que vienen con el banco de precios: salen los proveedores con ficha y los que aparecen en las facturas de compra, a los que se les abre ficha la primera vez que se les pide algo.

El banco de precios trae marcas, no proveedores: casi nada de eso se compra directamente al fabricante.

La oferta y el albarán que llegan por correo, a Almacén con un clic

Un presupuesto de compra recibido por correo pasa a ofertas de compra con su proveedor y sus líneas ya leídas del PDF, y un albarán a albaranes de compra, igual que ya se hacía con las facturas.

Lo que entra por el buzón se vuelve a teclear entero en el almacén. Y se teclea mal, o no se teclea.

Las facturas que entran por correo llegan a su obra

Al importar facturas con IA, de una en una o en paquete, se elige antes a qué obra van; si no se elige, la IA busca la obra en la propia factura. Y en la bandeja de correo se pueden pasar a gastos varios correos a la vez, con una factura por cada PDF adjunto.

Una factura sin obra no es coste de nada: no aparece en el resultado de la obra ni en su comparativa con el presupuesto. Ponerla a mano, una por una, es lo que hace que se quede sin poner.

Varios albaranes de compra en una sola factura

Se seleccionan los albaranes de un proveedor y se facturan juntos, creando la factura o sumándolos a una que ya existe, con su desglose de IVA.

El proveedor sirve veinte veces y factura una: casar esa factura con sus albaranes a mano es lo que hace que se paguen materiales que nunca llegaron.

Las compras leen el documento del proveedor igual en todas partes

Ofertas, pedidos y albaranes de compra adjuntan el PDF del proveedor y lo leen con IA de la misma manera; el documento se queda adjunto aunque la lectura falle.

Cada pantalla lo hacía a su manera, y lo que se aprendía en una no servía en la siguiente.

El gasto de cada obra acaba en su obra

Al escanear una factura de proveedor se lee también la obra que escribe el proveedor, y el selector ofrece las obras en curso en vez de la lista entera.

Imputar una factura a su obra es lo que hace que el coste real de la obra signifique algo, y era justo el paso que se saltaba todo el mundo: una lista de mil obras en un desplegable no la usa nadie. Ahora salen las que están en curso —el resto, a un clic— y, si el proveedor escribe la obra en la factura, viene ya puesta. Cuando no está claro se deja en blanco a propósito: imputar el gasto a la obra equivocada es peor que no imputarlo.

El extracto para la asesoría, con proveedor y NIF

Las facturas que lee la IA sin dar de alta al proveedor salen en el extracto con el nombre y el NIF leídos de la propia factura.

La gracia de echar las facturas y que se lean solas es no tener que crear una ficha por cada proveedor. Pero el extracto buscaba el nombre y el NIF en esa ficha que no existe, y salía sin ellos: un fichero para la gestoría sin proveedor ni NIF no le sirve de nada. Ahora lleva lo que pone la factura.

Una factura pagada por su vencimiento deja de salir como pendiente

Las facturas de proveedor cuyos vencimientos están pagados ya no aparecen en la lista de pendientes.

Quien paga por vencimientos veía facturas ya saldadas en la lista de lo que debe, y eso obliga a comprobar una por una para saber qué queda de verdad.

Un solo libro de movimientos de almacén

Las entradas y salidas de material se apuntan todas en el mismo sitio, con un vocabulario único y el signo obligado por la propia base: entradas en positivo, salidas en negativo.

Antes había dos libros según por qué pantalla se entrase. La cantidad de cada artículo salía bien —era una sola— pero el historial estaba partido en dos mitades, y quien intentaba cuadrar un inventario encontraba el número correcto sin poder explicar de dónde venía. Ahora la historia es una, y sumar el libro tiene sentido porque el signo ya no se puede equivocar.

El ajuste de existencias a mano ya funciona

Corregir a mano el stock de un producto —lo que se hace después de un recuento— guarda el movimiento como ajuste positivo o negativo según el signo.

Ese botón fallaba siempre, desde el primer día, por un valor que la base no aceptaba. No se perdió ningún dato, pero tampoco se podía ajustar nada: había que apañarlo con una entrada o una salida falsa, que es justo lo que un libro de almacén no debería tener.

Vaciar el banco de precios sin ir de 50 en 50

Un botón quita de golpe todos los artículos de un proveedor o de un filtro, y otro vacía el catálogo entero.

Un catálogo importado que no sirve puede tener cincuenta mil artículos y mil páginas: quitarlo a mano era imposible. Y como el borrado siempre fue reversible, ahora un aviso dice cuántos hay quitados y los devuelve.

El almacén baja cuando el material se gasta

El material del parte se descuenta del stock al dar el trabajo por resuelto.

El inventario solo crecía: entraba por albarán de compra y no salía nunca. Reabrir y volver a cerrar un parte no descuenta dos veces.

Banco de precios: filtrar por proveedor y quitar en bloque

Se filtra por proveedor y se retira su tarifa entera de una vez.

Cuando dejas de trabajar con un proveedor, sus miles de referencias siguen apareciendo en cada búsqueda y ensuciando los presupuestos. Ahora se van de una vez, en lugar de artículo por artículo.

Facturas de compra negativas (abonos)

El abono del proveedor entra como factura negativa.

Se devuelve material o se corrige un exceso, y el proveedor emite un abono. Ahora descuenta directamente del coste de la obra donde estaba imputado, en lugar de quedarse fuera y dejar el coste inflado para siempre.

Nuevo módulo: Nóminas

Entrada manual, igual que una factura de compra, y su coste sumado en los cuadros de coste de obra.

No pretende sustituir a la gestoría: lo importante es lo segundo. Un cuadro de coste de obra sin la mano de obra no dice nada, y es exactamente el dato que decide si una obra ha dejado dinero o no.

Compras: filtrar por rango de fechas y exportar lo filtrado

Se exporta exactamente lo que se está viendo, no el fichero entero.

Típicamente para cerrar un trimestre o cuadrar un período concreto con el proveedor.

Repartir una factura de proveedor entre varias obras

A obra, fase o subfase, en la proporción que toque.

El camión de hormigón que descarga en tres sitios, el pedido de material que se reparte entre dos obras, la factura mensual del alquiler de maquinaria. Hasta ahora había que elegir una obra y falsear el coste, con lo que los dos números salían mal: la que cargaba de más y la que se quedaba barata.

Ofertas de compra leídas por IA desde el PDF

Se sube la oferta del proveedor en PDF, la IA la lee y se convierte en pedido con un botón.

La oferta del proveedor siempre llega en PDF y con el formato que a él le da la gana. Leerla automáticamente evita el paso de teclear cincuenta líneas para poder comparar, que es justo el paso que hace que no se comparen ofertas.

Capítulos en los pedidos y ofertas de compra

Para agrupar las líneas por cliente o por obra dentro del mismo pedido.

Un pedido grande al proveedor suele cubrir varias obras a la vez. Con capítulos se ve qué parte va a cada sitio sin partir el pedido en tres.

Facturas de compra por tres vías: manual, foto o Excel

Con asignación masiva a obra y filtro de las que están sin asignar.

La foto con IA es para el albarán que llega en papel y acaba en la guantera de la furgoneta. El Excel, para quien ya lleva el listado por fuera y no quiere teclearlo dos veces.

Varios tipos de IVA y retención de IRPF en facturas de proveedor

En la misma factura, con distintos tipos por línea.

La factura del autónomo con retención y la que mezcla material al 21% con obra al 10% dejan de tener que trocearse en dos.

Buscar artículos por la referencia o la marca del proveedor

Además de por tu propia codificación.

Cuando llega el albarán, lo que viene escrito es la referencia del fabricante. Buscar por ella evita el paso de traducirla mentalmente a la tuya.

Exportar el banco de precios filtrado a CSV

Solo los artículos que se están viendo tras aplicar filtros.

Normalmente para mandarle a un proveedor la lista exacta de lo que se le quiere pedir precio.

Catálogos de 184 fabricantes en el banco de precios

Importación de las tarifas de los fabricantes del sector.

Presupuestar con precios de fabricante actualizados en lugar de con los que alguien copió hace dos años es la diferencia entre un margen calculado y uno imaginado.