Lo que publicamos, día a día

El pliego de condiciones de todo el presupuesto

Un botón escribe con IA las condiciones generales del presupuesto —plazos, forma de pago, garantías, seguridad y salud, lo que no está incluido— en diez apartados, y el pliego de cada partida se queda como complemento. Sale impreso en el cuadro de precios y se puede adjuntar al correo que va al cliente.

Las discusiones de una obra casi nunca son por el precio de una partida: son por lo que cada uno daba por supuesto. Escribir eso costaba una tarde, así que no se escribía; ahora está en dos minutos y con las palabras de la empresa.

El descompuesto con IA justifica el precio, no lo cambia

Al generar el descompuesto de las partidas, la IA reparte el precio de venta que ya tenían entre mano de obra, materiales y medios, cuadrado al céntimo. El precio del presupuesto no se toca en ningún caso.

Un presupuesto enviado es un compromiso con el cliente. El descompuesto sirve para saber de qué está hecho ese precio, no para moverlo por detrás.

Del descompuesto a la compra: el material de toda la obra, agrupado

Una pestaña nueva reúne lo que hay que comprar —materiales, mano de obra, maquinaria— sumado por artículo, con su unidad y la cantidad de toda la obra. Se marca lo que se va a pedir y sale la petición de oferta a varios proveedores a la vez, cada uno con su PDF.

El descompuesto dice qué hace falta, pero repartido en cientos de líneas dentro de las partidas. Para comprar hace falta justo lo contrario: una lista por material que se pueda mandar a tres proveedores el mismo día.

La oferta que contesta el proveedor, leída de su PDF

Se sube el PDF que manda el proveedor y la IA empareja sus precios con cada línea pedida, aunque cambie el orden o use sus propias referencias; los precios se repasan antes de guardarlos. Después, una pantalla compara las ofertas —aunque se hayan pedido por separado— y señala el mejor precio de cada línea y la oferta más barata del total.

Comparar tres ofertas en papel es media mañana con una hoja de cálculo, y es donde se pierde el margen de la obra.

Pedido en firme, y también a los industriales

Desde la misma lista se puede hacer un pedido en firme sin pasar por la ronda de ofertas, y pedir precio a un industrial o a una subcontrata igual que a un proveedor de material: en su ficha queda lo que se le ha pedido junto a lo que tiene contratado.

Lo que se pide a un industrial —la instalación, no el material— se quedaba fuera de las compras, y acabaría apareciendo en la obra sin que nadie lo hubiera pedido por escrito.

«Compras y ofertas», en el menú

Todo lo pedido de todas las obras en una sola pantalla, con sus pestañas de ofertas y de pedidos, sin tener que entrar obra por obra.

En compras salen los proveedores de verdad

La lista de a quién pedir precio ya no mezcla los fabricantes que vienen con el banco de precios: salen los proveedores con ficha y los que aparecen en las facturas de compra, a los que se les abre ficha la primera vez que se les pide algo.

El banco de precios trae marcas, no proveedores: casi nada de eso se compra directamente al fabricante.

Cuadro de mandos: por dónde va cada obra

Una pantalla nueva enseña las obras abiertas con el dinero contratado, certificado, facturado y cobrado, tres gráficos —el embudo, lo parado y los estados— y el detalle obra por obra: contrato, acta de replanteo, apertura del centro de trabajo, compras, partes, certificaciones, facturas, cobros y recepción, cada paso con su dato —también los mensajes cruzados con el cliente— y su enlace a la pantalla donde se resuelve.

Una obra rara vez se para por lo técnico: se para por el acta que no se firmó, la certificación que nadie emitió o la factura que no se cobró. Verlo todo junto, con su importe al lado, es lo que permite empujar lo que toca hoy.

Circuito de la obra: de la aceptación al cobro

Dentro de cada obra, una pestaña recorre el circuito completo —presupuesto aceptado, contrato, contratas, compras, producción, certificaciones, facturación y cobro— y avisa de lo que queda pendiente en cada eslabón, con su importe.

Todos los papeles de la obra, en una sola tarjeta

Catorce documentos —contrato, plan de seguridad, apertura del centro de trabajo, libro de subcontratación, seguros, REA, certificados— repasados en una sola tarjeta con sí / no aplica, y desde ahí se entra a subirlos, a generarlos o a verlos todos.

La documentación de una obra no está en una carpeta: está en el correo de tres personas. Un repaso único, con su enlace al sitio donde se resuelve cada uno, es lo que la mantiene al día.

Los documentos legales de la obra, redactados desde la propia obra

Ocho modelos —acta de replanteo, acta de recepción, contrato de subcontratación, designación de recurso preventivo, nombramiento del coordinador, entre otros— se generan con los datos de la obra y sus firmas, se ven antes de guardar y quedan en el expediente.

Tareas: buscar, adjuntar y descartar

Buscador en la lista y en el tablero, con casilla para ver también las completadas; documentos adjuntos en las tareas escritas a mano; y junto a «Aplazar», un «Descartar» para lo que no toca. Cada filtro —Mías, Sin asignar, Todas, De la empresa— explica debajo qué enseña.

Una bandeja de tareas sin buscador deja de servir a las cincuenta tareas, y «¿esto lo llegamos a hacer?» es la mitad de las preguntas que se le hacen.

Cada tarea automática abre su registro

«Enviar presupuesto», «cobrar factura vencida», «parte por supervisar»: al abrirlas se entra en ese presupuesto, esa factura o ese parte, y no en el listado donde estaban.

Las tareas del CRM ya tienen dueño

En la ficha de una tarea del CRM se elige quién se encarga, y desde ese momento sale entre las tareas de esa persona. La pantalla explica además qué tareas crea el CRM por su cuenta: el aviso de un formulario recibido, el seguimiento de una llamada, lo que el agente de correo detecta y el presupuesto enviado sin respuesta.

Responder un correo con «Para» y «Copia», y guardar el borrador

Al responder desde la bandeja se añaden destinatarios y copias buscando por nombre entre clientes, personas de sus fichas y contactos del CRM, y la respuesta se puede dejar guardada sin enviarla para retomarla luego.

Media respuesta se escribe, se consulta un dato y se vuelve. Hasta ahora, volver significaba escribirla otra vez.

La oferta y el albarán que llegan por correo, a Almacén con un clic

Un presupuesto de compra recibido por correo pasa a ofertas de compra con su proveedor y sus líneas ya leídas del PDF, y un albarán a albaranes de compra, igual que ya se hacía con las facturas.

Lo que entra por el buzón se vuelve a teclear entero en el almacén. Y se teclea mal, o no se teclea.

Las fotos de una incidencia

Adjuntar imágenes a una incidencia no llegaba a guardarlas, y creándola desde la obra no había ni dónde adjuntarlas. Ahora se suben desde los dos sitios y se ven al abrir la incidencia.

El panel semanal de cada trabajador

Desde el escritorio se le prepara a un trabajador la lista de lo que tiene que hacer —visitas de obra, incidencias, avisos, obras y tareas—, ordenada a mano o por prioridad; en su móvil le sale en «Mi semana», con un enlace a cada cosa y un botón para darla por hecha.

El encargado recibe trabajo por cinco sitios distintos y cada uno tiene su pantalla. Repasar los cinco cada lunes no lo hace nadie: acaba en una libreta o en mensajes sueltos. Una sola lista, preparada por quien reparte el trabajo, es lo que de verdad se mira.

Las contratas, dentro de la obra y agrupadas por subcontrata

La ficha de la obra tiene pestaña «Contratas» para asignar quién ejecuta cada capítulo o partida y a qué precio, y una vista por subcontrata con el PDF de sus partidas —con o sin precios— y el envío por correo.

Mandar a cada subcontrata lo que le toca se hacía copiando partidas a mano en un correo. Con las partidas agrupadas por quien las ejecuta, el documento sale solo y todos hablan del mismo alcance.

Incidencias: el piso, a quién avisar y una vista de columnas

Cada incidencia puede guardar el número de piso o referencia, el correo del propietario o de la administración y su teléfono, obligatorios si la empresa lo decide. Y la lista tiene vista «Pipeline»: una columna por estado, arrastrando para cambiarlo.

Quien va a resolver una incidencia necesita saber a qué piso va y con quién habla; eso acababa escrito dentro de la descripción, cuando estaba. Y ver de un vistazo qué está abierto, en revisión o aprobado es más rápido en columnas que en una tabla.

Elegir la obra sin equivocarse

El buscador de obra de las facturas se usa ahora también al crear una incidencia: busca por nombre, referencia, cliente o dirección, y al elegirla enseña su ficha para confirmar que es la correcta.

En empresas que llaman a cada obra por su calle hay decenas de nombres parecidos. Equivocarse de obra es imputar un gasto o una incidencia a otro cliente.

Las facturas que entran por correo llegan a su obra

Al importar facturas con IA, de una en una o en paquete, se elige antes a qué obra van; si no se elige, la IA busca la obra en la propia factura. Y en la bandeja de correo se pueden pasar a gastos varios correos a la vez, con una factura por cada PDF adjunto.

Una factura sin obra no es coste de nada: no aparece en el resultado de la obra ni en su comparativa con el presupuesto. Ponerla a mano, una por una, es lo que hace que se quede sin poner.

Responder por correo con adjuntos y cerrar el correo desde dentro

Al responder o reenviar un correo de la bandeja se pueden adjuntar archivos, y cada correo tiene su botón «Marcar como completado» sin volver a la lista.

Contestar con un plano o un presupuesto adjunto es la mitad de los correos de una obra; salir a otra herramienta para eso rompe el hilo y deja la bandeja sin rastro de lo enviado.

La certificación se imprime en su orden

El PDF de la certificación agrupaba capítulos y partidas en un orden distinto al de la pantalla.

Una certificación que el cliente lee desordenada obliga a explicarla por teléfono, y es el documento con el que se cobra.

Tareas en el móvil, a todo el ancho

En el móvil, el texto de la tarea se lee entero y a mayor tamaño, con el tipo, la fecha y el botón de hecha en la línea de abajo. Además, quien es usuario y trabajador sale una sola vez al asignar tareas.

Una tarea que no se lee no se hace. Y una persona que aparecía dos veces en la lista de asignación hacía que la tarea acabara en el sitio donde no la mira.

El menú dice dónde estás y los accesos rápidos se ordenan

El apartado en el que estás sale arriba con su icono y su color, y los accesos rápidos se colocan en el orden que quiera cada uno arrastrándolos.

Con veinte pantallas abiertas al día, saber en qué apartado estás no debería costar un vistazo a la letra pequeña.

Las pestañas abiertas desde ayer se ponen al día solas

Si se publica una versión nueva mientras tienes la aplicación abierta, se actualiza al cambiar de pantalla, nunca en mitad de un formulario.

Quien deja la pestaña abierta toda la semana seguía con la versión del lunes, y con lo que se hubiera corregido desde entonces.

La app del encargado: sus obras, sus visitas y sus incidencias

En el móvil, el encargado ve sólo las obras que tiene asignadas, con iconos propios para las visitas de obra y las incidencias, una ficha de obra sencilla —dirección con mapa, cliente, contacto y fechas— y las pestañas que elija la empresa.

Un móvil con las mil obras de la empresa dentro no se usa. Lo que hace falta a pie de obra es lo de hoy, con el teléfono del contacto a un toque.

El presupuesto, con precios o sin precios

En el móvil, el presupuesto se puede ver e imprimir sin importes para comentar las partidas con el trabajador, y con importes para quien tenga permiso para verlos.

El alcance se comenta en la obra con quien la ejecuta, pero los precios de venta no son para todos. Con un solo documento, o se enseñaba de más o no se enseñaba nada.

El convenio del personal, con su tabla y su actualización

Las nóminas trabajan con el convenio: categorías, salarios y pluses en una tabla, un botón para actualizarla por porcentaje o leyendo el boletín oficial, el cálculo de atrasos y el registro de cuándo se actualizó por última vez.

Cuando sale el convenio nuevo hay que tocar el salario de cada categoría y pagar atrasos desde enero. Hacerlo a mano en una hoja es donde se pierde el rastro de qué se aplicó y desde cuándo.

Las nóminas del mes pasan a contabilidad

Cada nómina aprobada, o el mes entero de una vez, genera su asiento con sueldos, seguridad social, retenciones y anticipos, y deja los vencimientos del líquido y de los seguros sociales en tesorería.

La nómina es el mayor gasto del mes y entraba en contabilidad a mano, con el riesgo de descuadres y de pagos que nadie ve venir hasta que llegan.

Lo que toca pagar, frente a lo que hay en el banco

El asesor fiscal calcula el IVA y las retenciones del trimestre en curso, la seguridad social y los sueldos pendientes, y lo compara con el saldo de los bancos y con los cobros previstos a noventa días.

Saber cuánto sale del banco el día 20 —y si llega— es la pregunta que se hace un gerente cada mes; hasta ahora había que sacarla de tres pantallas distintas.

Varios albaranes de compra en una sola factura

Se seleccionan los albaranes de un proveedor y se facturan juntos, creando la factura o sumándolos a una que ya existe, con su desglose de IVA.

El proveedor sirve veinte veces y factura una: casar esa factura con sus albaranes a mano es lo que hace que se paguen materiales que nunca llegaron.

Las compras leen el documento del proveedor igual en todas partes

Ofertas, pedidos y albaranes de compra adjuntan el PDF del proveedor y lo leen con IA de la misma manera; el documento se queda adjunto aunque la lectura falle.

Cada pantalla lo hacía a su manera, y lo que se aprendía en una no servía en la siguiente.

Certificaciones: enviarlas por correo como una factura

La certificación se envía por correo con su PDF —o el dossier con la factura, si ya está emitida— y deja su historial de envíos en la propia certificación.

La certificación es lo que el cliente aprueba antes de pagar. Mandarla desde fuera del programa deja sin rastro quién la recibió y cuándo.

La visita de obra, dentro de la oportunidad, y el presupuesto que sale de ella

La oportunidad nace ya con su cliente y su obra, la lista de visitas enseña lo que hay que ir a ver, y cada presupuesto dice de qué oportunidad salió. Una oferta que manda un proveedor deja de contarse como una venta.

Entre la llamada y el presupuesto hay una visita, y ahí se pierde la mitad de la información: quién fue, qué vio y qué fotos trajo.

El historial de envíos del presupuesto recoge todo lo que sale

El panel de envíos del presupuesto muestra también los correos escritos a medida, no sólo los del botón de siempre.

Si el historial no lo cuenta todo, no sirve para responder a «esto no me ha llegado».

El cierre no dota dos veces la amortización

En empresas que amortizan por cuotas, el cierre del ejercicio contaba la amortización ya dotada y volvía a dotarla.

Un cierre que dota de más deja el resultado del año mal en la cuenta que más se mira.

Renumerar el diario ya no choca con las facturas

Renumerar los asientos de un ejercicio fallaba cuando entre ellos había asientos nacidos de facturas.

Renumerar es lo que se hace antes de presentar los libros: si falla, no hay libros.

El informe del asesor fiscal llega a fin de mes

El informe mensual se cortaba el día 30 y dejaba fuera el último día del mes.

Un informe que no llega a fin de mes no cuadra con el banco, y es lo primero que se compara.

La visita de obra, dentro de la oportunidad

La oportunidad guarda la dirección de la obra, el día de la visita, quién va y los planos que manda el cliente; a quien va le sale en el móvil para hacer las fotos y apuntar allí mismo.

La secuencia es siempre la misma: llega la petición de presupuesto, se va a ver la obra y con lo que se ve se hace el presupuesto. Lo del medio no vivía en ninguna parte: ni cuándo era la visita, ni quién iba, ni las fotos, que se quedaban en el móvil de quien fue. Ahora se asigna a una persona —trabajador, técnico o encargado, tenga la app que tenga— y en su móvil aparece la dirección con enlace al mapa, el teléfono del contacto para llamar de camino y los planos. Al terminar pulsa «visita hecha», y las fotos y las notas aparecen en la oportunidad firmadas con su nombre y la hora.

El gasto de cada obra acaba en su obra

Al escanear una factura de proveedor se lee también la obra que escribe el proveedor, y el selector ofrece las obras en curso en vez de la lista entera.

Imputar una factura a su obra es lo que hace que el coste real de la obra signifique algo, y era justo el paso que se saltaba todo el mundo: una lista de mil obras en un desplegable no la usa nadie. Ahora salen las que están en curso —el resto, a un clic— y, si el proveedor escribe la obra en la factura, viene ya puesta. Cuando no está claro se deja en blanco a propósito: imputar el gasto a la obra equivocada es peor que no imputarlo.

Cuando el móvil no da la ubicación, se dice cómo activarla

Al fichar sin ubicación, el móvil explica dónde se activa en iPhone y en Android, y en Control horario se ve de un vistazo quién está fichando sin ella.

El permiso de ubicación lo da cada teléfono una vez, y si alguien pulsó «no permitir» el navegador no vuelve a preguntar. Desde la oficina no se puede activar por nadie, así que lo único útil es que el aviso llegue a quien puede arreglarlo —el que lleva el teléfono— y que quien reparte el trabajo sepa a quién tiene que decírselo, sin repasar cien filas de fichajes.

Seleccionar texto ya no cierra el formulario

Arrastrar para seleccionar dentro de una ventana y soltar el ratón fuera cerraba el formulario con lo escrito dentro. Ya sólo se cierra al pulsar el fondo a propósito.

El navegador contaba ese gesto como un clic en el fondo, y el fondo cerraba. Pasaba en todas las ventanas del programa, y lo peor es que se llevaba por delante lo que estabas escribiendo justo cuando estabas trabajando en ello. Se ha corregido de una vez en las sesenta pantallas que lo tenían.

Los adjuntos vuelven a descargarse

Pulsar el adjunto de un hilo, un documento de obra o un manual no hacía nada. Ahora baja o se abre, según lo que sea.

Los ficheros viven en un almacén privado, así que antes de abrirlos hay que pedir un permiso temporal al servidor. Cuando ese permiso llegaba, el navegador ya no consideraba que la ventana viniese de tu clic y la bloqueaba sin decir nada: ni descarga, ni error, ni aviso. Va corregido en los doce sitios del programa donde se descarga algo.

Contactos: escribir del tirón y guardar los cambios

En la ficha de un contacto el cursor se salía del campo a cada letra, y los cambios en un contacto ya existente no se guardaban.

Eran dos fallos distintos de la misma pantalla y los dos hacían inservible lo mismo: escribir. El segundo era más traicionero, porque el formulario se cerraba como si hubiera guardado.

Un presupuesto certificado ya no se puede borrar

La papelera intentaba eliminar presupuestos con certificaciones hechas. Ahora avisa de por qué no se puede, en vez de fallar en silencio.

La base de datos lo impedía —no se ha perdido nada de ninguna certificación—, pero el intento se repetía cada vez que alguien abría la papelera y el borrado quedaba a medias sin decirlo. Si desapareciera el presupuesto, las certificaciones se quedarían sin lo que certifican.

Responder a todos, en la bandeja de correo

Al contestar un correo que iba a varias personas, una casilla pone en copia al resto; y el botón de rehacer con IA ahora pule lo que ya has escrito.

Un correo que llega a media comunidad se contestaba sólo a quien lo escribió, y los demás destinatarios había que copiarlos a mano de la cabecera. La copia se puede repasar y quitar a quien no toque antes de enviar. Y si ya tienes la respuesta escrita, el botón de la IA la reescribe más clara y más corta sin cambiar lo que dice: antes había que decirle por escrito qué querías.

Cada obra dice con quién se habla

La obra tiene persona de contacto, elegida entre los contactos de su cliente, y se ve junto al nombre del cliente en la cabecera.

Quien trabaja para administradores de fincas no llama «al cliente»: llama a quien lleva esa finca. Los contactos ya se guardaban, incluso por obra, pero la obra no decía cuál de ellos era el suyo y había que adivinarlo entre la lista.

El icono del móvil entra sin pedir contraseña, también en iPhone

El acceso directo creado desde un iPhone abría una pantalla de usuario y contraseña que el trabajador de enlace no tiene.

Safari decide a dónde apunta el icono mientras carga la página, no cuando pulsas «añadir a pantalla de inicio», y ahí todavía no sabía quién eras. En Android no pasaba porque Chrome lo relee al instalar. Si el icono ya estaba creado hay que borrarlo y volver a añadirlo: el viejo guarda la dirección antigua y no se corrige solo.

El contrato de protección de datos que piden las gestorías

En Configuración › Protección de datos está el contrato de encargado del tratamiento: se lee, se descarga en PDF y se acepta, y queda constancia de quién lo aceptó.

Es el contrato del artículo 28 del Reglamento de Protección de Datos, el que pide la gestoría cuando revisa con quién se comparten los datos. El articulado no lo hemos escrito nosotros: son las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, aprobadas para esto precisamente, que no se pueden modificar. Lo que va relleno son los anexos: qué datos se tratan en cada módulo, con qué medidas y con qué proveedores, incluidos los de fuera de Europa y la garantía que ampara esa transferencia. También está publicado en la web para quien quiera leerlo antes de contratar.

Describir un presupuesto con IA traduce también el texto largo

Al describir o traducir un presupuesto, las descripciones largas de capítulos y partidas se quedaban en el idioma original.

Se traducían los títulos y no el cuerpo, que es justo donde está el detalle que el cliente lee. Ahora entra todo, y cabe un presupuesto entero sin quedarse a medias.

Duplicar un presupuesto sin perder el cursor

En la ventana de duplicar, el cursor se salía del campo a cada letra que se escribía.

Escribir el nombre del presupuesto nuevo era imposible: había que volver a pulsar dentro del campo después de cada letra.

La gestoría vuelve a entrar en Contabilidad

Tras el cambio de permisos del menú, quien tenía acceso sólo a la contabilidad de una sociedad dejó de ver el módulo.

El acceso a Contabilidad no se da como los demás permisos, sino sociedad por sociedad, y el filtro nuevo del menú no lo sabía. Corregido el mismo día.

El IVA de la certificación sale del cliente y de la obra

Al certificar, el tipo de IVA se propone según lo que tenga puesto el cliente o la obra, y se dice de dónde sale.

Una comunidad en rehabilitación no lleva el mismo IVA que una obra nueva, y poner el tipo a mano en cada certificación es una equivocación esperando a ocurrir. Se sigue pudiendo cambiar: lo que cambia es que ahora viene bien por defecto.

Los contactos de la obra, dentro de la obra

La ficha de la obra tiene pestaña de contactos: los generales del cliente y los que sólo pintan en esa obra, con su teléfono y su correo a un clic.

El administrador de la finca, el presidente de la comunidad o el aparejador son contactos del cliente que sólo valen para una de sus obras. Antes había que salir de la obra, abrir el cliente y adivinar cuál era.

Cada uno elige qué correos quiere recibir

Los avisos por correo se encienden y se apagan en dos niveles: para toda la empresa en Configuración y para cada persona en Mi perfil.

Un correo por cada cosa que pasa acaba consiguiendo lo contrario de informar: la bandeja se llena, se dejan de leer y el aviso importante se pierde entre los demás. Ahora la empresa puede apagar un aviso para todos y, aunque esté encendido, cada persona puede quitárselo sin tocar el de sus compañeros. El primero que se puede elegir es el de mensajes de chat y de soporte. Lo que no se ha apagado a propósito se sigue recibiendo, así que nadie se queda sin enterarse por no haber pasado por la pantalla.

Cada persona ve del menú exactamente lo que se le ha dado

Cada apartado del menú pide su permiso, un módulo sólo aparece si hay algo dentro que esa persona pueda abrir, y la pantalla de permisos enseña todos los concedidos.

Dar acceso a la gestoría o a un encargado tenía truco: se marcaban unos permisos y el menú seguía enseñando áreas enteras que no se habían tocado. Ahora quien sólo tiene las facturas de proveedor ve eso y nada más, y escribir la dirección a mano en el navegador tampoco abre lo que no se le ha dado. La lista de permisos enseña también los que venían concedidos de la invitación, para poder quitarlos. Y las tareas sin asignar llegan sólo a quien le incumben: al encargado de obra ya no le aparece el cierre del trimestre.

La subcuenta, con sus diez dígitos en el asiento, el diario y el mayor

Se elige y se enseña el código completo —cuenta y auxiliar, 5700000001—, se busca por código entero o por nombre, y el balance por tercero separa de verdad cada cliente y proveedor.

Así se contabiliza en cualquier programa de España y así se lee un asiento impreso. Enseñar sólo la parte del auxiliar hacía que dos subcuentas que acaban igual —la caja y un cliente, las dos en 0000001— se confundieran al teclear, y el mayor mostraba «570» sin decir cuál. Ahora el código completo manda en las tres pantallas. Y el balance por tercero suma apunte a apunte de cada uno: un cliente que a veces actúa como proveedor tiene sus dos subcuentas, y buscando su NIF salen las dos juntas.

Trae tu contabilidad de otro programa, asiento por asiento

Los ejercicios anteriores se importan desde un fichero con una fila por apunte y la subcuenta completa, y se comprueban antes de grabar nada.

Cambiar de programa a mitad de camino suele obligar a elegir entre empezar de cero o arrastrar dos contabilidades en paralelo. Ahora los ejercicios que ya llevabas se traen enteros: cada asiento tiene que cuadrar, cada subcuenta tiene que existir y cada fecha tiene que caer en su ejercicio, y si algo no encaja se dice fila por fila antes de grabar. Se conserva tu numeración cuando se puede, se entienden fechas y importes como salen de cualquier programa español, y los ejercicios cerrados entran contabilizados, no como borradores a repasar.

Tareas en el móvil, con el texto entero

El título y el detalle de cada tarea se leen completos en varias líneas, y el botón de borrar sólo sale a quien puede borrarla.

En la pantalla del móvil la descripción se quedaba en unas pocas letras, que es tanto como no tenerla: había que abrir cada tarea para saber de qué iba. Ahora se lee en la lista. Y borrar deja de ser ambiguo: una tarea la borra quien la escribió o un administrador, a los demás no se les ofrece el botón, y si por lo que sea no se borra se dice en lugar de cerrarse como si nada.

Mueve las obras con el ratón y mira el mes por días

En la carga de obras se arrastra una obra para cambiarle las fechas, se estira desde un borde para alargarla y se pulsa un mes para abrirlo día a día.

Cuando entra una obra nueva la pregunta es qué se puede correr para que quepa, y eso se contesta probando. Mientras arrastras, la carga de cada mes y el aviso de plantilla se recalculan con las fechas nuevas, así que ves en el momento si mover una obra quita el exceso de septiembre o lo pasa a octubre. Se guarda al soltar, con un botón de deshacer en vez de un «¿seguro?» que acaba contestándose sin leer. Abrir un mes lo pinta con sus días y los fines de semana sombreados, sin perder de vista los meses de al lado.

Cobros a cuenta dentro de la obra

Una pestaña en la ficha de la obra para apuntar las entregas a cuenta del cliente, con fecha, importe y notas, y marcarlas como cobradas.

En una reforma el cliente va pagando mientras avanza la obra, y esas entregas acababan en una libreta o en la memoria de alguien. Ahora están junto a las facturas de la obra, con lo previsto, lo cobrado y lo pendiente arriba, y avisa de las que ya han pasado de fecha sin cobrarse. La fecha acordada no se pisa al marcarla cobrada: queda aparte cuándo se cobró de verdad, que es lo que dice si el cliente paga cuando dijo.

El bono de IA avisa a tiempo y se amplía desde donde se gasta

Cuando queda menos del 20 % del bono sale un aviso, y tanto ahí como al agotarse se puede contratar otro sin salir de la pantalla en la que estás.

Enterarse de que se ha acabado el bono en mitad de un presupuesto, con un mensaje de error y sin saber qué hacer, es la peor forma de enterarse. Ahora el aviso llega con margen —en la barra de arriba, en cada uso, en el cuadro de mandos y en Mi perfil—, y todos llevan el botón de contratar. Al pagar vuelves a la misma pantalla con el saldo ya actualizado, para seguir donde lo dejaste.

La carga de obras sólo avisa cuando de verdad te pasas de plantilla

El aviso y el número de cada mes se calculan con la gente que hay trabajando cada día, no con la altura del dibujo.

Una obra larga que empezaba en la semana más cargada hacía que el diagrama marcase exceso de plantilla meses después, cuando no lo había. Un aviso que salta de más enseña a no hacerle caso, y el día que es cierto tampoco se mira. Ahora avisa sólo en los meses en los que se juntan más personas de las que tienes, y lo que queda por debajo de la raya se pinta como lo que es: puestos que no tienes.

Carga de obras: cuánta gente tienes comprometida cada mes

Cada obra es un bloque tan ancho como lo que dura y tan alto como la gente que se lleva, apilados sobre tu plantilla.

Un Gantt dice cuándo, pero no si te cabe: todas las filas miden lo mismo. Aquí la altura son personas, así que se ve de un vistazo el mes en el que te has comprometido a más obra de la que puedes hacer, que es la pregunta de verdad cuando te ofrecen la siguiente. Basta con apuntar en cada obra cuántos operarios prevés y sus fechas; las que aún no las tienen salen arriba con un acceso directo a su ficha, en vez de dejar la pantalla en blanco.

Presupuestos y facturas, a varias direcciones a la vez

En «Para» caben varias direcciones separadas por comas o espacios, en presupuestos de obra, presupuestos de venta y facturas, también en los envíos en lote.

Mandar el presupuesto al cliente y a su aparejador a la vez es lo normal, y ponerlo en copia no es lo mismo: en copia se entiende que la cosa no va contigo. Ahora los dos van como destinatarios, sin repetir direcciones escritas dos veces.

El extracto para la asesoría, con proveedor y NIF

Las facturas que lee la IA sin dar de alta al proveedor salen en el extracto con el nombre y el NIF leídos de la propia factura.

La gracia de echar las facturas y que se lean solas es no tener que crear una ficha por cada proveedor. Pero el extracto buscaba el nombre y el NIF en esa ficha que no existe, y salía sin ellos: un fichero para la gestoría sin proveedor ni NIF no le sirve de nada. Ahora lleva lo que pone la factura.

Los correos de la empresa salen desde su cuenta y con su nombre

Cada persona envía desde su cuenta si la tiene y, si no, desde la de la empresa; los avisos automáticos, siempre desde la de la empresa. Y ya se puede dar de alta una segunda dirección de envío.

Una empresa que da de alta dos cuentas y asigna cada una a su dueño se encontraba con que los avisos automáticos no tenían desde dónde salir. Ahora la regla es una y se entiende, y el nombre visible sólo viaja cuando la cuenta es de quien escribe: nadie firma un correo con el nombre de un compañero.

El acceso del trabajador, también como icono en iPhone

Añadir a la pantalla de inicio el enlace del trabajador crea en iPhone un icono que entra directo, sin pedir usuario ni contraseña.

El trabajador que entra por enlace no tiene contraseña, y en iPhone el icono lo mandaba a la pantalla de acceso de la oficina. Ahora el icono guarda su propio enlace y abre su parte, su obra o su fichaje con un toque, como en Android.

Presupuestos de venta: se imprimen y se mandan por correo

El presupuesto de venta sale en PDF con tu logo y tus colores, se imprime y se envía al cliente con el PDF adjunto, con su historial de envíos.

Hasta ahora un presupuesto de venta era una fila en una lista: no había papel que enseñar ni forma de mandarlo sin salirse del programa. Ahora es el mismo documento el que se imprime y el que viaja adjunto, así que lo que ve el cliente y lo que sale por la impresora no pueden discrepar. El correo va a quien diga la ficha del cliente —él, su representante o los dos— y queda anotado a quién y cuándo se mandó, para no repetir un envío ni dudar de si salió.

Presupuestos, pedidos y albaranes, a pantalla completa

Cada documento tiene su ficha entera: líneas con todo el ancho, datos del cliente a la vista y el total siempre visible abajo.

Antes se editaban en una ventana pequeña y los albaranes ni siquiera se podían abrir para ver qué llevaban dentro. En una ventana de 900 píxeles una descripción de tres frases sale cortada, y el total quedaba al final de la página. Ahora el concepto es una columna de verdad que crece con el texto, los datos que saldrán impresos —razón social, NIF, dirección— se ven antes de mandar nada, y el total y el botón de guardar están fijos abajo. Las líneas de un albarán ya servido no se tocan: el almacén ya contó con ellas.

Del presupuesto a la factura, con un botón

Tres botones en el presupuesto: pasar a pedido, pasar a albarán o pasar a factura. Y los mismos desde el pedido.

El camino completo —presupuesto, pedido, albarán, factura— se recorre entero de una vez, y queda el rastro de los cuatro documentos, que es lo que hay que poder enseñar cuando alguien pregunta de dónde sale una factura. Los pasos que descuentan almacén lo avisan antes, en mayúsculas. Si el presupuesto es de servicios, sin artículos, el almacén ni se entera.

Anular un albarán devuelve el stock

Al anular un albarán vuelve al almacén exactamente lo que salió, y su pedido vuelve a quedar pendiente de servir.

El estado «anulado» existía pero no deshacía nada: el papel quedaba anulado y las unidades seguían descontadas. Se devuelve lo que se movió de verdad, no lo que digan las líneas hoy, y quedan las dos anotaciones —la salida y la devolución— porque el histórico tiene que contar que pasaron las dos cosas. Un albarán ya facturado no se anula: primero se resuelve la factura.

El número de cada documento, como tú lo quieras

Presupuestos, pedidos y albaranes de venta y de compra usan el prefijo, el separador, el año y los dígitos que configures.

Salían con un número corrido —1, 2, 3— mientras los presupuestos de obra ya usaban el formato de la casa. Ahora comparten separador, año y dígitos, y cada documento lleva su prefijo y su contador propios para que un pedido y un albarán no acaben con el mismo número delante del cliente. Se ajusta en Configuración › Presupuestos, con la vista previa del próximo número al lado. Y si un documento antiguo trae un número que no toca, se corrige a mano desde su ficha.

Cada persona envía desde su propia dirección

Se pueden dar de alta varias direcciones de envío y decir de quién es cada una: cada persona manda desde la suya sin elegir nada.

Con una sola dirección dada de alta no había forma de añadir la segunda ni de asignar la que había, así que todos los correos salían igual aunque los mandara otra persona. Ahora se añaden las que hagan falta y se asigna cada una a quien corresponda. Conviene dejar una sin asignar: es la que se usa para los avisos automáticos, que no salen de nadie en concreto.

Qué funciones ve cada persona en el móvil

Además de por empresa, ahora se recortan las funciones de las apps persona a persona.

Dos encargados no hacen lo mismo aunque tengan el mismo perfil. Se elige a quién y se le dejan a la vista solo los apartados que usa, sin tocar lo que ven los demás.

Los iconos de cada app los eliges tú

Desde Configuración se decide qué iconos aparecen en la app del técnico y en la del gerente.

Cada empresa trabaja distinto: al que solo hace partes le sobra medio menú, y buscar entre iconos que no usa cuesta tiempo en obra. Se marcan los que hacen falta y desaparece el resto.

Un segundo administrador

Ya se puede nombrar a otra persona administradora de la cuenta.

Tener un solo administrador es un problema el día que se va de vacaciones o deja la empresa: nadie más puede dar de alta a un compañero ni cambiar la configuración.

Una factura pagada por su vencimiento deja de salir como pendiente

Las facturas de proveedor cuyos vencimientos están pagados ya no aparecen en la lista de pendientes.

Quien paga por vencimientos veía facturas ya saldadas en la lista de lo que debe, y eso obliga a comprobar una por una para saber qué queda de verdad.

El presupuesto sin precios, para llevar a la obra

Se imprime el mismo presupuesto con las mediciones y sin un solo importe.

Es el papel que se le da al encargado o al industrial: lleva qué hay que hacer y cuánto hay de cada cosa, sin enseñar lo que se cobra ni lo que cuesta. Antes había que tachar los precios a mano o montar otro documento aparte.

Las tareas repartidas llegan al móvil del trabajador

Lo que se asigna a una persona aparece en su móvil, donde lo va a ver.

Repartir el trabajo no sirve de nada si quien lo tiene que hacer no lo ve hasta volver a la oficina.

Dar un correo por resuelto, y que se sepa quién fue

En la bandeja compartida se marca un correo como resuelto y queda anotado quién lo dio por cerrado y cuándo.

En un buzón que mira más de una persona, lo peor es no saber si alguien se ha ocupado ya. Sin esa marca, o se contesta dos veces o no contesta nadie.

Quién lleva la contabilidad de cada sociedad

Una pantalla para decir qué persona se ocupa de cada sociedad y con qué permisos.

Cuando hay varias sociedades y varias manos, hace falta poder decir quién entra a qué sin dar acceso a todo.

El estado de mediciones se importa tal cual viene

Al importar mediciones desde Excel se respeta el desglose línea a línea, con sus dimensiones.

Si el desglose se pierde en la importación hay que rehacerlo a mano, que es justo el trabajo que se quería evitar.

Contrata desde dentro lo que aún no tienes

El catálogo completo dentro del programa, con tres formas de pagarlo: un mes suelto, el año a plazos o el año de una vez.

Hasta ahora había que escribir para añadir un módulo. Ahora se ve qué hace cada uno, cuánto cuesta y se contrata en el momento; si ya tienes una cuota en marcha, se suma a la que ya pagas en lugar de abrir un cobro aparte.

Grupo de Empresa

Tus sociedades como una sola: facturación, resultado, tesorería y activo del grupo, sin contar dos veces lo que se venden entre ellas.

Quien tiene varias sociedades acaba sumándolas en una hoja aparte cada trimestre, y ahí es donde se cuelan las ventas internas contadas dos veces. La rejilla de operaciones entre sociedades avisa cuando las dos partes no declaran lo mismo. Vale también para sociedades que no lleves aquí.

De quién es cada tarea

Cada tarea tiene dueño, y hay una vista para verlas todas juntas, filtrar por persona y ordenarlas.

Una lista común donde todo es de todos acaba siendo de nadie. Con dueño se sabe a quién preguntar, y quien manda ve de un vistazo cómo está repartido el trabajo.

La factura emitida por la API sale con su PDF

Las facturas creadas desde otro programa se generan ya con el PDF y su enlace público.

Una factura sin PDF obliga a entrar a buscarla para poder mandarla, que es justo lo contrario de lo que se pide al emitirla desde fuera.

Tus tareas del día, en el Dashboard

Un bloque nuevo con lo que te toca hoy y lo que llevas vencido, tuyo y solo tuyo, con enlace directo a cada cosa.

La bandeja de Tareas Personales ya reunía lo pendiente de todo el programa —cobros, presupuestos sin respuesta, carnets que caducan, visitas—, pero había que ir a buscarla. Ahora lo que apremia se ve al entrar, sin abrir nada. Es un bloque más del cuadro de mandos: se mueve, se ensancha y se quita desde Personalizar. Para que a cada persona le llegue lo suyo hay que decir en Reglas quién se ocupa de cada tipo de aviso; sin ese reparto las tareas nacen sin dueño y el bloque sale vacío.

Tus tareas, en Google Calendar

Una dirección personal que se pega en Google Calendar, en Outlook o en el iPhone y deja tus tareas a la vista en el calendario de siempre.

Se añade una vez desde el ordenador y a partir de ahí aparece también en el móvil y se actualiza sola. Va en un sentido: el calendario refleja lo que hay aquí, y lo que se escriba directamente en Google no vuelve. Las tareas del CRM llevan su hora concertada, así que una llamada a las nueve y media ocupa ese hueco de la agenda; los vencimientos entran como día completo y no pintan la jornada como ocupada. La dirección es personal, no pide contraseña a quien la tenga y por eso se puede renovar en un clic si se comparte por error. Va dentro de Tareas Personales.

Saber si la factura llegó, desde el propio listado

Cada factura emitida enseña su último envío con tres estados: Entregado, Enviado y Rebotó.

«¿Le llegó?» se respondía mirando otra pantalla, o no se respondía. Entregado quiere decir que lo confirmó el buzón de destino; Enviado, solo que el proveedor de correo lo aceptó, que no es lo mismo y hasta ahora se confundían. Hay un botón para volver a preguntar por las que sigan en Enviado. De un envío antiguo puede no quedar rastro, y entonces se dice «sin rastro» en vez de dar por bueno lo que no consta.

Copia en tu buzón de lo que envías

Cada cuenta de envío puede recibir una copia oculta de lo que manda, para tenerlo también en su correo de siempre.

Quien manda presupuestos y facturas desde el programa quiere verlos después en sus Enviados, fuera del ERP. Se activa por cuenta y no por empresa, así que cada persona decide sobre su propio buzón. La copia no se manda si esa dirección ya iba como destinatario o en copia, para no recibir dos veces el mismo correo.

La certificación llega con su PDF

El correo de «Enviar al cliente» adjunta de verdad la certificación, y sale con la imagen de tu empresa en vez de con la de la plataforma.

El mensaje decía «adjuntamos la certificación» y llegaba sin adjunto y sin enlace de descarga, así que quien lo recibía tenía que pedirlo por teléfono. Ahora va el documento firmado desde el almacén privado, sin dejar copias públicas de la certificación ni de su factura. Además usaba la plantilla de los avisos internos: al promotor le llegaba algo con pinta de mensaje de la plataforma en lugar de un documento de su constructora, y por la noche se retenía hasta el día siguiente. Ahora lleva el logotipo y los datos de quien la emite, con el número de cuenta cuando ya hay factura.

Representantes de clientes

El administrador de fincas o el gestor que representa a un cliente pasa a tener ficha propia, con su correo, su teléfono y su comisión.

Antes era un campo de texto libre y pasaba lo previsible: la misma persona escrita de tres maneras, sin forma de filtrar por ella ni de escribirle. Ahora en la ficha del cliente se elige el representante y se dice a quién van los correos, al cliente, al representante o a los dos, y presupuestos y facturas salen solos a quien toque. Los duplicados se pueden fusionar: los clientes pasan de un nombre al otro y el que queda vacío se desactiva sin borrarse, para que no desaparezca de lo ya impreso.

Cada persona envía desde su propia cuenta

Una empresa puede tener varias cuentas de correo y cada usuario manda desde la suya, sin elegir nada en cada envío.

La cuenta general y la de cada persona dejan de compartir remitente. Se asigna una vez y todo lo que esa persona envía sale de ahí, con lo que no hay una docena de pantallas donde equivocarse de cuenta por despiste. En la pestaña de enviados se ve quién mandó qué.

Emitir facturas desde otro programa

La interfaz para integraciones ya permite crear facturas, con un permiso propio y un modo de prueba.

Hasta ahora solo dejaba consultar. Emitir exige una clave con ese permiso concreto: una de solo lectura no factura por mucho que acierte la dirección. Y un reintento devuelve la misma factura en lugar de una segunda, así que un corte de red al otro lado no puede numerar dos veces el mismo cobro. El modo de prueba permite ensayar la integración sin emitir nada.

Resumen de IVA con filtro de fechas y bajada a Excel

Las dos pestañas del resumen se filtran por fechas, con botones de trimestre, y se bajan a Excel.

Este libro se mira para presentar el 303, que es trimestral, así que teclear las mismas dos fechas una y otra vez sobraba. Los botones solo rellenan esas fechas, de modo que quien necesite un mes suelto escribe las suyas encima. Los totales del pie y el Excel salen de lo filtrado y no del año entero: un pie que sumara algo distinto de lo que enseña la tabla acabaría copiado en una declaración.

Los descuentos se certifican en negativo

Una partida negativa certificada al cien por cien ya sale con su importe, y no a cero.

Un descuento pactado con el cliente es una partida en negativo. Al certificarla, la pantalla la recortaba a cero y el subtotal del capítulo la ignoraba, de modo que el cliente acababa pagando el descuento que se le había prometido. Ahora el signo lo marca la partida: en una positiva el importe no baja de cero y en una negativa no sube por encima. El desglose del aviso agrupa además igual que el PDF, para que cuadren a la vista.

Anticipos al trabajador en la nómina

Una casilla marca el anticipo ya entregado, que se resta del líquido a pagar y aparece en el asiento contable.

Los adelantos se daban y luego había que acordarse al pagar. Ahora se descuenta del líquido, porque ese dinero ya se entregó, pero no del coste de empresa, que ha sido el mismo solo que cobrado antes. Al contabilizar aparece en su cuenta de anticipos de remuneraciones, sin apuntes a mano.

Elegir el número al duplicar un presupuesto

Al duplicar se puede conservar el número del original con una letra detrás, en vez de gastar el siguiente de la serie.

Duplicar servía para dos cosas y solo sabía hacer una. Si empiezas un presupuesto nuevo aprovechando otro, el correlativo del sistema es lo correcto. Si lo que haces es una versión porque el cliente pidió cambios, lo suyo es guardar el que ya mandaste y hacer otro con el mismo número y una letra detrás. Gastar un correlativo ahí deja un hueco en la serie que luego hay que explicar.

El PDF ya no imprime el título viejo

Al cambiar el título de un presupuesto, el documento impreso se actualiza en vez de seguir sacando el anterior.

Quien duplicaba un presupuesto y le cambiaba el nombre veía el nuevo en pantalla y el viejo en el PDF, con el «— Copia» incluido. El documento imprime el título traducido, y eso es a propósito: el otro es el nombre de trabajo con el que se busca en todo el programa. Lo que faltaba es que esa traducción se refrescara al cambiar el texto de partida.

Enviar facturas a varios clientes de una vez

Se seleccionan las facturas del mes, sean de quien sean, y sale un correo por cliente con sus facturas adjuntas.

Antes había que hacerlo cliente por cliente: si seleccionabas facturas de varios, el programa se plantaba. A fin de mes eso significa filtrar veinte veces a mano. Ahora agrupa solo, y antes de mandar nada enseña un bloque por cliente con sus facturas, su importe y su dirección de correo, que se puede corregir ahí mismo. A quien no tenga correo en su ficha se le marca en rojo y no se envía nada hasta resolverlo: un envío que dice «correcto» y ha dejado fuera a tres sin avisar es peor que uno que no sale. Y si un correo rebota, los demás siguen su camino.

Periodicidad cuatrimestral en los contratos

Cada cuatro meses —tres visitas al año— ya se puede elegir tanto para el trabajo como para la facturación, y también en los conceptos recurrentes.

Es de las periodicidades más habituales en mantenimiento y no estaba. Al añadirla se repasó de paso el cálculo de la fecha siguiente: ahora conoce las nueve periodicidades y, si se encuentra una que no reconoce, avisa en vez de dar por hecho que es mensual. Ninguna factura salió mal por esto —los contratos existentes usan todos periodicidades que ya se calculaban bien—, pero era cuestión de tiempo. Y el impreso del parte, que hasta ahora daba por anual todo lo que no fuera mensual o trimestral, ya dice el periodo real.

Los botones llevan icono

Cada botón lleva un dibujo del color de su propio texto, y la misma acción lleva siempre el mismo en toda la aplicación.

En una barra con seis acciones, el icono es lo que separa «Enviar ahora» de «Programar» sin tener que leer las dos. Guardar es siempre el mismo guardar, borrar siempre el mismo borrar: se aprende una vez y sirve en todas las pantallas. Van cerca de mil quinientos botones y siguen los demás; los que aún no lo llevan no cambian de sitio ni de comportamiento.

La ficha de cliente ya no corta los nombres largos

La razón social ocupa la fila entera y la dirección dos columnas, en vez de repartir el ancho a partes iguales entre campos que no miden lo mismo.

«Instalaciones Térmicas Alicantinas S.L.» no cabía en un tercio del formulario y se veía cortada a media palabra, que da la sensación de que no se ha guardado entera. El código postal, en cambio, son cinco cifras y ocupaba lo mismo. De paso el formulario se estrecha bien en tableta y en móvil: antes mantenía tres columnas y las aplastaba.

Rappel: cuánto lleva cada cliente y cuánto le falta

Acuerdos de rappel por tramos, con el acumulado de cada cliente siempre a la vista y la liquidación anual que genera el abono en borrador.

Un rappel no se mira en enero, cuando toca pagarlo: se mira en septiembre, cuando el comercial le enseña al cliente que le faltan doce mil euros para saltar de tramo. Eso es lo que hace que un rappel sirva para vender y no sólo para pagar. Por eso el acumulado se ve siempre, y no sólo al cerrar el año. Al montar el acuerdo se elige si el porcentaje se aplica al total o sólo al exceso, con el ejemplo delante: sobre las mismas compras, uno da 4.500 € y el otro 3.500 €.

Un solo libro de movimientos de almacén

Las entradas y salidas de material se apuntan todas en el mismo sitio, con un vocabulario único y el signo obligado por la propia base: entradas en positivo, salidas en negativo.

Antes había dos libros según por qué pantalla se entrase. La cantidad de cada artículo salía bien —era una sola— pero el historial estaba partido en dos mitades, y quien intentaba cuadrar un inventario encontraba el número correcto sin poder explicar de dónde venía. Ahora la historia es una, y sumar el libro tiene sentido porque el signo ya no se puede equivocar.

El ajuste de existencias a mano ya funciona

Corregir a mano el stock de un producto —lo que se hace después de un recuento— guarda el movimiento como ajuste positivo o negativo según el signo.

Ese botón fallaba siempre, desde el primer día, por un valor que la base no aceptaba. No se perdió ningún dato, pero tampoco se podía ajustar nada: había que apañarlo con una entrada o una salida falsa, que es justo lo que un libro de almacén no debería tener.

El NIF del cliente, antes de que la factura salga

Al emitir, la factura recoge de la ficha del cliente lo que le falte, y si no hay NIF por ninguna parte avisa antes de numerarla.

Los datos del cliente se copian a la factura al elegirlo, y ahí se congelan: si el cliente cambia de nombre en marzo, la factura de enero sigue diciendo el nombre de enero, que es lo correcto. El problema era el hueco: una factura emitida sin NIF lo arrastra al libro de IVA, y de ahí al 303 y al 347, donde se descubre tarde. Ahora se rellena en el último momento en que aún se puede, se avisa cuando no hay de dónde sacarlo —sin bloquear, que hay facturas simplificadas— y si una salió mal, se corrige desde la propia factura con un botón.

Estado de mediciones: de dónde sale cada cantidad

Cada partida puede desglosarse línea a línea —descripción, nº, largo, ancho y alto—, y ese desglose entra desde el BC3, sale impreso bajo su partida y se abre en la certificación.

Es lo que se discute de verdad en obra: nadie pelea el precio unitario, se pelea la cantidad. Hasta ahora un presupuesto salía con un total pelado y la justificación estaba en la cabeza de quien midió; si venía de un BC3 de otro programa, el desglose que traía se aplastaba a un número al importarlo. Ahora quien firma una certificación ve de qué estancias o tramos sale lo que está aprobando.

Cuadros de precios nº 1 y nº 2

Los dos documentos que cualquier proyecto da por supuestos: el nº 1 con el importe en cifra y en letra, el nº 2 descompuesto por mano de obra, maquinaria, material y medios auxiliares.

Sin ellos no se entrega un proyecto, y quien los necesitaba los rehacía en una hoja aparte cada vez. El importe en letra no es un adorno: si la cifra y la letra no coinciden, en obra vale la letra, y por eso el conversor tiene su propia batería de pruebas con los casos que todo el mundo falla —cien y no ciento, veintiún y no veintiuno, un millón de euros pero dos millones quinientos mil.

Pliego de condiciones por partida

Un campo técnico separado de la descripción comercial, que se puede redactar con IA a partir del descompuesto y las mediciones reales de esa partida.

La descripción la lee el cliente y va en la oferta; el pliego es técnico, largo y va en el documento de proyecto. Tenerlos en el mismo sitio obligaba a elegir entre vender o especificar. Se redacta con lo que la partida tiene de verdad, no con un texto de catálogo, insiste en el criterio de medición —que es lo que se acaba discutiendo— y tiene prohibido citar normativa de la que no esté seguro: un pliego con un artículo inventado es peor que uno sin referencias.

El BC3 que sale ya lo abre Presto

Exportador FIEBDC-3 conforme a la especificación, con el árbol, la medición desglosada y los textos donde el estándar dice que van.

El anterior era un formato parecido pero propio: sólo lo leía nuestro importador. Quien exportaba creyendo que se llevaba su trabajo a Presto, CYPE o Arquímedes se encontraba con un fichero que no abría. Ahora se comprueba a la inversa, releyendo lo exportado con el mismo lector estándar que usan esos programas. Es el miedo de todo el que se muda: quedarse encerrado.

Mudarse con años de trabajo detrás

Se sueltan todos los .bc3 de golpe, se leen y se resumen antes de crear nada, y las obras a medias entran con una certificación de corte que recoge lo ya certificado en el otro programa.

Quien cambia de programa llega con carpetas de años y una obra empezada. Importar cuarenta obras a ciegas y ver el resultado después es la forma segura de perder a alguien en su primera tarde. Y sin la certificación de corte, la primera certificación de una obra migrada cobraba de golpe todo lo ya cobrado, porque el período se calcula como acumulado menos anterior y el anterior era cero.

Del plano al presupuesto sin inventar un metro

Camino directo del plano al presupuesto donde cada cantidad llega con su línea de medición diciendo de qué estancia o de qué capa sale, y con capas que restan para los huecos de una fachada.

La IA sigue estando para lo que hace bien, redactar y organizar, pero un estado de mediciones inventado es peor que ninguno. Una fachada se mide como paño bruto menos huecos, y eso se restaba a mano perdiendo la traza de por qué el número era ése: ahora la resta queda impresa —86,4 de paño, −12,3 de huecos, 74,1 netos.

Contar sólo una parte de la hoja

Dos clics en las esquinas y se mide sólo lo que hay dentro del encuadre, con el aviso en pantalla de que esos números son de un recorte y no de la hoja entera.

Un pliego de proyecto trae la planta, los cuatro alzados y las secciones en la misma hoja y en las mismas capas. Hasta ahora todo caía en el mismo saco: los metros de la planta se sumaban con los del alzado sin que nada lo dijera. Presupuestar media hoja creyendo que es entera es exactamente el fallo que esto viene a resolver.

Expediente: el proyecto que todavía no es obra

Un estado más de la ficha, para los meses de básico, licencia y proyecto de ejecución en los que aún no hay nada construido.

Toda la documentación colgaba de una obra, así que había que inventarse una obra para poder guardar un proyecto básico — que es justo lo que hace que alguien piense que el programa no es para él. Un proyecto que no se llega a construir se queda en expediente y ya está. No son dos fichas: son la misma en dos momentos, y separarlas obligaría a decidir para siempre en cuál vive cada documento.

El reloj de la LOE

Los plazos del artículo 17 contados desde el acta de recepción: un año de acabados, tres de habitabilidad y diez de estructura, con las obras que entran en su último semestre destacadas.

No es un vencimiento administrativo más, y por eso va en su propio bloque y no mezclado con los papeles que hay que renovar: un certificado caducado se renueva, pero de la estructura de una obra entregada se responde diez años, se tenga el papel o no. Si hay recepción con reservas y luego su subsanación, manda la última acta, que es desde cuando cuenta el plazo.

Quién responde de cada documento

Los 117 tipos de documento repartidos por agente —promotor, proyectista, dirección facultativa, coordinador de seguridad, constructor, subcontrata, control técnico— con filtro en la pantalla.

Estaban ordenados por categoría y por fase, pero no por quién firma, así que un técnico veía los TC2 del contratista mezclados con su certificado final y concluía, con razón, que esto no era para él. Hay papeles de dos: el acta de recepción la firman promotor y constructor, el replanteo la dirección con el constructor. Sirve igual al contratista, que hoy ve junto lo que firma él y lo que tiene que exigirle a los demás.

Tu correo sale con tu nombre, y las respuestas te llegan a ti

El remitente visible pasa a ser el de tu empresa, con tu dirección para las respuestas, y quien quiera enviar desde su propio dominio lo da de alta con los registros DNS que hay que pegar.

Es la queja que más se repetía: el cliente final recibía el presupuesto de un remitente que no reconocía y, si contestaba, la respuesta moría en un buzón que no era el tuyo. Hasta que el dominio propio no está firmado y comprobado no se usa — enviar en nombre de un dominio sin la firma alineada hace que lo rechacen y le quema la reputación a quien lo pone.

El correo entrante ya tiene dónde aterrizar

Bandeja dentro del programa con recibidos, enviados, borrados y spam, el hilo completo, los adjuntos y el botón de responder.

Era medio circuito: se enviaba desde el programa y lo que el cliente contestaba se leía en otro sitio, con lo que la conversación quedaba partida entre dos pantallas. La respuesta se engancha al hilo que abrió el cliente, que es lo que evita que a la tercera vuelta nadie sepa de qué se hablaba. Y quien lo prefiera puede seguir recibiendo copia en su buzón de siempre.

La bandeja dice de qué va cada correo antes de abrirlo

De cada correo entrante queda escrito el tipo, un resumen de una línea, la urgencia, si hay que contestar y a qué presupuesto, factura o cliente pertenece.

Una lista de asuntos ya la tiene cualquiera en su correo de siempre, y por eso no se pagaría por otra. Lo que cambia es abrir la bandeja y saber en diez segundos qué hay dentro. Los acuses de recibo y los automáticos no se analizan, que sería tirar el bono, y los correos que vienen firmando en nombre de un dominio ajeno van directos a spam, sin gastar nada en resumirle el cuento a un estafador.

Del correo sale el trabajo, no sólo la etiqueta

Una avería abre tarea de visita —urgente y venciendo hoy si lo es— y un cliente nuevo abre oportunidad en la primera etapa. Con una pestaña de pendientes: lo que espera respuesta y no la ha tenido.

Antes se clasificaba y ahí se quedaba: quien leía la bandeja tenía que copiar a mano lo que había que hacer, que es el trabajo que se quería quitar. Se avisa además de los rebotes de la última semana con el remitente del que salieron — se podían consultar desde hacía tiempo, pero nadie los miraba.

El borrador de respuesta ya está escrito

La respuesta llega redactada en el cuadro, avisando de que la ha escrito una máquina, y lo que no se sabe —una fecha, un precio— queda entre corchetes en vez de inventado.

Ésa es la diferencia entre algo que se revisa en cinco segundos y algo que hay que reescribir entero. Y para la bandeja que comparten varios, reenviar y «me encargo yo»: lo que evita que dos personas contesten lo mismo al mismo cliente.

La factura del proveedor pasa a gastos desde el correo

El PDF que llega se convierte en factura de proveedor con proveedor, CIF, número, fecha, base, IVA y total ya leídos, con un clic y sin duplicar si se pulsa dos veces.

Con un clic y no automático al recibir, a propósito: por ese buzón entra cualquiera, y meter en la contabilidad el PDF de un desconocido sin que nadie lo mire es la puerta de la estafa del falso proveedor. La máquina detecta que es una factura; el clic lo da una persona. Nace pendiente de revisar y con la nota de qué correo salió.

El plano se mide por capas, y esas capas van al presupuesto

Metros lineales y superficie por capa en la revisión del plano, cada una con su casilla, su partida y su unidad, y lo marcado se lleva al presupuesto como medición tomada del CAD.

Es la medición que no daban ni el conteo de bloques ni la superficie por estancia: los metros de tabique, de canalización o de tubería, que es como dibuja un proyectista. El nombre de capa no se interpreta a ciegas —cada estudio nombra a su manera—: se propone una partida y manda lo que escriba el usuario, y esa corrección se recuerda, así que el segundo plano del mismo proyectista llega ya resuelto. Se dice también cuándo no hay nada que aprovechar, que es cuando el plano viene entero en una sola capa.

Traducir el presupuesto, no volver a redactarlo

Las descripciones se traducen en vez de reinterpretarse, lo que venía vacío se queda vacío, y las condiciones y la forma de pago se guardan escritas en cada idioma.

Las descripciones no se traducían porque no llegaban a traducirse: sólo viajaban el nombre y el código, así que lo único que se podía hacer era inventar un texto nuevo a partir del título, y rellenar de paso los capítulos que se habían dejado en blanco a propósito. Las condiciones son otra cosa: un presupuesto es un documento contractual y traducirlo al vuelo haría que dos impresiones del mismo presupuesto dijeran cosas distintas, así que se guardan por idioma. Hay un botón que propone la traducción, pero lo que se imprime es siempre lo que una persona ha leído y aceptado.

Accesos rápidos: fija en el menú lo que usas a diario

Una estrella en cualquier entrada del menú la fija arriba del todo, y esa lista no cambia al cambiar de módulo.

El menú está organizado por módulos, que es como se contrata, pero no es como se trabaja: quien lleva la administración salta todo el día entre facturas, cobros y partes, y el menú los tiene en tres sitios. Se guardan en tu ficha, así que los encuentras también desde otro ordenador, y son tuyos: lo que usa el jefe de obra no es lo que usa administración.

PlanosIA sabe dónde está la obra

Provincia, zona climática del CTE y aislamiento por época constructiva, en climatización, calefacción, aerotermia y solar.

Se usaban los mismos vatios por metro para toda España, de Cádiz a Burgos. Entre esas dos la demanda de calefacción se dobla, y la producción solar cambia un 45 % del norte al sur: el pre-dimensionado salía redondo porque faltaba la variable que más manda.

Presupuestos sin plano

Escribes las estancias y sus metros, o arrancas de una vivienda tipo, y funcionan los quince oficios igual que con un DWG.

Mucha reforma se presupuesta sin plano: se va, se mide con el láser y se apunta. Hasta ahora eso dejaba el módulo entero fuera de alcance.

Tres oficios más: alarmas, CCTV y residuos

Alarma de intrusión con sus grados y zonas, videovigilancia con los terabytes de disco, y los RCD de la demolición.

Los residuos son la partida que siempre se paga y siempre se olvida: la ley obliga a separarlos y entregarlos a gestor, y muchos ayuntamientos piden fianza por tonelada para dar la licencia.

Punto de recarga de vehículo en el eléctrico

Circuito propio con su diferencial exclusivo, potencia elegible y metros hasta el cuadro.

En una reforma se pide casi siempre y no estaba. Además avisa de que con 7,4 kW no cabe todo a la vez: o entra el sistema de protección de la línea, o aparece al final una ampliación de potencia que descuadra el presupuesto.

Vaciar el banco de precios sin ir de 50 en 50

Un botón quita de golpe todos los artículos de un proveedor o de un filtro, y otro vacía el catálogo entero.

Un catálogo importado que no sirve puede tener cincuenta mil artículos y mil páginas: quitarlo a mano era imposible. Y como el borrado siempre fue reversible, ahora un aviso dice cuántos hay quitados y los devuelve.

La columna de descuento desaparece si no hay ninguno

En facturas y presupuestos, si ninguna línea lleva descuento, esa columna deja de imprimirse.

Una columna repitiendo «0 %» se come el ancho de la descripción, que es lo que el cliente lee, e invita a buscar un descuento que no existe.

El número de cuenta, detrás de la forma de pago

En los seis modelos de impresión el orden pasa a ser forma de pago, número de cuenta y después las condiciones.

El IBAN es la continuación de «cuándo se paga», no un apéndice tras el texto legal: quien acaba de leer «50 % al inicio» lo siguiente que busca es dónde ingresarlo.

Facturar una certificación la deja emitida

Y cuando se cobra su factura, la certificación pasa a cobrada sola.

Facturar dejaba el estado quieto, así que una certificación ya facturada seguía ofreciendo «Facturar» e invitando a duplicarla. El resto del recorrido era inalcanzable.

Borrar la descomposición de una partida ya borra

Quitar elementos y guardar deja de duplicarlos.

El margen no cabía en su columna cuando la venta quedaba muy por debajo del coste, la base de datos cancelaba el borrado y el programa insertaba encima sin mirar. Resultado: lo borrado volvía, multiplicado.

Qué hacer con un abono

Compensarlo contra otra factura del mismo cliente, o devolver el dinero con su asiento. O las dos cosas a partes.

Una factura negativa no se «cobra», y el recuadro de cobros no dejaba hacer nada con ella: proponía importe cero. Compensar no mueve tesorería —el cliente simplemente debe menos—; devolver sí, y genera el apunte espejo de un cobro.

Documentos en la ficha de la obra

Una pestaña para subir planos, licencias o actas, con los adjuntos de sus presupuestos a la vista.

Los documentos de los presupuestos se enseñan con su enlace, no se copian: dos copias del mismo archivo son dos verdades y nadie sabe cuál mirar.

El impreso del correo, elegible al imprimir

El PDF que recibe el cliente se añade a los modelos de impresión, con dirección de obra y numeración de páginas.

Era un generador distinto del de imprimir, así que lo que se enviaba no estaba entre lo que se podía sacar por impresora. Y el número de página importa en un documento que se firma: quien lo recibe necesita saber que no le falta ninguna hoja.

Cobrada arriba y pendiente abajo, ya no

Si no hay cobros registrados pero la factura está marcada como cobrada, manda esa marca.

Eran dos mecanismos que nunca se habían presentado: la marca manual no llegaba a contabilidad y el recuadro de vencimientos no la miraba. La misma pantalla decía las dos cosas.

Certificaciones que no se abrían

Volvían «no encontrada» desde el día anterior.

Corregido el mismo día. Y de paso, ahora avisamos solos cuando una consulta rompe, en vez de esperar a que lo escriba un cliente.

El desplegable de personal salía vacío

En el planning no se podía asignar a nadie.

Certificaciones legibles al imprimir

Con el código de cada capítulo, una cabecera por presupuesto y numeración de páginas de verdad.

Una certificación puede recoger varios presupuestos y las partidas salían seguidas, sin nada que dijera dónde acababa uno. Y los títulos de capítulo eran ilegibles al imprimir con fondos: blancos sobre oscuro, pero el estilo forzaba todo el texto a negro.

Contratos con su presupuesto dentro

El contrato enlaza un presupuesto: sus importes rellenan el texto, los porcentajes se calculan solos y el desglose se imprime como anexo.

El importe se tecleaba a mano, así que un cambio en el presupuesto no llegaba al contrato y nadie se enteraba hasta tener las cifras descuadradas delante del cliente. Ahora «el 30 % a la firma» se escribe una vez y sale en euros.

La impresión de contratos, rehecha

Párrafos justificados, cláusulas que no quedan huérfanas al pie, numeración de páginas y las dos firmas enfrentadas.

Y una variable sin rellenar se imprime como el hueco que es, para completar a mano, en vez de enseñar sus llaves delante del cliente.

Soporte para clientes que no viven en presupuestaIA

Se les puede atender sin que tengan que entrar en el programa.

El parte de trabajo cuenta lo que se ha gastado

Material, mano de obra por persona y desplazamientos, con su coste, su precio y el margen del parte.

El material que apuntaba el técnico no llegaba a ningún cálculo: se sabía lo que se facturaba, no lo que se ganaba. Ahora el parte enseña coste, venta y margen en la misma pantalla en la que se rellena.

El material presupuestado se lleva al parte

Se trae entero o a trozos, con el saldo de lo presupuestado, lo ya puesto y lo que queda.

Instalar es ir gastando lo que se vendió. Lo que se pasa de la medición entra marcado como exceso, que es la desviación por la que se pierde dinero en una instalación.

Garantías: por fin se sabe lo que cuestan

Un parte puede marcarse como garantía, contrato, cortesía o interno: el coste se registra igual y lo que se cobra es cero.

Con un simple «facturable sí o no» las tres cosas eran iguales y el coste desaparecía. Ahora hay una pantalla con el coste del periodo y de dónde viene: fabricante, cliente, modelo, técnico o motivo. Y avisa de lo que asume el fabricante y nadie ha reclamado.

Dos estados en el parte: el del trabajo y el de la oficina

Resuelto, pendiente de volver o de material por un lado; pendiente de revisión o de facturar por otro.

«Finalizado» y «revisado» no son fases del mismo proceso: lo primero lo decide el técnico en la instalación y lo segundo la oficina tres días después. Con una sola columna había que elegir cuál de las dos verdades se contaba.

Lo que queda pendiente deja de vivir en un texto

De «pendiente de volver» sale la visita, de «pendiente de material» la necesidad, y todo se ve en una lista con los días que lleva abierto.

Antes esa frase se guardaba y ahí acababa: quien tenía que volver se enteraba si alguien abría el parte. Ahora aparece solo, y lo que lleva más de quince días esperando se marca.

El parte de obra ya se puede firmar

Firma del cliente con el dedo, también en los partes de obra, con el nombre de quien firma.

Era el papel que más falta hace firmar y el único que no se podía: el encargado se va y nadie recuerda qué se aceptó.

El almacén baja cuando el material se gasta

El material del parte se descuenta del stock al dar el trabajo por resuelto.

El inventario solo crecía: entraba por albarán de compra y no salía nunca. Reabrir y volver a cerrar un parte no descuenta dos veces.

Presupuestos de mantenimiento preventivo, con su impreso

Servicios del año, checklist de lo que se revisa y la cuota según se cobre mensual, trimestral, semestral o anual.

Un preventivo no tiene capítulos ni partidas: se vende por lo que incluye. Su documento enseña esas tres cosas y deja sitio para las dos firmas, porque un mantenimiento es un compromiso recurrente.

El menú se ordena por lo que se usa

Mantenimiento sube detrás de Gestión de obra, Producción entra en obra, Proyección pasa a Inicio y Custodia deja de ocupar el segundo icono.

El carril estaba ordenado por cuándo se vendió cada módulo. Quien mantiene instalaciones lo abría cada mañana y lo tenía por debajo de Nóminas.

Cumplimiento: todo lo que hay que enseñar a una inspección, junto

Documentación de obra, RITE, REBT, seguridad privada, nóminas y registro de jornada, en un solo módulo.

Estaban repartidos por medio menú y cada uno con su nombre. Lo que tienen en común es una sola cosa: es lo que te piden cuando aparece una inspección, sea de industria, de trabajo o del ayuntamiento.

Los contratos se sellan con fecha certificada

El contrato se dibuja en el servidor y se sella, en vez de imprimirse desde el navegador.

Un sello certifica unos bytes exactos, y dos ordenadores imprimiendo el mismo contrato producen ficheros distintos: por eso lo que sale de la impresora del navegador no se puede sellar. Era la última pieza del programa que quedaba fuera de la custodia pudiendo estar dentro.

El dossier de firma distingue la hora del sistema de la que da fe

Se ve cuál es la hora de nuestro servidor y cuál la certificada por la autoridad de tiempo.

Mezclarlas es lo que hace que un dossier probatorio pierda su valor: si no se distingue quién certifica qué, la parte que de verdad prueba algo queda diluida entre la que no prueba nada.

Tus documentos sellados se guardan en privado

El almacén de documentos sellados no es público: cada descarga va con su enlace firmado.

Un documento sellado es una prueba, y una prueba que puede leer cualquiera vale menos. Lo abre quien tú decides, y el código de verificación sigue funcionando para quien tenga que comprobarlo sin acceder al original.

Nuevo módulo: Custodia, sellado de tiempo y prueba documental

Sella cualquier documento con una autoridad de tiempo y deja constancia de que existía tal día y no se ha tocado desde entonces.

Sale de ser una pieza dentro de LegalBase y pasa a módulo con precio propio, verificación pública y bonos de sellos cualificados por consumo. Un PDF corriente no prueba nada: cualquiera le cambia la fecha. Un sello cualificado sí, y es lo que convierte un acta, un parte o un contrato en algo que se sostiene ante quien venga a mirarlo.

Documentos a tu medida, escritos con IA

Se describe el documento que hace falta y la IA lo monta por bloques, listo para rellenar y sellar.

Actas, hojas de visita, autorizaciones, entregas de material: cada empresa tiene los suyos y ninguna plantilla de catálogo le sirve del todo. Se generan por bloques y no como un texto corrido, que es lo que permite editarlos después sin que se descoloque todo.

La verificación pública comprueba de verdad el documento

Recalcula la huella del documento y valida la firma del sello, en vez de limitarse a mostrar lo que dice la ficha.

Es la diferencia entre una página que afirma que el documento es válido y una que lo demuestra delante de quien lo está comprobando. Y el motor rechaza el sello cuando la autoridad de tiempo dice que no: antes una respuesta de rechazo podía archivarse como si fuera un sello bueno.

El código de verificación viaja dentro del documento

El QR va impreso en el propio PDF sellado.

Quien recibe el papel —un inspector, una propiedad, un cliente— lo comprueba desde ahí mismo con el móvil, sin que tengas que mandarle nada aparte ni explicarle dónde mirar.

La firma del cliente en el presupuesto se sella con hora certificada

Al aceptar, la firma queda sellada por una autoridad de tiempo independiente.

El presupuesto aceptado por teléfono no existe el día que hay discusión, y uno firmado con la hora de tu propio servidor tampoco convence a nadie. Con el sello, la fecha la certifica un tercero que no eres tú.

Quien paga se da de alta solo

El pago crea la cuenta y da acceso en el momento, sin esperar a que alguien lo active a mano.

Antes un pago desde la web se quedaba en cola y el cliente leía «recibirás las credenciales en menos de 24 horas». Pagar y no recibir nada hasta que un humano se entera es la peor primera impresión posible.

Circuitos IA: el recorrido de tu trabajo, de punta a punta

Una pantalla que enseña en orden qué va después de cada cosa, con una puerta en cada parada.

Un ERP completo tiene más de ciento cincuenta entradas de menú. Quien lleva dos años dentro sabe cuál es la suya; quien entró el lunes no sabe qué toca después de cerrar un parte, y no va a preguntarlo tres veces. Los circuitos contestan esa pregunta: se leen de izquierda a derecha y se trabaja pinchando. No es un cuadro de mandos —eso dice cómo va la empresa y lo mira quien manda—; esto dice qué toca ahora y lo mira quien lo hace. Cada empresa ve los circuitos de su oficio: quien hace obra no ve los de mantenimiento de clima, y al revés.

Cada oficio tiene sus circuitos, y son los suyos

Del aviso al cobro, del contrato a la revisión, del presupuesto al beneficio por fase, del pedido al pago.

Diecisiete recorridos repartidos por actividad: construcción, reformas, electricidad, climatización, fontanería, seguridad, limpieza, arquitectura, solar y a medida. Incluyen lo del oficio —la documentación RITE y de gases fluorados, la de seguridad privada, la legalización de obra— y lo que no es del oficio pero también es tuyo: compras, subcontratas, previsión fiscal, punto de equilibrio y gestión del conocimiento. Los pasos se ven aunque no tengas datos todavía, así que una empresa que empieza ve su circuito entero y cada parada le invita a empezar.

Un sitio fijo por donde entrar cada mañana

Guía, el primer apartado del menú, con el cuadro de mandos y los circuitos juntos.

Las dos maneras de empezar el día —cómo va la empresa y qué toca hacer ahora— viven juntas y fuera de los módulos. Tenía que ser así: el recorrido de un aviso pasa por mantenimiento, por facturación y por contabilidad, de modo que colgarlo de uno de ellos obligaría a saber en cuál está antes de poder buscarlo, que es justo lo que viene a resolver. Está siempre, sin contratar nada.

Volver ya no te devuelve al principio

Dieciocho pantallas deshacen la navegación real en vez de llevarte siempre a su listado.

Entrar en un registro dejaba de existir el sitio desde el que habías llegado: abrías un asiento desde una factura y el botón de volver te dejaba en el listado de asientos, buscando otra vez por dónde ibas. Ahora el retorno recuerda el camino, y solo cae al listado cuando de verdad no hay de dónde volver, como al abrir un enlace desde un correo.

Los listados recuerdan cómo los dejaste

Filtros, orden y pestaña activa viajan en la dirección: al volver, la lista está como la tenías.

Filtrabas facturas por cliente y mes, entrabas en una, volvías, y la lista aparecía otra vez entera y sin ordenar. Ahora sobreviven los filtros de siete listados —el de facturas emitidas tiene diez—, la ordenación de las 72 pantallas que se pueden ordenar por columna, y la pestaña en la que estabas. Y como todo eso está en la dirección, se puede guardar en favoritos o mandar por chat: quien la abra verá exactamente la misma pantalla.

El cliente pasa a ser una pantalla de verdad

Ficha propia con seis pestañas: obras, presupuestos, facturas, partes, equipos y contratos.

El cliente solo existía como formulario dentro de una ventana emergente del listado, así que no era un sitio: no se podía abrir, ni enlazar, ni volver a él. Eso dejaba fuera recorridos que cualquiera da por hechos, como ver las obras de un cliente y entrar en una, o llegar desde una factura y regresar. Las pestañas respetan los módulos contratados y los permisos de cada uno.

Aviso antes de perder lo que estabas escribiendo

Al salir de una factura, un asiento, una plantilla o una ficha de proveedor a medias, ahora avisa.

En la factura nada se guarda solo —ni la cabecera ni las líneas—, así que escribir media y salir la perdía entera y sin decir nada; en un asiento a medias son varias líneas de apuntes que no se recuperan. El aviso salta tanto al pulsar Volver como al cerrar la pestaña. Donde no hace falta no se ha puesto: el detalle del presupuesto guarda cada celda al salir de ella, y avisar de cambios que no existen enseña a la gente a ignorar el aviso.

Los permisos se aplican también al escribir la dirección

Cada ruta comprueba el permiso, no solo el menú lateral.

Si a alguien de tu equipo no le has dado acceso a costes o a contabilidad, ahora tampoco entra escribiendo la dirección a mano. Importa en empresas donde el operario o el comercial usan la misma aplicación que la gerencia.

Cada uno elige qué columnas ve en cada lista

Trece rejillas con un botón «Columnas»: se quita lo que no se usa y queda guardado.

Facturas emitidas y recibidas, cobros, pagos, presupuestos, obras, clientes, certificaciones, banco de precios, partes de operario, fichajes, tickets de gasto y nóminas. Lo que oculta cada persona es suyo: el compañero de al lado sigue viendo sus columnas, y a ti te acompaña al ordenador de casa. Las columnas que identifican la fila no se pueden quitar, para que nadie se deje una lista en la que no se sabe qué es cada línea.

Las filas del cuadro ya llevan a su sitio

Se abren con teclado, y los enlaces que no llevaban a ninguna parte ya llevan.

Las certificaciones no tenían forma de abrirse desde el cuadro, la tarjeta de partes por aprobar apuntaba a una pantalla en blanco y el botón de aprobar no aprobaba: llevaba al resumen de la obra. Ahora cada cosa va donde dice que va, con la fila señalada al llegar.

Bloque nuevo: trabajo hecho y sin facturar

Lo ejecutado que todavía no se ha facturado, acotado a los últimos 90 días.

El recorte de los 90 días no es un capricho: sin él, cualquier empresa que venga de migrar arrastra un saldo antiguo que tapa lo que de verdad hay que facturar este mes. El importe suma toda la ventana, no solo las filas que se ven en pantalla.

Facturar un parte y registrar un cobro sin salir del cuadro

Las acciones se hacen ahí mismo, con confirmación, y el bloque se refresca solo.

Un cuadro de mandos que solo informa obliga a abrir otra pantalla para hacer lo que acaba de señalar. Al poder resolverlo en el sitio, deja de ser un informe y pasa a ser la pantalla desde la que se trabaja.

El cuadro de mandos lo compone cada uno

Se ocultan bloques, se reordenan y cada uno elige si ocupa una, dos o tres columnas.

Las ocho tarjetas de indicadores entran también en el catálogo, así que se tratan como cualquier otro bloque. Y el administrador puede fijar el punto de partida de cada puesto: el jefe de obra entra con su cuadro y el administrativo con el suyo, sin que ninguno tenga que montárselo de cero. Encima de eso, cada uno ajusta lo que quiera.

Emitir facturas desde tu propio sistema

Una API para que tu web, tu tienda o tu aplicación de campo cree la factura directamente en el ERP.

El caso típico: ya tienes una web de pedidos o una app donde el técnico cierra el servicio, y hasta ahora alguien volvía a teclear esa misma factura aquí dentro. Ahora la crea el sistema que la origina y llega con su numeración y su asiento, exactamente igual que si la hubieras hecho a mano.

Enlace público de factura, y revocable

El cliente abre su factura desde un enlace, sin entrar en ningún sitio ni descargar adjuntos.

Sirve para el cliente que no abre adjuntos, para el que jura que nunca le llegó el email y para reenviarla por WhatsApp sin arrastrar un PDF. Y como el enlace se puede anular, si acaba donde no debe se corta en un clic sin tener que rectificar ni reemitir nada.

Proformas con capítulos y líneas reordenables

La proforma conserva la estructura del presupuesto y recoge la obra del cliente.

La proforma es lo que se manda para pedir el anticipo antes de empezar, y hasta ahora aplanaba en una lista corrida el presupuesto que el cliente acababa de aprobar. Ahora llega con los mismos capítulos y en el mismo orden, así que el cliente reconoce lo que firmó y no hay que explicárselo por teléfono.

La bandeja de soporte dice a quién le debes respuesta

Los hilos en los que la última palabra es del cliente se marcan solos.

Con veinte conversaciones abiertas, lo que importa no es cuántas hay sino en cuáles la pelota está en tu tejado. Eso es ahora lo primero que se ve al entrar, en vez de tener que abrir una por una para comprobar quién habló el último.

Enlazar un movimiento del banco con un asiento ya hecho

Para el caso habitual: el apunte ya estaba contabilizado y solo falta casarlo con el extracto.

La conciliación automática casa lo que reconoce, y siempre queda un resto: la transferencia que agrupa tres facturas, el pago con recargo, el asiento que se hizo antes de que llegara el extracto. Ahora se señalan los dos y se casan a mano en un clic, sin deshacer el asiento ni duplicarlo.

La traducción del presupuesto alcanza también a los títulos

Antes traducía las descripciones y dejaba los capítulos en castellano.

Un presupuesto medio traducido da peor impresión que uno sin traducir: se nota que es una plantilla mal adaptada. Ahora sale entero en el idioma del cliente, capítulos y oficios incluidos.

Nuevo módulo: Proyección del negocio

Motor de escenarios, cierre estimado del ejercicio y punto de equilibrio, en cuatro pantallas.

Responde a la pregunta que ninguna contabilidad contesta: cómo va a acabar el año si sigo así. Parte de lo que ya está facturado y comprometido, deja mover las variables —la obra que entra, una contratación, una subida de precios— y enseña el cierre estimado y a partir de qué facturación se empieza a ganar dinero. Hay un simulador abierto en la web para probarlo sin registrarse.

Nuevo módulo: Asesor Fiscal IA

Impuesto de Sociedades y pago fraccionado calculados, calendario fiscal, 111 unificado, checklist de cierre e informe mensual.

La idea es llegar a la reunión con la asesoría sabiendo ya la cifra, en lugar de enterarte de lo que hay que pagar cuando ya no queda margen para hacer nada al respecto. El calendario avisa de lo que viene, el checklist de cierre dice qué falta y el informe mensual resume el mes en una página.

Un consultor IA en la esquina, con tus cifras delante

Chat que responde sobre el estado real de la empresa, no en abstracto.

No es un asistente genérico: tiene delante los datos de tu empresa. Se le pregunta en castellano qué margen lleva una obra o qué cliente está pagando peor que hace un año, y contesta con lo que hay dentro. Sin construir un informe, sin exportar a Excel y sin saber dónde estaba esa pantalla.

Los módulos financieros funcionan sin llevar aquí la contabilidad

Si tu asesoría lleva los libros, se importa el resultado y los cuadros de mando siguen funcionando igual.

Casi ninguna empresa pequeña va a mover su contabilidad de la gestoría con la que lleva quince años, y obligarla a hacerlo para poder ver un cuadro de mandos es pedir demasiado. Ahora se importa el resultado contable y la proyección, el asesor fiscal y los cuadros funcionan igual, sin tocar nada de lo que ya hay montado fuera.

Demos con entrada de un clic y datos por sector

Sin teclear credenciales, con tres perfiles de sector y reinicio automático cada hora.

Una demo con clientes llamados 'Cliente 1' y obras de 1.000 € no se parece a nada y no convence a nadie. Estas llevan datos con la forma del sector, y como se reinician solas cada hora se puede trastear a fondo sin miedo a romper nada.

Importar presupuestos al planning desde PDF o Excel

Ya no hace falta que venga en BC3.

El BC3 es el formato estándar del sector, pero buena parte de lo que llega de un arquitecto o de una propiedad viene en PDF o en una hoja de cálculo montada a mano. Ahora entran igual y se convierten en las tareas del planning, en vez de quedarse fuera esperando a que alguien las pase a mano.

Encargado por obra, y la incidencia le salta en el móvil

Aviso emergente en su app en cuanto alguien abre una incidencia en su obra.

Cada obra tiene un responsable, y ahora se entera en el momento, en su móvil. Sin llamada, sin grupo de WhatsApp donde se pierde entre fotos y sin que la incidencia se quede tres días parada esperando a que alguien entre a mirar el listado.

Cada cobro se asienta en su fecha, con su forma de pago

Cobros parciales de una factura repartidos en el tiempo, cada uno contabilizado donde toca.

Una factura de obra casi nunca se cobra de una vez: hay anticipo, certificaciones por medio y la retención que aparece meses después. Ahora cada cobro entra con su fecha y su forma de pago y se contabiliza el día en que ocurrió, no el de la factura. La tesorería deja de mentir sobre cuándo entra el dinero.

Duplicar una factura

La copia nace en borrador, para retocarla antes de emitir.

Para el mantenimiento mensual, los alquileres de maquinaria y todo lo que se repite prácticamente igual cada mes. Se duplica, se cambia lo que toque y se emite, en vez de rehacerla línea a línea.

Tareas: sección propia, cuatro vistas y reglas de asignación

Lista, tablero, calendario y agenda sobre las mismas tareas, con color por familia.

El jefe de obra, el administrativo y el gerente no miran lo mismo de la misma manera: uno quiere el tablero, otro el calendario y otro una lista que pueda ordenar. Son cuatro vistas de los mismos datos, con reglas para que cada tipo de tarea caiga sola en quien la hace.

Banco de precios: filtrar por proveedor y quitar en bloque

Se filtra por proveedor y se retira su tarifa entera de una vez.

Cuando dejas de trabajar con un proveedor, sus miles de referencias siguen apareciendo en cada búsqueda y ensuciando los presupuestos. Ahora se van de una vez, en lugar de artículo por artículo.

Una bandeja personal que deduce lo pendiente de 29 procesos

No hay que apuntar la tarea: el ERP sabe qué está parado y desde cuándo.

Mira los 29 procesos que ya lleva —presupuestos, certificaciones, cobros, partes, contratos— y deduce qué se ha quedado atascado: el presupuesto enviado hace diez días sin respuesta, la certificación aprobada y sin facturar, la factura vencida la semana pasada. Lo que se olvida es justamente lo que cuesta dinero, y no se olvida por vago sino porque nadie lo tiene delante.

Contabilización en lote desatendida

Se lanza, contabiliza todo lo que puede y devuelve la lista de motivos de lo que ha dejado fuera.

En vez de revisar doscientas facturas una por una, se revisan las nueve que han fallado y se sabe por qué ha fallado cada una. Con plantillas de asiento reutilizables, conciliación bancaria por mes y banco, y cierre de mes.

Acceso directo en el móvil para las seis apps

El operario y el cliente entran por enlace, sin contraseña, y se dejan el icono en la pantalla de inicio.

Operario, técnico, encargado, vigilante, trabajador y cliente tienen cada uno su aplicación. La contraseña es justo la barrera que hace que un operario no use nunca la herramienta: ahora no hay ninguna que recordar, ni nada que descargar de una tienda de apps.

Saldo pendiente en el listado de facturas emitidas

Cuánto queda por cobrar de cada factura, sin abrirla.

Con cobros parciales, saber si una factura está cobrada requería entrar en ella. Ahora está en el listado, junto al resto. Y para quien no quiere series separadas, una casilla para llevar una única numeración.

La certificación se imprime en % o en unidades, según se certificó

El impreso sale como se certificó, sin rehacerlo por fuera.

Hay propiedades que quieren ver el porcentaje ejecutado de cada partida y otras que exigen las unidades. Antes había que exportar y maquetarlo en Excel para adaptarlo a lo que pedía cada una.

PlanosIA suma cinco oficios

Ventilación, protección contra incendios, gas, telecomunicaciones y limpieza.

Cada oficio entra con sus propias reglas de pre-dimensionado, no con una plantilla genérica a la que se le cambia el nombre. Es lo que separa un presupuesto que se puede defender de una lista de partidas inventadas.

Cuenta de venta y de gasto genéricas, parametrizables

Para empezar a contabilizar sin haber montado antes todo el plan de cuentas.

Se parametrizan una vez, se empieza a trabajar y se va afinando después con la empresa ya funcionando. Montar el plan de cuentas entero antes de poder contabilizar la primera factura es la razón por la que muchas implantaciones se quedan a medias.

Contabilidad: pantalla de arranque, cuadro de mandos y contable IA

El módulo se pone en marcha con lo que ya hay dentro del ERP, no con un alta desde cero.

Clientes, proveedores y facturas ya están: no tiene sentido volver a teclearlos. Además la IA propone la cuenta contable de cada cliente y calcula sus días de pago reales a partir del histórico, que casi nunca son los que dice el contrato.

El sistema avisa de los asientos rotos

En vez de esperar a que alguien los encuentre cuadrando el cierre.

Un asiento descuadrado no da la cara hasta que hay que cuadrar, normalmente con prisa y tres meses tarde, cuando ya nadie se acuerda de qué pasó ese día. Ahora salta en cuanto aparece.

El IVA por defecto del cliente se deduce de su NIF

Intracomunitario, canario o peninsular, sin marcarlo a mano.

Es un error barato de cometer y caro de corregir: cuando se descubre en el trimestre hay que rectificar facturas, avisar al cliente y rehacer el modelo. Ahora entra bien desde el alta.

PlanosIA lee planos en PDF

Vectorial y escaneado, además de DWG y DXF.

Importa más de lo que parece: el archivo de AutoCAD casi nunca te lo dan. Lo que llega por email es un PDF, y muchas veces la foto de un plano en papel hecha con el móvil. Ahora eso también sirve como punto de partida.

Capítulos en las líneas de factura

La factura conserva la estructura del presupuesto en vez de ser una lista corrida.

Cincuenta líneas seguidas sin agrupar son cincuenta oportunidades de que el cliente pregunte. Con capítulos, la factura se lee como el presupuesto que ya aprobó. Con dirección de obra propia y líneas reordenables.

Cada empresa elige su color de acento

El ERP adopta el color de la marca, y no solo en los impresos.

También en la propia pantalla con la que se trabaja todos los días. Es un detalle pequeño que cambia la sensación de estar usando una herramienta ajena.

Filtrar el Mayor y las sumas y saldos por un tercero

Para ver el movimiento de un cliente o un proveedor concreto.

Responde a la pregunta de siempre —qué me debe este cliente y desde cuándo— sin exportar el libro entero a Excel y filtrar allí.

Certificaciones más legibles y descargables en Excel

Nombre de capítulo, pendiente, % del período y totales; código de partida también en el PDF.

El código de partida es lo que permite a la dirección facultativa cotejar la certificación contra el presupuesto sin adivinar. Y la descarga en Excel está porque, se haga como se haga el PDF, siempre acaban pidiéndola así.

Presupuestos: cambiar el número, importar partidas y reordenarlas

Y adjuntar documentación de apoyo al propio presupuesto.

Traer partidas de un presupuesto anterior en lugar de reescribirlas es la mitad del trabajo de presupuestar. Y las fichas técnicas, las fotos y las condiciones particulares viajan ya con el documento, en vez de en un email aparte que se pierde.

Buscar cobros y pagos por cliente o proveedor

Se elige el cliente y se filtra sobre lo suyo.

Antes había que buscar por texto libre y arrastrar todas las coincidencias parciales de medio fichero. Con nombres de empresa que se parecen entre sí, eso no es buscar: es cribar.

Facturas de compra negativas (abonos)

El abono del proveedor entra como factura negativa.

Se devuelve material o se corrige un exceso, y el proveedor emite un abono. Ahora descuenta directamente del coste de la obra donde estaba imputado, en lugar de quedarse fuera y dejar el coste inflado para siempre.

La cuenta de cobro sale sola en factura, proforma y presupuesto

Sin escribirla cada vez ni pegarla en las observaciones.

Parece una tontería hasta que se manda una factura con el número de cuenta de la empresa anterior, o sin él, y el cobro se retrasa dos semanas por una llamada que nadie hace.

Vincular un presupuesto a la obra buscando por cualquier campo

Por número, por cliente, por dirección o por importe.

Cuando hay cientos de presupuestos, acordarse del número exacto no es un plan realista. Se busca por lo que uno recuerda, que suele ser la calle o el nombre del cliente.

Nuevo: soporte por hilos

Cada consulta es una conversación con su historial, no un email suelto.

Y desde el propio hilo se entra a la instancia del cliente para ver lo que él está viendo. Esa es la diferencia entre resolver en cinco minutos y pasar veinte pidiendo capturas de pantalla que nunca enfocan la parte que hace falta.

Sociedad y ejercicio listos al entrar

El ejercicio lo manda la fecha del documento, no lo que hubiera seleccionado antes.

Se acabó el clásico 'lo he contabilizado en el ejercicio que no era' descubierto en enero, con las facturas de diciembre en el año equivocado. Con filtro de pendientes y contabilización en lote.

Tus colores corporativos en presupuestos, facturas y certificaciones

Los documentos salen con el color dominante de la empresa.

Lo que llega al cliente parece tuyo y no de un software genérico. En un sector donde se compite presentando tres presupuestos parecidos, el que se ve serio tiene ventaja antes de que nadie mire el precio.

El número de asiento en la factura, con enlace para abrirlo

Desde la factura se ve su asiento y se abre de un clic.

Y al revés, cuando aparece un apunte raro y hay que averiguar de qué documento salió. Los dos caminos son el mismo trabajo hecho dos veces si no están enlazados.

Certificar por encima de lo presupuestado

Porque en obra pasa, y hasta ahora el sistema lo impedía.

Se ejecuta más de lo previsto en una partida y se compensa en otra: es el día a día de cualquier obra. Bloquearlo no evitaba el exceso, solo obligaba a inventarse una partida nueva para poder certificarlo, y a que los números dejaran de parecerse al presupuesto original.

Cada uso de IA te dice lo que ha costado

Aviso en pantalla al momento y consumo acumulado en euros, con filtros.

La IA se paga por uso, y sin esto nadie sabe en qué se va hasta que llega la factura a fin de mes. Se ve el gasto por usuario y por fecha, así que se puede decidir con datos si una función compensa o no.

Reordenar oficios y capítulos al fundir presupuestos

El orden en que queda cada oficio se decide, no lo impone el sistema.

Al unir varios presupuestos en uno, el orden importa: lo que va primero es lo que el cliente lee con atención.

PlanosIA presupuesta fontanería y electricidad desde el plano

Con diámetros según CTE y circuitos según REBT, no con estimaciones al bulto.

No es un precio por metro cuadrado: calcula el dimensionado con la normativa que se va a aplicar y de ahí salen las partidas con sus mediciones. Sustituye a las dos horas de medir sobre el plano con el escalímetro antes de poder escribir la primera línea.

PlanosIA suma calefacción, aerotermia integral y solar

Fotovoltaica de autoconsumo y solar térmica para ACS, cada tipo con su chuleta.

La chuleta explica qué mirar en el plano antes de fiarse del resultado, que es la parte que ningún generador automático suele contar. El pre-dimensionado se revisa siempre; lo que ahorra es el punto de partida.

Nuevo módulo: Nóminas

Entrada manual, igual que una factura de compra, y su coste sumado en los cuadros de coste de obra.

No pretende sustituir a la gestoría: lo importante es lo segundo. Un cuadro de coste de obra sin la mano de obra no dice nada, y es exactamente el dato que decide si una obra ha dejado dinero o no.

Fundir varios presupuestos en uno

Suma con tres niveles de agrupación y subtotal por oficio.

Para la obra que se presupuestó por partes o por oficios —cada uno en su momento, quizá por personas distintas— y hay que presentar junta y coherente.

El administrador puede corregir fichajes, con auditoría

Crear, corregir y eliminar, dejando siempre rastro de quién lo hizo.

El operario que se olvida de fichar la salida es la norma, no la excepción, y un registro horario con huecos no vale para nada. La auditoría de cada cambio es justo lo que pide una inspección: no que no se corrija nunca, sino que se sepa quién corrigió qué.

IGIC de Canarias, además del IVA

En presupuestos y facturas, con selector para cambiar el tipo y recalcular totales.

Las empresas canarias no facturan con IVA sino con IGIC, y hasta ahora eso las dejaba directamente fuera. Ahora el tipo se cambia y los totales se recalculan sin rehacer el documento entero.

Líneas de negocio con marca propia

Cada línea sale con su logo y su cabecera en los tres formatos de impreso.

Muchas empresas trabajan con dos marcas: una para obra y otra para mantenimiento, o una comercial y otra industrial. Antes eso obligaba a llevar dos programas o a retocar los PDF a mano. Ahora sale de la misma base de datos, con la marca que toque en cada documento.

PlanosIA pre-dimensiona la climatización

Desde las superficies medidas, con orientación por estancia, frío/calor y altura.

Un pre-dimensionado que se revisa, no un número sacado de la nada: la orientación y la altura del techo son las dos variables que más mueven la potencia, y son las que suelen faltar en cualquier cálculo rápido.

Visor de plano con zoom, arrastre y pantalla completa

El plano se mira dentro del ERP, sin abrir AutoCAD.

Quien presupuesta casi nunca tiene AutoCAD instalado ni por qué tenerlo. Poder mirar el plano donde se está trabajando evita el viaje de pedirle a otro que lo exporte a PDF.

Medir estancias sobre el plano, y que se midan solas

Detecta las superficies anotadas y calcula el resto a partir de las etiquetas del plano.

Un plano de reforma suele traer ya escritas las superficies de algunas estancias y de otras no. Se aprovecha lo que hay, se deduce lo que se puede, y lo que no se puede se dice claramente para medirlo a mano encima del plano.

Del plano al Generador IA de un botón

El inventario de estancias y superficies viaja al generador de partidas sin copiar nada.

Copiar números de una pantalla a otra es justo donde se cuelan los errores que luego aparecen en la obra, cuando ya no tienen arreglo barato.

Nuevo módulo: PlanosIA

Sube el plano en DWG o DXF y sale con el presupuesto de la reforma pre-rellenado.

Lee el plano, saca las estancias con sus superficies y propone las partidas. El punto de partida deja de ser una hoja en blanco y pasa a ser un borrador que se corrige, que es un trabajo distinto y mucho más corto.

Tu logo en facturas, presupuestos y cabecera

En los documentos que se mandan y en la propia aplicación.

Primer paso de la personalización de marca que después se completó con el color corporativo y con las líneas de negocio.

Volver una factura emitida a borrador

Para el error detectado justo después de emitir y antes de enviar nada.

Sin rectificativas de por medio ni explicaciones al cliente por algo que todavía no ha visto.

Factura manual y adelanto de cuota en el contrato de mantenimiento

Sin salirse del contrato ni romper su facturación automática.

El contrato factura solo, pero hay meses que no cuadran: una avería fuera de contrato, un material aparte, un cliente que pide adelantar la cuota del trimestre. Antes eso obligaba a facturar por fuera y a que el contrato dejara de reflejar la realidad.

El portal del técnico ve el presupuesto sin precios

Va a la obra con las partidas y las mediciones, no con tus márgenes.

El técnico necesita saber qué hay que hacer y cuánto hay que poner; no necesita saber a cuánto se ha vendido. Y en muchas empresas eso es exactamente lo que impedía darle acceso a nada.

Filtro de "solo obras abiertas" en mensajería

Las obras terminadas dejan de ensuciar la lista de canales.

A los dos años de uso, las obras cerradas son casi todas, y encontrar el canal de la que está en marcha se convierte en un ejercicio de paciencia.

Compartir la pantalla del ERP sin salir de él

Código de cuatro dígitos y soporte ve lo mismo que tú, a pantalla completa.

Sin instalar nada, sin descargar un programa de control remoto y sin dar acceso a todo el ordenador: se comparte solo la pestaña del ERP. Cuatro dígitos que se dicen por teléfono son el único requisito.

Las facturas de venta de la obra, en la propia obra

Con filtro de pendientes de cobro y marcado en lote.

Para responder a 'cuánto llevamos facturado y cuánto cobrado de aquí' sin salir de la obra ni cruzar dos listados por el nombre del cliente.

El IVA baja en cascada: cliente → obra → empresa

El tipo se hereda del nivel más concreto que lo tenga definido.

Se configura una vez, donde tiene sentido configurarlo, y deja de discutirse documento a documento. La obra puede tener un tipo distinto del habitual del cliente sin que eso obligue a cambiar la ficha del cliente.

Buscar obras por dirección

Además de por número y por cliente.

En obra nadie se refiere a un trabajo por su número: se refiere a él por la calle. La búsqueda debería hablar el mismo idioma que la gente.

Exportar las facturas emitidas a Excel

El listado filtrado, tal cual se ve, a una hoja de cálculo.

Normalmente para mandárselo a la asesoría, que sigue queriéndolo en Excel por mucho que el ERP tenga la información dentro.

Gestión de incidencias entre obras

Todas las incidencias abiertas en una pantalla, con archivos adjuntos.

Una incidencia por obra se lleva de cabeza; veinte obras a la vez, no. Y los adjuntos importan: la foto del problema explica en un segundo lo que en texto no se entiende, y evita el viaje de ir a verlo.

Sección Implantación, con guía de primeros pasos

Una guía dentro del propio ERP para la primera semana.

Para que arrancar no dependa de que alguien te lo cuente por teléfono y de que te acuerdes de lo que te dijo. Es el momento en el que se decide si una implantación cuaja o se abandona.

Revolut como pasarela de cobro, además de Stripe

Cada empresa con su propia cuenta.

Dos opciones para cobrar con tarjeta, con comisiones y condiciones distintas, y la cuenta es de la empresa: el dinero no pasa por en medio.

Compras: filtrar por rango de fechas y exportar lo filtrado

Se exporta exactamente lo que se está viendo, no el fichero entero.

Típicamente para cerrar un trimestre o cuadrar un período concreto con el proveedor.

Repartir una factura de proveedor entre varias obras

A obra, fase o subfase, en la proporción que toque.

El camión de hormigón que descarga en tres sitios, el pedido de material que se reparte entre dos obras, la factura mensual del alquiler de maquinaria. Hasta ahora había que elegir una obra y falsear el coste, con lo que los dos números salían mal: la que cargaba de más y la que se quedaba barata.

PDF de relación valorada al certificar contratas

Con las columnas de total venta y total coste siempre a la vista.

Ver venta y coste en la misma pantalla mientras se certifica es lo que permite darse cuenta a tiempo de que una subcontrata se está comiendo el margen, en vez de descubrirlo al cerrar la obra.

El parte de avance del operario escribe el % de subfase

Lo que se marca en el móvil a pie de obra llega directo a producción.

Sin parte de papel que se moja, se pierde o llega el viernes, y sin que alguien tenga que pasarlo a mano por la tarde. El avance está en producción en el momento en que ocurre.

Un usuario, varias empresas

Membresías entre usuario y empresa, con selector de empresa activa y color estable para cada una.

Muy común en grupos con dos o tres sociedades, y en el gestor que lleva varias: hasta ahora significaba una cuenta y una contraseña por empresa. Ahora se cambia de empresa desde el propio menú, y cada una tiene su color para que nadie facture en la que no era.

Maestro de Prompts

Biblioteca de prompts de IA propios de la empresa, con duplicar y icono por prompt.

Los prompts que funcionan dejan de vivir en la cabeza de quien los escribió o en un bloc de notas. Se guardan, se duplican para variarlos y los usa todo el equipo, que es lo que hace que la IA dé resultados parecidos venga de quien venga.

Foto en los capítulos del presupuesto

Desde el maestro de artículos, por subida directa o por URL.

Un presupuesto de reforma con la foto de lo que se va a instalar se entiende mucho antes que uno de texto corrido, y se compara mejor con el del competidor que no la lleva.

Vigilancia: partes por turno y rondas con QR

Rondas con lectura de QR, fotos e incidencias, y línea de tiempo del turno en escritorio.

El QR en cada punto de ronda es la prueba de que el vigilante estuvo allí y a qué hora, que es exactamente lo que el cliente exige y lo que antes se resolvía con un parte de papel firmado a posteriori.

Aviso al llegar al 90% del bono de IA

Con el desglose de en qué se ha ido el consumo y la opción de comprar un pack.

Quedarse sin bono a mitad de mes y descubrirlo cuando una función deja de responder es la peor manera de enterarse. El aviso llega antes, con el reparto del gasto delante.

Imágenes en el chat de soporte

Se pegan capturas directamente con Ctrl+V, y también se envían archivos.

Explicar un error por escrito lleva tres mensajes; pegar la captura, ninguno.

Copia de seguridad diaria fuera de la base de datos

Copia automática cada día a un almacenamiento externo, más copia manual bajo demanda y listado de las disponibles.

Es lo que casi nadie pregunta al contratar un ERP y lo único que importa el día que algo va mal. La copia vive fuera de la base de datos de producción, así que sobrevive a un problema en ella.

Cada trabajador con su app, por enlace y sin contraseña

Se asigna la app que le toca a cada uno y se le manda su enlace de acceso.

El operario recibe un enlace, entra y ya está: ni alta, ni contraseña, ni tienda de aplicaciones. Es la diferencia entre que la herramienta se use en obra o que se quede en el móvil del jefe.

Manual de uso dentro del programa

Panel de 'Cómo usar' con novedades e ilustraciones, sin salir de la aplicación.

La ayuda que hay que buscar en otro sitio no la lee nadie.

Ofertas de compra leídas por IA desde el PDF

Se sube la oferta del proveedor en PDF, la IA la lee y se convierte en pedido con un botón.

La oferta del proveedor siempre llega en PDF y con el formato que a él le da la gana. Leerla automáticamente evita el paso de teclear cincuenta líneas para poder comparar, que es justo el paso que hace que no se comparen ofertas.

Capítulos en los pedidos y ofertas de compra

Para agrupar las líneas por cliente o por obra dentro del mismo pedido.

Un pedido grande al proveedor suele cubrir varias obras a la vez. Con capítulos se ve qué parte va a cada sitio sin partir el pedido en tres.

Comisionista e idioma en la ficha del cliente

Quién trajo al cliente y con qué porcentaje, y en qué idioma se le escribe.

Dos datos pequeños con consecuencias: uno decide a quién hay que liquidar comisión y el otro en qué idioma sale el presupuesto sin que nadie tenga que acordarse.

Direcciones del cliente, guardadas y reutilizables

Pestaña de direcciones en la ficha, y selector en presupuestos, equipos, tickets y pedidos.

Una comunidad con seis portales, una empresa con cuatro centros: siempre es el mismo cliente y direcciones distintas. Se guardan una vez y se eligen de una lista, en lugar de reescribirlas y que cada documento lleve una variante.

Vencimientos y cobros parciales en las facturas

Una factura con varios vencimientos, cada uno con su cobro o su pago.

Es la base de que la previsión de tesorería se parezca a la realidad: sin vencimientos, todo vence el día de la factura y la caja prevista no vale para nada.

Buscar ignorando acentos y por trozos de palabra

Multipalabra, por fragmentos y sin importar los acentos.

Da igual si el cliente se dio de alta como 'Construcciones Martinez' o 'Martínez'. Buscar mal escrito y encontrar igual es la diferencia entre usar el buscador o recorrer el listado a mano.

% de cobro a cuenta que calcula el importe solo

Se indica el porcentaje y el anticipo se calcula sobre el total.

Se acabó el 'el 30% de 47.382,50' hecho con la calculadora del móvil y redondeado a ojo.

El parte de RITE, pensado para el móvil del técnico

Vista limpia con solo lo pendiente, botones 'Todo correcto', firma in situ y barra fija de 'Firmar y cerrar'.

Un checklist normativo tiene decenas de puntos y casi todos salen correctos. Poder marcarlos de golpe y firmar allí mismo es lo que decide si el parte se cierra en la instalación o acaba rellenándose de memoria dos días después en la oficina.

La IT-4 se programa sola al dar de alta el equipo

Con la potencia del equipo, la inspección prevista se genera automáticamente.

La periodicidad de la IT-4 depende de la potencia y es exactamente el tipo de cálculo que nadie hace hasta que la inspección ya ha vencido.

Un solo catálogo de tipos de equipo

Se acaba la duplicidad entre plantillas de tareas y tipos de equipo.

Mantener dos catálogos que decían casi lo mismo garantizaba que tarde o temprano dijeran cosas distintas.

RITE completo y autosuficiente

Operativa entera del RITE sin necesidad del módulo de mantenimiento, con onboarding paso a paso.

Asistente de IT-4 con acta oficial sellada, dossier del inspector, categorías RITE en la ficha de equipo y periodicidad de IT-3 según potencia. Una empresa de clima puede llevar solo el cumplimiento normativo sin comprar el ERP entero.

Actas y resúmenes sellados con eIDAS

Acta de IT-4, resumen anual de F-Gas y comunicación a Industria, en PDF con sello de tiempo.

El sello de tiempo cualificado demuestra que el documento existía en esa fecha y no se ha tocado después. En una inspección eso es la diferencia entre un papel y una prueba.

Plantilla de Legionella según RD 487/2022

El protocolo de la norma, listo para usar en torres de refrigeración y ACS.

Es la normativa con más consecuencias sanitarias del sector y la que más papeleo genera. Venir con la plantilla hecha ahorra montarla mal desde cero.

Atención a clientes por WhatsApp desde el CRM

Bandeja de conversaciones de WhatsApp dentro del CRM.

En este sector el cliente escribe por WhatsApp, no abre un ticket. El problema es que esa conversación vive en el móvil personal de alguien y se pierde cuando esa persona libra. En una bandeja compartida, no.

Control horario como módulo independiente

Con su propio menú, mapa de técnicos y gestión de personal y accesos.

El registro horario es obligatorio para todo el mundo, tenga o no obra. Separarlo permite contratarlo suelto, sin llevarse el ERP entero por delante.

Parte de obra unificado desde el portal del operario

Materiales y estado de fase en el mismo parte, y el gestor lo ve reflejado en el Gantt.

Lo que el operario marca a pie de obra mueve la planificación sin que nadie lo transcriba por la tarde.

Los listados, por fin usables

Cabecera fija al hacer scroll, ordenar pulsando la columna, búsqueda multicampo y botón de limpiar filtros.

Cuatro cosas pequeñas que en una pantalla de mil filas son la diferencia entre trabajar y pelearse. La cabecera fija sobre todo: sin ella, a la fila cincuenta ya no sabes qué columna estás mirando.

Generar descompuestos con IA en bloque

Todas las partidas de golpe, para validar precios de una vez.

El descompuesto es lo que permite defender un precio ante el cliente y saber si de verdad se gana dinero con esa partida. Hacerlo partida a partida no lo hace nadie; en bloque, sí.

Importar mediciones sin precios

Acepta capítulos y partidas con mediciones aunque vengan sin importes, y lee la descripción completa.

Es exactamente lo que manda un arquitecto cuando pide oferta: el estado de mediciones, sin precios, para que los pongas tú.

Chat de soporte directo con nosotros

Botón en la barra superior que abre el chat, con badge de mensajes sin leer.

Sin abrir el correo, sin buscar un teléfono y sin salir de la pantalla donde ha aparecido el problema. Con difusión, para avisar a todas las empresas a la vez cuando hace falta.

Guía del producto con tutoriales paso a paso

Pestaña 'Cómo se hace' con el proceso de cada módulo, dentro de la aplicación.

Un ERP con quince módulos tiene el problema de que nadie sabe qué se puede hacer con él. La guía cuenta el proceso completo, no solo dónde está cada botón.

Buscador en casi todos los listados

Certificaciones, tickets, albaranes, pedidos, movimientos de stock, y buscando también en notas y observaciones.

Que la búsqueda mire dentro de las observaciones importa más de lo que parece: es donde la gente escribe de verdad lo que pasó.

Chat con el cliente en su portal y en el móvil

Conversación completa desde el portal del cliente, con email garantizado en cada mensaje.

El cliente pregunta por su obra donde le pilla, y queda escrito y asociado a esa obra. Se acaba el histórico repartido entre tres móviles y dos correos personales.

Cliente al que facturar, distinto del de la obra

En obras y en contratos de mantenimiento.

Pasa constantemente: se trabaja para una comunidad y factura la administradora, o se trabaja en el local y paga la franquicia. Antes había que elegir entre tener bien la obra o tener bien la factura.

Facturar varios partes de golpe

Se seleccionan de la lista y sale una factura por cliente.

Para quien acumula partes sueltos durante el mes y factura todo junto a final de mes, que es la forma normal de trabajar en correctivo.

Los partes, en una pantalla con búsqueda y filtros

Por cliente, obra y rango de fechas, con columna de estado de facturación y edición en modal.

Antes había que entrar en la obra para ver sus partes, así que la pregunta 'qué partes quedan por facturar' no tenía respuesta rápida. Ahora está todo en una lista con su estado.

Duplicar capítulos y partidas con todo su detalle

El capítulo entero con sus partidas, o la partida con su descomposición.

Presupuestar tres baños iguales debería ser un capítulo y dos duplicados, no escribirlo tres veces con el riesgo de que el tercero salga distinto.

Circuito de alta del mantenimiento preventivo

Un cuadro que guía el alta de un cliente nuevo y enseña en qué punto está cada contrato.

Dar de alta un contrato preventivo son ocho pasos —cliente, equipos, tareas, periodicidades, revisiones del año, facturación— y basta con saltarse uno para que las revisiones no salgan nunca. El cuadro dice qué falta en cada contrato, y hay acciones de un clic para desplegar las revisiones del año o generar los períodos de facturación.

Alta exprés de cliente en una pantalla

Un asistente que crea cliente, contrato y equipos sin pasar por cinco pantallas.

El momento de dar de alta al cliente nuevo suele ser con él delante o al teléfono. Cinco pantallas ahí son cinco oportunidades de dejarlo a medias.

Tareas de RITE y F-Gas generadas por equipo

Desde el catálogo por categoría de equipo, indicando su ámbito normativo.

Cada equipo arrastra las tareas que la norma le exige por lo que es, no por lo que alguien recuerde teclear. Y la revisión hereda las que tocan en su fecha, etiquetadas por equipo.

La mano de obra entra en el coste de la obra

Tarifa por hora de cada operario, y Resultados computa el coste de personal.

Un coste de obra sin mano de obra es media verdad, y normalmente la mitad optimista. Con las horas fichadas y la tarifa de cada uno, el margen que sale es el que hay.

Fichar desde un enlace, sin login, con el GPS del momento

El trabajador ficha desde su enlace y la posición se captura al pulsar, no al abrir la página.

El detalle del GPS no es menor: capturarlo al abrir permitiría abrir la página en casa y fichar al llegar. Al pulsar, la posición es la de verdad.

Facturas de compra por tres vías: manual, foto o Excel

Con asignación masiva a obra y filtro de las que están sin asignar.

La foto con IA es para el albarán que llega en papel y acaba en la guantera de la furgoneta. El Excel, para quien ya lleva el listado por fuera y no quiere teclearlo dos veces.

Producción como módulo independiente

Con pantalla de Entradas como hub de datos por obra y menú propio.

Seguimiento de obra sin tener que llevar aquí los presupuestos ni la facturación. Es el módulo que interesa a la constructora que ya tiene su programa de presupuestos y solo quiere controlar la ejecución.

Pantalla de Dirección: los informes de cartera

Rentabilidad, alertas, certificación y avance de toda la cartera, con drill-down y exportación a Excel y PDF.

Nueve cuadros que miran todas las obras a la vez: desvío por fase, hitos, caja, recursos y mano de obra. Desde cada cifra se baja al detalle que la produce, que es lo que convierte un informe bonito en uno que se usa.

Etiquetas para agrupar clientes, proveedores y artículos

Un campo libre por el que después se busca y se agrupa.

Cada empresa clasifica por criterios que ningún programa puede adivinar: por zona, por comercial, por tipo de instalación. La etiqueta libre es lo que permite que cada uno se organice a su manera.

Varios tipos de IVA y retención de IRPF en facturas de proveedor

En la misma factura, con distintos tipos por línea.

La factura del autónomo con retención y la que mezcla material al 21% con obra al 10% dejan de tener que trocearse en dos.

Buscar artículos por la referencia o la marca del proveedor

Además de por tu propia codificación.

Cuando llega el albarán, lo que viene escrito es la referencia del fabricante. Buscar por ella evita el paso de traducirla mentalmente a la tuya.

Parte del técnico contra la fase, con fotos, desde el móvil

Pantalla pensada para el móvil, que imputa a la fase de la obra.

Las fotos se marcan como visibles para el cliente o no, así que el mismo parte sirve para trabajar por dentro y para enseñar avance por fuera.

Cobros recurrentes con tarjeta desde el presupuesto

Suscripción periódica, con botón en el propio email que recibe el cliente.

Para cuotas de mantenimiento y todo lo que se cobra cada mes. Que el cliente lo active desde el email, sin llamadas ni papeles de domiciliación, es lo que hace que se active.

Nuevo módulo: Planning de obra

Importador de BC3, Excel o PDF con IA, Gantt de cartera, ruta crítica, recursos y diario de obra.

La planificación de obra suele vivir en un Project o en un Excel que solo entiende quien lo hizo, y que deja de actualizarse a la tercera semana. Aquí nace del presupuesto que ya existe y se actualiza con los partes que manda la gente de obra.

El cliente ve su obra sin registrarse

Una dirección con token, sin login, con el avance y las fotos de su obra.

Se le manda el enlace una vez y entra cuando quiere. La mitad de las llamadas de un cliente durante una obra son para preguntar por dónde va: esto las contesta antes de que se hagan.

Coste real imputado por fase

En la tabla de costes por fase, junto a lo previsto.

Comparar previsto contra real a nivel de fase es lo que permite corregir la obra en marcha, en vez de hacer la autopsia cuando ya está entregada.

API pública con detalle y paginación

Endpoints de detalle por recurso y paginación hasta 1.000 registros.

Para conectar el ERP con lo que ya tengas montado fuera: una web, un cuadro de mandos propio o el programa de otro departamento.

Cinco perfiles de app, cada uno con lo suyo

Cliente, trabajador, gerencial, técnico y vigilancia, activables por empresa desde un cuadro de mandos.

No es la misma app con permisos recortados: cada perfil tiene su pantalla de inicio y sus accesos, porque un vigilante y un gerente no comparten ni una sola tarea. Y se enciende por empresa, sin tocar nada de código.

Guía de instalación de la app en el móvil

Botón '¿Cómo instalo la app en mi móvil?' con instrucciones para iOS y Android.

Instalar una aplicación web en el móvil no es evidente para nadie, y es exactamente el punto donde se abandona.

Tarifas por cliente y precio especial por artículo

Listas de precios asignables al cliente, aplicadas en presupuestos, proformas y partes.

El precio acordado con el cliente grande deja de estar en la cabeza del comercial. Se define una vez y sale solo en todo lo que se le emita, que es la única forma de que no se le facture de más ni de menos.

Políticas de cobro automáticas (dunning)

Reglas de reclamación configurables, asignables por cliente, con motor diario e historial.

Reclamar un impago es incómodo y por eso se va retrasando. Automatizarlo lo despersonaliza: el primer aviso lo manda el sistema a los días acordados, no alguien que tiene que armarse de valor.

Caja prevista y gastos recurrentes

Embudo de cobros y pagos previstos, incluyendo lo que se repite cada mes.

Los gastos recurrentes son los que nunca están en la previsión hecha a mano y los que siempre llegan igual.

EPIs: tallas y registro de entregas

Qué equipo de protección se ha entregado a cada operario y de qué talla.

Es papeleo de prevención hasta el día que hay un accidente y hay que demostrar que se entregó. Entonces es la prueba.

Exportar en Factura-e 3.2.2

XML de Factura-e con persona física o jurídica, códigos DIR3 para administraciones y datos de pago.

Es el formato obligatorio para facturar a cualquier administración pública. Sin él, sencillamente no se puede cobrar de un ayuntamiento.

Comercia 24: el CRM que trabaja de noche

Canales de entrada, cadencias, generador de borradores con IA y cuadro de mandos con kanban propio.

Recoge lo que entra por los distintos canales, lo materializa en oportunidades y prepara los borradores de respuesta y de presupuesto. La idea es que el comercial llegue por la mañana a revisar y enviar, no a empezar de cero.

Pestaña de contactos en la ficha del cliente

Con nombre, puesto, email y teléfonos de cada persona.

Una empresa cliente no es un email: es el jefe de compras, el de obra y el administrativo que paga. Cada uno hace falta para una cosa distinta.

Bot en tu web que responde con tu documentación

Bot público que busca en los manuales de la empresa y captura el contacto al CRM.

Responde con lo que hay en tus manuales y procedimientos, no con lo que se inventa. Y la conversación acaba en el CRM como un contacto, que es la parte que convierte un chat en una venta.

App dedicada para el técnico

Pantallas propias pensadas para el móvil, instalable, con un botón grande de 'Preguntar a la IA'.

El técnico en casa del cliente no necesita el ERP: necesita encontrar el dato del manual en veinte segundos, con las manos sucias y sin sitio donde apoyarse.

Ver la aplicación como la ve otro usuario

Botón 'Ver como técnico' que aplica de verdad sus permisos.

Configurar permisos a ciegas termina siempre igual: alguien no ve lo que necesita y se entera en el peor momento. Así se comprueba antes.

Nuevo módulo: Conocimiento

Manuales, procedimientos y croquis de la empresa, con asistente de IA que busca dentro de ellos.

Toda empresa de instalaciones tiene una carpeta con doscientos PDF de fabricante que nadie encuentra cuando hace falta. Aquí se le pregunta en castellano y contesta citando el manual, que es la diferencia entre tener la documentación y poder usarla.

Inspector simulado para RITE, REBT y obra

Pasa las reglas reales de la normativa sobre tus datos y dice qué fallaría.

Una inspección de mentira antes de la de verdad. Sale la lista de lo que no cumple mientras todavía hay tiempo de arreglarlo, que es el único momento en que sirve de algo.

Importación masiva por CSV en catorce pantallas

Equipos, sistemas, instalaciones REBT, contratos, boletines, OCAs, F-Gas, subcontratas y más.

Arrancar un módulo tecleando quinientos equipos a mano no lo hace nadie: se abandona el módulo. Poder subir el Excel que ya se tenía es lo que hace que se empiece a usar.

LegalBase: el cumplimiento como producto

Cuatro familias —seguridad privada, obra, clima y REBT— cada una con sus piezas legales.

Para la empresa que no quiere un ERP pero sí dormir tranquila con la inspección. Registro de CCTV, cesiones a las fuerzas de seguridad, comunicaciones a la DGP, registro de actividades de tratamiento firmado, plan de autoprotección y validador de contratos.

Sello de tiempo eIDAS en los PDF

Sellado RFC 3161 en los documentos clave, con histórico de lo sellado.

Un PDF corriente no prueba cuándo se hizo: cualquiera puede cambiarle la fecha. El sello cualificado sí, y es lo que convierte un acta en algo que se sostiene ante quien venga a mirarla.

Auditoría de cumplimiento gratuita y pública

Asistentes públicos de auditoría para seguridad privada, PCI y RGPD, y después para obra, clima y REBT.

Se contesta un cuestionario y sale un informe con lo que falta, sin registrarse ni comprar nada.

Nuevo módulo: ObraBase, la documentación legal de obra

Seguridad Social, subcontratación y CAE, personal, residuos y dirección facultativa, con repositorio y calendario de vencimientos.

Entrar en una obra grande exige una carpeta de documentos que caducan a ritmos distintos, y el día que falta uno la subcontrata no entra a trabajar. Aquí están todos con sus fechas, con alertas por email y dossier en PDF y declaración responsable listos para entregar.

Distribución: ventas, compras y almacén en tres pantallas

Presupuestos, pedidos y albaranes de venta en una; pedidos, albaranes y facturas de compra en otra; existencias y movimientos en la tercera.

Diez pantallas sueltas convertidas en tres con pestañas, siguiendo el orden real del trabajo. Para la empresa que además de instalar vende material por mostrador.

Maestros de artículos, familias y tarifas con precio dinámico

El precio se resuelve según la tarifa que corresponda en cada caso.

Con descuento de compra por artículo y foto. Y facturación de varios albaranes en una sola factura, que es como se factura de verdad a un cliente habitual a fin de mes.

Cuadrantes de vigilancia por servicio y por trabajador

Calendario mensual en bloques semanales, con color por tipo de turno y horas por día.

Cuadrar turnos de mañana, tarde y noche cubriendo todos los servicios es el trabajo diario de una empresa de vigilancia, y se hace en Excel en todas partes. Verlo como calendario con las horas sumadas por día evita el descuadre que se descubre el domingo por la noche.

App del vigilante con escáner de QR

Aplicación instalable con lector de QR por cámara y redirección automática según el rol.

Base de las rondas verificables: el QR del punto de control demuestra el paso y la hora.

Publicación en redes sociales desde el CRM

Planificación y publicación en redes conectada al CRM.

Para la empresa pequeña que hace marketing a ratos: si no está en la misma herramienta donde se trabaja, no se hace.

Nuevo módulo: CRM con IA

Contactos, oportunidades con pipeline kanban, llamadas, tareas, bonos, formularios web y campañas salientes.

Con seguimiento automático de los presupuestos enviados, que es la función que más dinero recupera: el presupuesto que se pierde no suele perderse por precio, sino porque nadie volvió a llamar.

Nuevo módulo: Vigilancia y servicios auxiliares

Liquidaciones automáticas, asignación por arrastre, facturación al cliente y fichaje móvil.

Un sector con la particularidad de que la nómina depende del cuadrante y la factura también: si el cuadrante está mal, se pierde dinero por los dos lados a la vez.

Nuevo módulo: Nóminas

Cálculo mensual, recibo, asiento contable y modelos 111 y 190 de la AEAT.

Pensado para llevar la nómina de una plantilla pequeña sin pasar por una aplicación aparte, y con el asiento contable ya hecho.

Motor de importación y exportación con 22 tablas

Import/export genérico sobre 22 tablas, con asistente para la parte contable.

La migración desde el programa anterior es el momento en que se decide si un cambio de ERP sale bien o se abandona a las tres semanas.

Firma electrónica del presupuesto por el cliente

El cliente firma desde el email, y queda un dossier probatorio de la firma.

El presupuesto aceptado por teléfono no existe el día que hay discusión. El dossier recoge cuándo se firmó y desde dónde, que es lo que convierte una aceptación en algo defendible.

Domiciliación SEPA recurrente en los contratos

Cobro periódico por domiciliación bancaria en los contratos de mantenimiento.

La cuota de mantenimiento es un importe pequeño que se cobra muchas veces: cada recibo perseguido a mano cuesta más que lo que se cobra.

Papelera de 24 horas en presupuestos

Lo borrado se puede restaurar durante un día, y después se purga solo.

Un presupuesto de dos horas de trabajo borrado por error a las siete de la tarde es una tarde perdida. Ahora no.

Seguridad privada: auditoría interna, mapa de riesgo y cuadro gerencial

Con certificados por comunidad autónoma sobre plantillas oficiales y exportación anual en ZIP.

Cada comunidad autónoma pide lo suyo y con su formato. Tener las plantillas oficiales dentro evita rehacerlas cada vez que se trabaja en otra región.

Facturación masiva de contratos, con selección manual

Se eligen los contratos a facturar, con filtros de fecha y una fecha de emisión común.

Facturar cien contratos de mantenimiento el día 1 es el trabajo de una mañana entera, y el sitio donde más se cuela un error que luego hay que rectificar uno a uno.

Cada empresa cobra con su propia cuenta de Stripe

Conexión de la cuenta propia, más domiciliación SEPA y enlace de pago en la factura.

El dinero va directo de tu cliente a tu cuenta, sin pasar por en medio. Y la factura sale por email con su enlace de pago, de manera que cobrar deja de depender de que el cliente se acuerde de hacer la transferencia.

VeriFactu: filtro por estado y reenvío en lote

Con badge de color en el listado según el estado de cada factura.

Cuando el envío falla —y falla— hay que poder ver cuáles se han quedado atrás y reenviarlas todas juntas, no ir factura por factura.

Contabilidad: sumas y saldos, Mayor y Libro Diario con impresos oficiales

Con rango de fechas, filtros avanzados, punteo con selección múltiple e impresos clásicos por subcuenta.

Los libros oficiales tal y como los espera un contable de toda la vida, no una versión reinterpretada. Es el listón que decide si una asesoría acepta trabajar con el programa o pide que le manden un Excel.

Emitir una factura la contabiliza sola

El asiento se genera al emitir, sin un paso aparte.

Contabilizar como acto separado significa que alguien se lo tiene que acordar. Y en enero, cuando hay que cuadrar, no se lo acordó.

Inmovilizado con plan de cuotas

Ficha completa del activo, buscador de cuenta del PGC y contabilización individual de la amortización.

Las amortizaciones son de esas cosas que se hacen una vez al año, mal y con prisa. Con el plan de cuotas hecho, salen solas.

Avisos de la próxima IT-4 con 90, 60 y 30 días

Fecha de citación y cálculo automático de la siguiente inspección.

Tres avisos escalonados porque el primero se ignora siempre y el último ya no da tiempo a nada.

Nuevo módulo: Contabilidad completa

Plan contable, asientos sobre cuentas auxiliares, cobros y pagos separados, procesos anuales, informes y diez maestros.

La contabilidad de verdad dentro del mismo sitio donde se factura y se compra, en vez de mandar carpetas a la asesoría y recibir tres meses después un balance que ya no sirve para decidir nada.

Nuevo módulo: RITE y F-Gas

Cuadro de mandos, registro de gases fluorados, carnets y habilitaciones, inspecciones IT-4 y dossier consolidado para el inspector.

Con cálculo automático de toneladas equivalentes de CO₂, que es el número que determina qué obligaciones tiene cada equipo y el que nadie calcula a mano bien.

Nuevo módulo: PCI y seguridad privada

Calendario normativo, actas, checklists, anomalías y libro de mantenimiento, con app móvil para el técnico.

Y la anomalía detectada en una revisión se convierte en presupuesto directamente, que es donde está el negocio de una empresa de protección contra incendios.

Navegación multi-módulo con barra lateral de iconos

Un rail de módulos a la izquierda, cada uno con su propio menú.

Con siete módulos y subiendo, un único menú desplegable ya no se podía leer. Cada módulo pasa a tener su espacio y la empresa solo ve los que ha contratado.

Explicaciones de '¿cómo funciona?' donde hacen falta

En presupuestos, partidas maestras, banco de plantillas y generador con IA.

Cuatro pantallas potentes que nadie usaba porque no estaba claro para qué servían ni en qué se diferenciaban entre sí.

Exportar el banco de precios filtrado a CSV

Solo los artículos que se están viendo tras aplicar filtros.

Normalmente para mandarle a un proveedor la lista exacta de lo que se le quiere pedir precio.

Catálogos de 184 fabricantes en el banco de precios

Importación de las tarifas de los fabricantes del sector.

Presupuestar con precios de fabricante actualizados en lugar de con los que alguien copió hace dos años es la diferencia entre un margen calculado y uno imaginado.

Plantillas de IA propias de cada empresa

Prompts y banco de partidas unificados en un maestro por empresa, con pantalla táctil para móvil.

Cada empresa presupuesta a su manera, con su nivel de detalle y su forma de describir. Las plantillas propias hacen que la IA escriba como escribe la casa.

Importar un presupuesto desde PDF o Excel con IA

La IA lee el documento y lo convierte en capítulos y partidas.

El estado de mediciones que manda el arquitecto llega en PDF, y pasarlo a mano son horas de teclear con el riesgo de equivocarse en una medición. Este fue el primer paso del camino que después llevó a leer planos directamente.

Control de consumo de IA por empresa

Límite de tokens por empresa aplicado en todas las funciones de IA, según los módulos contratados.

Sin un tope por empresa, un solo uso descontrolado se lleva por delante el bono de todo el mundo. Este fue el cimiento de todo lo que vino después sobre control de gasto de IA.

Los módulos se activan solos al pagar

El pago activa automáticamente el módulo contratado.

Se contrata y está disponible, sin esperar a que alguien lo dé de alta a mano al día siguiente.

Cinco cuadros de mando gerenciales

Obras, preventivo, correctivo, tesorería y rentabilidad general.

Cinco preguntas distintas que se hace quien dirige la empresa, cada una con su pantalla: cómo van las obras, si el mantenimiento cumple, cuánto correctivo se está comiendo el margen, qué caja hay y si el conjunto gana dinero.